试论如何做好企业办公室管理

谭延军

摘要：企业办公室是企业经营运作的枢纽中心，是企业沟通内外、承上启下、经营决策之地，应将其管理摆在重要位置之上。文章立足于现代企业管理，对企业办公室管理工作的内涵、职责及其中存在的问题进行了扼要分析，并就问题提出了有针对性的加强与优化管理措施，以消除办公室管理中的不良现象，好好的服务于现代企业经营发展。

关键词：现代企业；办公室管理；内涵及职责；问题；优化措施

在现代企业经营运作中，办公室是综合性、全局性的管理与服务机构，其管理效果关乎企业的运行效率和经营成效，从侧面反映了企业的运营能力和综合实力，足见办公室管理的重要性。面对激烈的市场竞争，企业必须积极探索加强办公室管理的有效途径，切实搞好办公室管理，让管理者更好的进行经营决策，才能确保各项事务畅通运作，对内外环境变化做出及时的正确反映，为企业稳定而长期的发展奠定坚实基础。

一、企业办公室管理的内涵及职责

办公室管理，指的是通过企业办公室工作人员对办公室各项行政事务进行管理，包括领导活动管理、办公接待、信息管理、危机管理及突发事件应急处理等，为经营者提供参谋与协作，使办公室各项事务的决策、控制、执行与信息反馈都能得到有效处理，从而确保企业稳定运作。具有专业性、分散性、服务性、综合性、主动性等特点，从这些特点中不难看出企业办公室管理工作的复杂性，将办公室管理的重要性彰显无疑。

在现代企业管理中，办公室管理一直是被视为企业内部管理工作的重点，旨在协助管理者进行经营决策，有序执行各项行政事务并解决过程中遇到的各种困境，保证组织战略目标的有效实现。对于企业来说，办公室是内部组织的中枢系统，企业的一切管理事务都要围绕着它逐步展开。办公室管理工作涉及的内容广而杂，操作起来相对较为繁琐，除了日常的公文、档案、会议安排、信息记录等工作内容外，也包括业务开展、参与经营决策、协助经营者运作各项事务等工作。从这一点看，办公室工作人员负责各部门的沟通协调、事务执行、信息收集、协助决策及其它工作，为了搞好办公室管理工作，需制定完善的公办事管理制度和内部控制制度，使办公室管理规范化、程序化。办公室管理作为经营决策的必经过程，面对激烈的市场竞争和瞬息万变的内外部环境，企业必须高度重视办公室管理工作，将发展战略目标落实于办公室管理的全过程，这样才能稳步实现战略目标。

二、目前企业办公室管理中广泛存在的问题

我国社会经济正处于转型的关键时期，较之过去，国内企业面临的内外部环境发生了翻天覆地的变化，经营管理受到了发达国家企业先进理念和模式的极大冲击。对此，不少企业高举改革创新大旗，虽然取得了一定成效但办公室管理中仍然存在一些问题，如管理理念、管理制度、事务操作上的，具体如下。

第一，管理理念落后、保守。现代企业办公室管理更加信息化、网络化，同时也强调人性化管理，员工不再受机器束缚，拥有弹性的工作时间，工作的主动性和积极性也有所提高。倘若国内一些企业一直继续着传统管理观念，办公室管理定会遇到瓶颈，自身也难以发展壮大。就目前看，不少企业采用家族式、小作坊式等经营模式，办公室管理一直固守传统思想，尚未实现科学化、人性化管理。

第二，管理制度不规范、不成熟、不完善。办公室管理相当于企业形象的一面镜子，管理成效的高低直接影响着企业形象。然而很多企业的办公室管理制度表现出了不成熟、不规范、不完善的缺陷，既阻碍了办公室工作的畅通运作，降低了工作效率，也造成了财力、物力、人力上的浪费。对此，急需一套规范、成熟、完善的办公室管理制度，使各项行政事务有章可循。

第三，事务操作上表现不力。办公室事务繁杂，执行起来较耗时，又要求工作人员做细、做好、做精，稍有疏忽就可能造成破坏性的连锁反应，所以常常费力不讨好，很容易受到领导批评和同事埋怨。也正是因为这样，办公室人员极容易出现工作情绪怠倦，常常影响工作上的表现。面对庞杂的工作，办公室人员在业务上都要是多面手，“一个岗位一个锭”，要求具有较高的专业素养和工作能力。但是由于培训时间、进修机会的匮乏，办公室人员职业能力得不到较好的发展，跟不上企业发展步调，满足不了办公室工作需要。加之，部分办公室人员学习主动性差，对自身要求低，总是拖延工作，迟到早退也是常有，不可避免造成资源严重浪费。

