基于Excel函数在学籍管理中的应用

莫宇强

摘要：本文以毕业证明书打印系统为例，研究Excel函数在学籍管理工作中的应用，在不需要使用高大上的计算机编程语言情况下，也能研发出大家都会使用的系统，减轻管理者因数据处理量大而导致打印产生的出错率，实现学籍管理工作的高效利用。

关键词：Excel函数 学籍管理 打印系统

学籍管理工作是学校的重要管理岗位之一，主要由新生入学、学年注册、学籍异动、成绩管理、学历信息采集、学历注册、证书打印等部分组成。这几部分工作有的分阶段，有的贯穿整个学习过程，工作烦锁重要。

学籍管理每一项工作涉及庞大的数据处理，其中毕业证明书的办理即将面临着这样的问题。毕业生在社会上找工作、进修、落户等都需要提交学历证书原件进行审核，难免会有部分人会因为在路上保管不慎导致丢失。学籍管理规定学历证书遗失后是不能申请补办的，只能补办学历证明书。相关单位在没有学历证书原件的情况下，不但需要毕业生提供认证机构的学历认证，还需要回母校办理毕业证明书。

随着毕业生人数的不断增加，申请办理毕业证明书的数量也会不断增加，各高校的学籍管理工作人员的工作量也随之不断增大。如果单凭人工手写后盖章的办理方法，不但技术落后，而且显得不正规，毕业生也会觉得拿不出手。这个时候就需要相关的打印系统来规范毕业证明书的办理工作。

目前大部分高校都使用上了正式且稳定的学历证书打印系统，但对于毕业证明书来说是不通用的，而且毕业信息都是存在不同年份的，无法实现批量导入功能。对于学籍管理人员普遍的计算机操作水平不高的大环境下，笔者根据实际的情况进行研究，仅仅运用大家都比较熟悉的Office办公自动化软件中Excel电子表格以及内置的函数功能研发了毕业证明书打印系统。

1 系统介绍

本毕业证明书打印系统只需要一个Excel工作薄，工作薄由两个工作表组成，第一个工作表名称可称为“数据”表，用于存储和生成打印数据；第二个工作表名称可称为“毕业证明书模版”表，根据空白的毕业证明书样式，对相应的空白处进行填空式打印。

1.1 信息录入 “数据”表中的内容分为两部分：一部分是“录入毕业信息”，另一部分是“生成打印信息”。首先录入需要打印毕业证明书的毕业生信息到“录入毕业信息”处，单元格的格式为“文本”格式，如图1。

图1

通常申请办理毕业证明书的都是已经毕业的往届生，很难实现统一下载数据使用导入功能，只能通过敲打键盘输入或者在相应毕业生数据库中进行查找、复制、粘贴毕业信息。毕业证明书编号可以是学校在根据相关文件规定的前提下，以及学校的实际情况自行编排证书号码，此时可由文本函数text和行号引用函数row结合运用实现编码，公式为K3=TEXT（ROW（）-2，"125721201209000"）。

1.2 生成打印信息

根据空白毕业证明书需要打印的信息，建立相应的生成项目。“生成打印信息”表中的“姓名”、“性别”、“专业名称”、“学制”、“层次”、“毕业证书编号”、“毕业证明书编号”均可运用“=”号公式自动填写生成。如：在“M3”单元格中输入“=B3”，“B3”单元格的“张三”就自动填写在“M3”单元格里。使用鼠标下拉进行公式复制，完成“M3”下面单元格姓名内容的填写。“出生年”、“出生月”、“出生日”、“入学年”、“入学月”、“毕业年”、“毕业月”、“打印年”、“打印月”、“打印日”的打印格式为中文格式，需要对“录入毕业信息”表中的日期进行格式转换，此时需要文本函数text、字符串函数mid以及特定参数结合运用实现。其年份格式转换公式为O3=TEXT（MID（D3，1，1），"[DBNUM1]"）&TEXT（MID（D3，2，1），"[DBNUM1]"）&TEXT（MID（D3，3，1），"[DBNUM1]"）&TEXT（MID（D3，4，1），"[DBNUM1]"）；月、日的转换公式为P3=TEXT（MID（D3，5，2），"[dbnum1]d"）。运用公式完成后生成对应的打印信息，如图2。

图2

1.3 设置打印模版

毕业证明书打印实行填空式打印，首先需要运用引用函数VLOOKUP将“数据”表中的“生成打印信息”引用到“毕业证明书模版”中。第一步，进行定义名称，选择“数据”表中m列的“姓名”以下单元格内容，设置步骤为插入-名称-定义（如图3）。第二步，对“毕业证明书模版”的“H14”单元格进行数据有效性设置（如图4）。

图3

“性别”打印信息点设置，“L14”单元格公式=VLOOKUP（H14，数据！M：AD，2，FALSE）。其他打印信息点也如此设置，完成后效果如图5所示。

1.4 打印毕业证明书

每个信息点都设置完成后，调整行距、列距、单元格位置等，使得打印在毕业证明书上效果是整齐、美现的。单击“H14”单元格旁的倒三角图标，可选择证明书办理人的姓名，与姓名相应的信息也会随之而改变，实现单人次或多人次打印。最后只需在打印机上放置好毕业证明书，点击工具栏上的打印图标就可以进行打印。

2 小结

通过毕业证明书打印系统的应用，达到了学籍管理证书打印工作的高效管理目的。与此同时，还可以通过对本系统的学习思考，留给其他学者一些启发，研发更方便实用的证书打印系统，广泛地应用到各行各业中去。

参考文献：

[1]李仙花.浅谈Excel函数在学籍管理中的应用.

[2]缪建军，汤春艳.基于Excel vba的通用证书打印系统.

[3]韩淑梅.Excel函数教学一例[J].现代技能开发，2003（09）.