如何提升民办高校人事档案管理效能的思考

张春燕

摘 要：随着经济社会的发展，我国民办高校人事档案管理的重要性越来越突出，如何加强人事档案管理成为许多高校档案管理部门人员共同关心的问题。该文重点对我国民办高校当前人事档案管理中存在的问题进行分析，从问题发生的成因找到相关的改进建议，希望不断提升我国民办高校人事档案管理的效能，以适应时代发展的新需求，保障高校人事档案事业稳定发展。

关键词：民办高校 人事档案 管理效能 提升 思考

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2015）09（c）-0107-02

人事档案[1]是关于个人或者组织的人身隐私，因此管理好人事档案十分重要。人事档案管理工作是人事工作展开的基础，近些年来，随着我国经济社会快速发展，人事档案管理制度也发生了相应的改革，因此，传统的人事档案管理制度已经无法适应当前经济社会的的发展需求，需要管理人员做一定的内部改革。

1 当前民办高校人事档案管理过程中存在的问题

民办高校的人事档案管理制度要与高校的其他各项事业发展的步调相一致，为了不断提升人事制度改革的有效性，相关的人事档案管理机构要加大力度，克服传统的人事档案管理工作中存在的具体问题。

1.1 档案管理意识滞后

高校人事档案管理是一种十分基础的管理工作，需要人事档案管理工作人员以积极的服务意识和态度正确看待这项工作，以饱满的工作热情为人民服务，如果档案管理中出现纰漏要及时进行纠正，以免造成更大的错误，从而为今后的人事档案管理工作造成影响。

但目前的问题就是人事档案的重要作用被忽视，人事档案成了“说起来重要，排起来次要，用起来需要，忙起来忘掉”无足轻重的部分，对人事档案管理不重视、管理不到位是大多数民办高校的“短板”。 一方面相关管理人员对档案管理的意识不强，没有引起足够的重视，不能把人事档案管理工作作为一项长期的工作落实到位。另一方面，在具体的工作中，思想意识落后，缺乏一定的监督机制，甚至有的工作人员滥用职权，以权谋私，所以档案信息泄露问题严重存在，这些问题对民办高校的人事档案管理工作造成了巨大的影响。

1.2 档案管理工作基础薄弱

要想提升我国民办高校人事档案管理水平，就需要用一套严格的规章制度来约束相关的管理人员，必须依法办事，不能存在信息交易行为，一旦发现违法乱纪行为出现，坚决严厉打击，绝不姑息。在我国民办高校的人事关系管理机构，由于长期以来缺乏完善的约束机制，因此大量存在一人身兼数职的情况，管理人员对人事档案管理的业务操作能力不精通，很容易留下制度漏洞，具体表现为信息保存不善、人手不齐、资料入档不完备、不及时，因此长期下去，很容易造成信息安全隐患。此外，相关管理人员新科技的应用能力不到位，因此在具体的操作方面效率不高。档案管理从本质上讲，就是对档案主体的个人信息资料进行保存，所以专业性要求较高，不仅要求专业人员具有现代化的实际操作技术，还要掌握各种计算机信息处理能力，以不断适应变化发展的社会实际状况，积极对档案信息资料勤于备份，对出现的问题应找到问题发生的根源所在，避免工作人员钻法律和制度的空子，所以相关部门要对人事档案管理部门的档案管理制度、规范进行完善和补充。

1.3 档案管理工作不够规范

当前我国民办高校的人事档案管理制度[2]存在的诸多弊端，还表现为管理人员在实际执行过程中业务能力不足，档案内容空洞、材料信息造假、信息资料入档不全、缺少资料备份等，这些问题存在的主要原因就是工作人员总体素质不高，不能从实际工作出发，树立为高校服务的基本思想意识，办事讲空话、讲套话，甚至有的工作人员直接依托自身定的权利以权谋私，搞权钱交易，私自出卖信息，因此造成了人事档案管理信息的泄露，在很大程度上，人事档案涉及到个人隐私，具有很强的政治属性，有的工作人员在私下不经过相关部门审核就签订人事任免表，私自盖章，所以人事档案管理不能得到长效发展。

1.4 档案管理方式有待提高

除了上述问题之外，档案管理的问题还表现为管理人员手段落后，管理人员不能对现代化技术展开人事档案信息的处理。例如随着互联网技术的发展，档案管理也应该智能化，数字化，不仅要留存纸质档，还要电脑备份电子档，以免丢失时可以找回相关的数据信息资料，减少人为因素造成的损失。但大多数机构依然存在传统的手动办公、存档的行为，由于纸质档存在弊端，所以电子档应该及时做好备份，以免信息丢失，我国的人事档案管理部门有的工作人员业务能力差，在计算机普及的年代，无纸化办公依然没有得到大力推行。

