浅议医院职工人事档案的意识缺失及对策

李星星 李真

摘要：擅自带档、留档、档案转递混乱、弃档、档案遗失等不良现象的加重，凸显出医院职工对人事档案意识的薄弱，而人事档案在职工的工作、生活中仍然发挥着不可替代的作用，所以，提高在职职工的档案意识，对医院的人事档案管理工作及职工个人利益，都具有重要的意义。

关键字：人事档案 档案意识

中图分类号：R197.32 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2015）09（b）-0000-00

随着近年来市场经济的发展，人事代理制度和劳务派遣制度成为新形式的人事档案管理体制，工作岗位与人事档案之间的依附关系逐渐减弱，人档分离，虽然适应了人才流动的需求，但也加重了擅自带档、留档、档案转递混乱、弃档、档案遗失等不良现象。作为医院人事部门的档案管理工作人员，深切地感受到人事档案意识薄弱的加重，因此，加强职工档案意识的培养，对进一步优化医院职工人事档案的管理工作，具有重要的意义。

1人事档案的内容构成及其作用：

人事档案是人的“说明书”，如人员的身份认证、人才素质测评、学历变动、职务变迁、职称晋升、工资增减、业绩考核、奖励惩处、就业流动、出国出境等情况，能全面地、动态地反映出个人情况的信息。同时，人事档案的基本内容须经由人事档案管理部门相关工作人员审核、签字、盖章等鉴定程序，因而能够真实地反映个人的真实面貌，“阅卷如见人”或“档若其人”，人事档案成为具有使用价值和保存价值的凭证材料。

人事档案在我们的生活和工作中发挥着不可替代的作用，如：人事档案中工龄、工资、待遇、职务、社保参保年限的记载是职工在办理社会保险、失业保险的凭证；报到证存根是毕业生到企事业单位人事关系转正的凭证；人事档案中出生年月的记载关系到退休、干部任命提拔；学籍材料是个人学历认定、继续进修深造的凭证。因而，无论是档案管理者还是档案利用者，都应该以发展的眼光正确对待人事档案问题，不要因为怕麻烦带来不必要的损失。

2人事档案管理工作中存在的问题与档案意识的薄弱

现行的人事档案管理体制实行不对建档人公开的封闭式管理机制，人们对人事档案的陌生，加重了人事档案意识薄弱的程度，一般只有在利用时才会想起档案的存在。“说起来重要，做起来次要，用起来需要，忙起来忘掉”，这句话形象地表达出人事档案在人们心中的定位。在日常的工作中，发现职工对人事档案意识的薄弱主要体现在：

（1）对人事档案的内容不了解。当提及学籍档案、党籍材料等用语时，大部分职工都是一头雾水的表情；职工的年度业绩考核材料，是职称评定的依据，应及时归档，有相当一部分职工，对此无所谓，不及时提交归档，诸如此类的现象，明显地反映出职工对人事档案内容的不了解程度。

（2）对人事档案的功能作用不了解。如前所述，人事档案具有凭证、依据和参考的作用，而人们常常是在“找工作”、“升学”、“工作调动”用档时才意识到档案的存在，日常却是“事不关己”的态度，对应该归档、建档材料草率了事。这种“用档”与主动“归档”“建档”的反差，凸显出人们对人事档案意识的淡薄1。

（3）对人事档案的保管单位（人事档案的去向）不了解。由于人事代理、劳务派遣等新的认识管理体制的产生，国有及事业单位的正式职工应该将其人事档案转递到单位的人事、党组织部门保管，人事代理、派遣人员应将档案转递到人才交流中心，代为保管。因而会造成虽然在同一单位作，但不同性质的职工档案会分布在不同的部门管理。因此，工作单位不完全等同于档案转递单位。多头分散管理造成了大多数人对人事档案保管单位的误解。

