高校后勤社会化改革后的档案管理工作

杨秀梅

【摘要】高校后勤社会化改革的不断深入给高校后勤档案管理工作带来了诸多的问题。文章针对当前高校后勤档案工作中存在的问题进行分析，并提出了相应的对策。

【关键词】后勤社会化 改革 档案管理

【中图分类号】G64 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2015）03-0035-02

自1999年我国全面启动高校后勤社会化改革以来，高校的后勤行政管理体系逐步从高校中分离出来，形成了资本所有制的后勤企业集团，在管理形态等方面都发生了重大改革，给后勤管理工作带来了新的思考。可以说，后勤档案是解决后勤管理和决策的基石。它不仅有利于后勤各项工作的顺利开展，还能提高后勤管理水平。因此，高校后勤的档案的规范管理工作，将是今后的一个重要课题。

1.高校后勤社会化档案内容

改革后的后勤档案主要分为：（1）文书档案。在日常管理中形成的如总结、计划、会议记录、合同协议等真实记录的文件材料；（2）财会档案。是指高等学校在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存利用价值的文字材料、凭据、账簿、报表等材料，均属财会档案；（3）基建档案。高校在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的，有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，均属基建档案；（4）设备档案。凡作为学校固定资产的仪器、设备，在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的、巨有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料，以及随即材料均属仪器设备档案，例如设备的验收报告、设备的维修保养记录等。（5）产品生产与科技开发档案。学校设计、试制、生产、经营和销售产品过程中直接形成的、有保存价值的文字、图表、声像载体材料等均属产品生产与科技开发档案。

2.高校后勤档案工作存在的问题

档案意识薄弱。虽然在经过后勤社会化改革后，全员档案意识得到了相对地提高，但是由于我国还处于改革阶段，全员对于后勤档案在学校管理中的重要作用认识不足，因此频繁出现变更档案管理人员、剥削档案工作的情况，给档案管理工作带来了一定的难度。

缺乏有效的管理机制。随着高校后勤社会化后档案管理工作的性质和工作范围的变化，现有的高校档案管理制度又缺乏一套完整的行之有效的规章制度，因此造成后勤档案的监督、检查和保管工作难以实现统一化，而频繁的人员更换却没有一套完整的交接手续，又容易造成重要文件的散失，影响档案质量，难以满足工作发展的需要。

缺乏专业化的后勤人员。后勤社会化改革之后，由于机构发生了变化，但是后勤企业中的秘书人员大多都还是原先兼职的档案员，并未受过任何的档案业务培训，业务能力不足，因此在工作中容易出现纰漏，对工作造成影响。

3.加强后勤档案工作的思考

（一）努力提高各级领导的档案意识，建立健全后勤档案管理制度。领导的重视是搞好档案工作的基础，完善的管理制度是做好后勤档案工作的基本保障。学校领导要充分认识后勤社会化档案管理工作的重要性，根据本单位后勤工作的实际情况，制定、完善后勤档案管理工作规章制度，健全档案管理工作网络，明确有关人员的职责范围；积极探索行之有效的管理方法，做好档案管理的检查以及验收工作。

（二）建立一支高质量的档案管理队伍

随着后勤社会化集团的增多，档案数量也随之增加，对于档案管理的科学性要求也越来越高，因此建立一支高质量的档案管理队伍已成为当务之急。第一，高校可通过组织相关的档案管理人员参加相关的档案业务培训，提高档案管理人员的业务能力。第二，聘请一些年轻有为、敢于创新的信息化专业人才，保证管理知识和技术的与时俱进，推动档案管理工作的进步和创新。第三，加强档案管理人员的职业道德素质和思想政治教育，培养综合素质全面发展的复合型档案管理人员。

（三）实现档案数字化管理

要想真正实现档案的数字化管理，必须要做到：（1）建立数字化的档案馆，实现网上归档和检索。将学校档案馆中所储存的档案、录像等资料，通过现代化的技术手段进行数字化处理，上传到相应的数据库之中，提高档案信息的管理和利用效率。（2）做好档案管理信息安全化工作。例如设立防火墙、不断强化管理人员的安全防范技能和安全保密意识、重要信息分开存档多备份等。（3）加强对档案管理人员专业素质的培训，保证其具备较好的计算机实际应用、网络技术、信息技术等专业水平。

总之，随着高校后勤社会化的深入，如何做好高校的檔案管理工作，更好地为高校的科研教学进行服务，已经成为了后勤管理工作的新课题。

参考文献：

[1]路长兰.高校后勤档案管理存在的问题及对策[J].泰山学院学报.2014（03）：141-144.

[2]于延仲.关于如何加强高校后勤财务会计档案管理的探讨[J].高校后勤研究.2013（02）：58-59.

[3]王静.加强高校后勤档案管理工作的几点思考[J].青年文学家.2013（20）：215-217.