优化机关档案管理的积极作用

陈晋

摘 要：社会经济高速发展，时代在不断变革。现代科技的不断进步，使得机关工作必须加快改革的步伐，以适应社会的向前发展。机关档案管理工作作为机关工作的关键组成部分，也将面临着全新的挑战。目前我国机关档案管理工作存在一定的不足，其发展时间较短，技术上尚未成熟，在实际应用中经常出现各种各样的问题。因此，我们通过对其进行探讨研究，积极寻求解决方案，改进机关档案管理工作并加以创新，从而优化机关档案管理，充分发挥其积极作用。

关键词：机关档案；优化管理；档案管理；管理工作

现如今，时代不断向前进步，现代科技的应用越来越广泛，这无疑对机关档案的管理工作提出了新的要求。而我国目前的机关档案管理工作仍停留在较为基础的初级阶段，管理制度不完善，技术手段较为落后，显然不能适应现代社会的高速发展。因此，如何优化机关档案管理成为我们面临的一个新课题。我们深入研究机关档案管理工作，发现中存在的问题，不断弥补其不足之处，创新发展管理模式。通过优化机关档案管理，加强机关的整体工作水平。

一、了解机关档案管理现状

1. 机关档案管理概况。机关档案管理是指对机关在各项活动中积累形成的文件资料进行收集、整理并加以保管的过程。机关档案管理部门通过对机关所有档案的高效管理，极大程度地发挥出档案应有的作用，从而为机关的各项工作加以支持，为其提供有效的服务。通过优化机关档案管理，将对机关各项工作的开展发挥更大的作用。

2.目前机关档案管理中存在的问题。目前我国的机关档案管理制度还不完善，档案管理工作中存在一定的问题。就机关领导及工作人员思想上来说，他们对机关档案管理的重视程度远远不够。机关档案管理工作不同于一般的文书工作，由于档案工作的隐蔽性，其作用效果并不明显，很多人甚至不知道档案管理工作的意义所在，看不到其实际价值，自然就忽略了档案管理的重要性。因此，目前很多机关的档案管理工作还处于应付阶段，只是流于形势，没有实质的作为。同时，目前的机关档案管理秩序较为混乱，档案管理制度没有规范化，使得档案在收集、整理过程中出现资料信息的错误或遗漏。而目前我国机关档案管理的技术手段也较为落后，没有发挥现代科技的强大力量。目前机关档案管理工作仍受传统模式的影响，依靠人工作业，因此在档案整理录入过程中不可避免地出现一定的失误，使得工作效率大大降低。除此之外，机关档案管理工作人员专业素养有待加强。目前档案管理工作人员缺乏档案管理方面的专业知识，业务能力薄弱，影响档案管理工作的正常开展。

二、优化机关档案管理

1.改进机关档案管理工作。针对目前我国机关档案管理工作中出现的问题，我们积极寻找对策解决，不断优化机关档案管理工作。我们需要努力提高其对档案管理的重视程度。通过对档案管理工作的实用价值的挖掘，将档案管理工作的作用效果直观地呈现在大家面前，让机关领导及工作人员看到档案管理的实际效益，从而使他们在思想上重视档案管理，将档案管理工作落于实处。同时，我们需要积极维护机关档案管理秩序，不断规范档案管理制度，保证档案在收集、整理过程中资料信息的正确性与完整性。针对目前机关档案管理技术手段落后这一问题，我们应该将现代科技更好地融入到档案管理工作中去。提高档案管理的信息化水平，利用用机械化操作代替传统的手工操作，从而提高资源数据的准确性，减少因失误带来的损失。而在机关档案管理工作人员的素质方面，我们需要灌输服务意识，通过定期培训来使其不断提高自身的专業素养，拓宽信息知识面，不断增强工作人员对现代技术的应用程度，从而优化机关档案管理。

2. 创新机关档案管理发展。我们需要对机关档案管理模式加以创新发展，使其摆脱传统模式的束缚。我们可以将计算机信息技术融入到档案管理工作中去，通过开发相应的软件程序，建立完整的档案管理系统，将档案的收集、整理、保留等结合起来，运用一个程序将其一体化，使得档案管理的过程由复杂化转为简单化，提高档案的准确性的同时也保证了工作效率。

三、优化机关档案管理的积极作用

1. 优化机关档案管理的重要性。机关档案保留了机关发展历程中的重要阶段、相关事宜以及一些宝贵的资料，对整个机关有着重要的作用。而机关档案的管理工作，更是对机关的发展有着举足轻重的影响。优化机关档案管理，能更好地统筹机关整体工作，有效协调各个部门的发展，从而使得机关能够健康有序发展。机关档案管理作为机关工作的一部分，体现着机关的工作水平，通过优化机关档案管理水平，可以更真实地了解到机关各个方面的资料，从而了解各个部门的工作水平，通过对资料分析找出机关工作中存在的问题，掌握机关的业绩情况，从实际出发，制定相应的管理政策。同时，机关档案管理的优化为特殊档案的保密工作提供有力的保障。机关档案中存在一些秘密资料，涉及重要的机关发展问题，具有明显的不可泄露性。优化机关档案管理可以安全保留秘密资料对其加以保护，从而保证机关的健康发展。机关档案中包括的机关工作人员的信息资料对机关有着至关重要的作用。通过对机关工作人员的资料掌握，认识工作人员自身的价值，发现每一位个工作人员的特长，对人员进行合理分配，从而提高机关各部门的工作效率。除此之外，机关档案管理对机关树立公众形象有很大的帮助。优化机关档案管理，使得机关档案在收集应用时十分方便，减少时间的浪费，使得机关在推广形象时效率提高。

2.优化机关档案管理的深远意义。优化机关档案管理，使得机关档案管理工作有序开展，对机关的发展有着深远持久的意义。机关档案管理工作保留了机关在各个阶段的发展成果，也记载着成功的经验与失败的教训。通过对档案的回顾，我们可以牢记机关所犯的错误，积极改正，也可以运用成功的经验为机关下一个阶段的发展提供帮助。总而言之，优化机关档案管理，将进一步提高机关管理水平，从而为机关的稳定发展打下坚实的基础。

四、结语

社会不断发展进步，机关工作也需要与时俱进，不断革新。机关档案管理工作作为机关工作的关键组成部分，对机关的发展发挥着巨大的作用。然而目前我国机关档案管理水平较低，其工作中存在明显的缺陷。因此，优化机关档案管理工作已经迫在眉睫。我们需要掌握目前机关档案管理的情况，发现其中的问题，努力寻求解决途径，创新发展档案管理模式，积极优化机关档案管理工作，从而将我国机关档案管理水平提升到一个新的梯度。

参考文献：

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