2 提升民办高校人事档案管理效能的重要性分析

提升民办高校人事档案管理效能具有积极的意义，不仅可以保密信息，而且还可以为维护高校秩序的稳定提供重要线索资料，所以人事档案管理具有很强的保密性、政治性与专业性，不仅专业要求较高，它对管理人员的服务意识要求更高，但是从我国目前民办高校的人事档案管理现状看，很多机构的人员都是半路出身，或者不具备相关人事档案管理的专业背景或能力，更有的管理人员职权不分，在操作时不能有效采用现代化办公技术，还是按照传统的手工操作信息，或者通过档案管理室存储档案信息，因此互联网时代，传统的办公模式已经无法满足现代化需求，不仅办公效率低下，而且信息存储容易被盗、丢失或者由于年代久远，纸质的档案就会腐烂或变质，以及文字不清，长此以往，档案就会逐渐流失，所以与现代化的档案管理制度相比，传统的人事档案管理在制度以及技术方面依然落后，在专业性方面还存在诸多弊端，不利于工作的开展。

3 提升民办高校人事档案管理效能的重要途径

如何让民办高校的人事档案发挥应有的作用至关重要，需要从档案管理工作的缺陷入手，根据有关问题提出解决措施，让民办高校的人事档案管理变得更加合理、科学，进而为高校的发展做贡献。

首先，加强人事档案管理工作[3]，不仅要从制度方面入手，还要着眼于具体的人事管理实际情况，由于人事档案管理工作是一种需要耐心的工作，抓好管理流程的关键是对人事档案管理人员的工作实行不定期的检视，具体要做到何时检查、由什么人检查、检查到何程度，检查的结果采取怎样的措施等，对其行为实行监督，避免渎职或越权行为发生。其次，各个管理机构要把人事档案管理工作作为一项长期的发展任务来看待，注意提高管理人员的积极性，适量投入资金和引进新的管理技术，通过多管理人员定期或不定期的培训，提高民办高校人事档案管理工作的专业性，将信息资源通过互联网共享，充分合理调配相关的资源，按照管理流程，在总结与反馈的基础上，不断完善相关的制度法规，及时解决工作中的实际困难。

此外，还要不断实现民办高校人事档案管理工作的信息化建设，通过动态管理，做好存档、备份、资料核实、监督等工作，纸质档和电子档都要完整保存，以防各种突发性事件造成信息资料丢失，再者要有效提升管理人员的管理意识，对于核心机密文件要严加保管，对违法乱纪不严格按照制度办事的人员要通过法律制度进行规范。

最后，民办高校人事建设档案信息化建设需要专业性的人才来作为后备保障，通过不断的人才培养机制来解决人事档案信息化建设中存在的人才和专业技能匮乏的状况。档案室应该树立人才观，重视人才管理，通过改善工作环境来确保人才能够发挥自己的所长，人尽其才，这样有利于调动专业人才的积极性；相关管理部门要制定严格的责任倒查机制，奖罚分明，对做出突出贡献的人才要及时进行奖励和表彰；对严重制约人事档案信息化建设的人员要做出相应的惩罚。还可以通过不同的途径来利用教育资源与优势培养一批信息化人才，及时掌握最新的信息资讯，以专题讲座或是专业教育技能培训的形式，从而将民办高校人事档案管理在职人员培养成为现代化、信息化人才。

4 结语

综上所述，提升我国民办高校人事档案管理效能具有重要的意义，不但可以解决当前我国民办高校人事档案管理过程中存在的管理意识滞后、管理工作基础薄弱 、管理工作不够规范，管理方式有待提高等问题，而且相关管理人员可以通过积极的策略，通过制度规范、业务实践能力培训、技术水平的提升以及档案管理设备的更新换代，改善工作环境，提升民办高校人事档案管理人员工作的积极性，不断提高我国民办高校人事档案管理现代化水平。

参考文献

[1] 富铎.浅析如何提升人事档案管理效能[J].现代营销：学苑版，2012（12）：9.

[2] 金鑫.刍议如何提升人事档案管理效能[J].科技创新与应用，2015（24）：283.

[3] 贾雪燕.关于如何提升人事档案管理功能的分析[J].黑龙江史志，2014（3）：126-127.