（4）对人事档案转递方式不了解。由于人事档案的传统机密性和严肃性，个人不能保管自己的档案，必须按机密文件、以机要通信方式转递到新单位；或由人事档案管理部门工作人员送转或提取人事档案；档案不得转交本人携带。我们在工作中常常会遇到新录用职工自带档案到单位来报到，或是通过快递公司将档案转递到档案接收单位，这样的做法，虽然相对便捷，转递相对较快，但是档案的安全性和真实性却无法保证，档案一旦遗失，或发生转递错误，或发生拆封现象，则档案的凭证、依据和参考作用则会大大降低。

3提高人事档案意识的对策

档案意识作用于档案管理工作，提高档案意识有助于推动人事档案的管理工作。而人事档案意识属于文化认知范畴，需要有意识、有目的地引导和培养，因而对人事档案工作进行宣传和教育，有助于提高职工的档案意识。

3.1加强宣传

通过行之有效的宣传工作，让职工认识到档案对个人的重要性以及办理各种手续的流程，让职工真正从中受益。通过对人事档案管理制度、内容、查询方式和途径、转递、利用等方面的宣传，提升人事档案管理的服务工作，也有助于提高医院人事管理的效益。另外，通过多样化的宣传方式，加深职工对人事档案的管理工作及利用的认知。一是可以通过培训、讲座进行宣传，这种宣传方式比较直接、受教面大，职工可以对人事档案有直接的认识；二是借助媒体进行宣传：利用医院的宣传媒体或者医院门户网站，宣传人事档案管理工作制度、档案利用等办事流程、档案管理工作动态等；三是面对面口传指导：对到人事部门现场咨询的职工，要悉心、耐心地指导，尽量全面细致地帮助其解决档案方面的疑问；四是编制并印发小册子、指南：将人事档案的材料收集、转递、查询、利用等办理流程、办理所需材料，简洁明了地汇总并整理成小册子或指南的形式，印发并置于人事部门和医院宣传栏，激发职工的利用需求，让职工在利用中体会到人事档案的重要性和价值，达到强化职工自身档案意识的目的。

3.2适时进行人事档案认知教育：

（1）高校应届毕业生离校前教育：高校档案机构具备承担档案教育的可行性，他们的工作人员不仅学历高层次化，又具有丰富的实践工作经验。并且《普通高等学校档案管理办法》2中也表明 “有条件的高校，可以开设档案管理选修课”，因而高校应充分重视并发挥自身的教育功能，尤其是针对即将离校的毕业生，进行档案教育培训，使其意识到档案的重要性，不要因忙于找工作就长期把档案放在学校，不能自带档案、自留档案，一旦学籍档案不能正常转办为人事档案，则会影响工龄计算、职称评定，从而影响个人的发展。

（2）职场中教育：①入职期间教育：在新职工入职之初，是树立档案意识的最好时期。新职工岗前培训中，增加对新职工的档案教育培训课程。告诉新职工人事档案中记录着职工个人的成长经历，鼓励职工将后续产生的档案材料及时送交人事档案管理部门进行归档保存。一方面树立其档案意识，另一方面为后期档案管理活动和教育活动的开展打下基础。 ②常规工作中教育：日常工作中，针对职工转递来的新产生的档案材料，告知其相关材料如果不及时转递、归档，会对其日后的利用，产生什么样的影响，从而让职工意识到人事档案形成的动态性，理解人事档案的功能作用，使得职工树立重视个人档案、保护自身利益的观念，培养职工正确的档案意识。③强化教育：对调入职工，仔细审查接收到档案的内容，核实档案的全面性和完整性，若有缺失材料，及时通知其补交材料，并告知保证档案材料完整性的重要性，以及如何向其原单位找回缺失的材料。对于调出职工，尽量告知其人事档案在重新择业、出国、继续深造等方面的作用，转入企事业不同性质的单位，人事档案的保管单位、转递方式有何不同。

参考文献：

[1]张培. 模糊的存在：在校研究生人事档案意识[J].档案学通讯，2004（6）：82-85.

[2]《普通高等学校档案管理办法》2008.