三、企业办公室管理的加强与优化措施

企业办公室管理对企业的经营发展有着重大影响，为切实搞好办公室管理工作，企业管理者必须深刻认识这一工作的内涵和职责，将其定位在较高层次上，然互立足于企业实际情况，针对问题采取行之有效的改善措施，从而加强与优化办公室管理。加强与优化企业办公办公室管理的措施如下。

第一，以现代管理理念为先导。现代企业管理提倡运用科学的思想、组织、方法和手段进行有效管理，在这种思想指导下，企业办公室管理应向精细化、流程化、协同化及效益化方向发展，这是符合行政科目划分越来越精细和繁杂办公室工作特点的。企业办公室管理一直以来都是模糊化管理，管理工作的实效性、延续性得不到切实保障，而细化而量化的精细化管理有效消除了这方面弊病。所谓的精细化管理，就是按照一定逻辑性将各项行政事务进一步细分，既服从整体考量，又能控制每一环节，有效保证各项行政事务的贯彻执行。在企业办公室管理引入流程化理念，分解各项工作任务，改善过去的工作流程，利于提高行政管理工作效率。

第二，以成熟、规范、完善的管理制度为基础。“人管人”已经不再适用现代企业，用制度管理、以理服人才是科学的管理方式。所以，企业应从实际需要出发，在现有制度上有所完善和优化，建立成熟、规范、完善的办公室管理制度，充分发挥长效工作制度的积极作用。借鉴西方发达国家企业办公室管理的成功经营是直接有效的途径，需要注意的是，照搬照抄是不可取的，以企业实际为基本考量。

第三，以科学合理的管理手段和模式为保障。企业办公室管理工作就是为企业发展大局服务，其管理手段、管理模式不是一成不变的，应随着企业发展而不断调整，不断推陈出现。从这一点看，企业在办公室管理上应秉持开放、学习的态度，既要看到成功之处也要认清问题，总结经验的同时借鉴其它企业的成功模式，促进自身管理水平的不断提升。当然，这种创新不是盲目的，要满足企业办公室管理工作实际需要，与办公室管理制度匹合度高，符合效益性原则，能充分调动每位工作人员的积极性，这种才能为企业发展带来新的活力。

第四，以强大的工作向心力为管理工作的有序运作“保驾护航”。企业办公室管理工作归根结底都是人来组织、执行的，办公室人员在其中担任了重要角色，起到了不可替代的作用。企业始终坚持以人为本，对办公室人员进行人性化管理，不将人视为一台能说会动的工作机器，为其职业发展做长期规划，想员工之所想、急员工之所急，尽最大努力提高员工的向心力，促进他们工作积极性的提升。此外，也可加强企业文化宣传、思想教育工作，改善工作作风。办公室人员工作向心力的提高，能规范员工行为、提升工作效率，使各项行政事务高效率进行，提升办公室管理工作成效。

第五，将办公室管理与生产销售联系起来。从整体看，办公室管理是企业的一项基础性工作，通过加强内部管理为各项生产、销售活动提供了良好的基础保障。可见，办公室管理和生产销售有着密切关系，倘若将二者相结合，势必能加强生产销售与办公室人员的沟通交流，，这是利于办公室管理工作开展的。生产销售是企业的核心业务，办公室人员三分之二的工作时间都在为其服务，与销售人员的接触必不可少，这两者的结合能有效减少两边工作人员的沟通障碍，使一切工作畅通展开，对提高办公室管理的实效性，促进企业业绩的提升都是有益的。

四、结语

综上所述，办公室管理是现代企业中担任着重要角色和职责，对企业形象、运行效率和业绩的提高有着巨大影响。现代企业管理者要认清办公室管理的重要性，基于实际管理需要对传统进行革新，引进先进的管理理念，坚持用科学管理理念、合理的管理制度、适宜的管理手段及模式全力提升办公室管理水平，有效消除传统管理方式的弊病，促进办公室管理工作实效性的提高，为企业持续发展提供的内部保障。

参考文献：

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[2]王景军.企业办公室管理的创新与实践[J].中国城市经济，2012（02）.

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（作者单位：山东滨州畜牧兽医研究院）