管理学对行政文秘日常工作的启示

王周宾

秘书学是一门研究秘书活动及其规律的应用性学科，秘书活动在我国历史悠久，但我国古代对于秘书活动的研究多为零散的、局部的。①西方现代秘书学传入中国之后，我国秘书学飞速发展，研究范围和研究方法都有了很大拓展，而且取得了较为丰硕的研究成果，但是秘书学的研究一直没有和管理科学的理论相联系、相结合，行政文秘的日常管理工作缺乏科学管理理论指导。因此，把管理学的思想和理念应用到行政文秘的日常工作中，就变成了当今秘书学研究急需开拓的领域。

一、行政文秘的自我管理

行政文秘的自我管理对于自身素质增强、业务能力的提高，具有重要作用。文秘从业人员如能进行良好的自我管理，也有利于更加顺利的开展日常工作，更好地辅助领导进行决策。

（一）彼得·德鲁克的自我管理理论

管理学家彼得德鲁克于1954年提出了“自我管理”的管理哲学理论，所谓自我管理，是指个体或群体计划、组织、协调、控制自身的活动，以期望更好地达到自己的目标；也就是个人对自己本身，自己的目标、心理、思想、行为等要素进行的管理，自己把自己组织起来，自己管理自己，自己约束自己，自己激励自己。②这个理论对于行政文秘自我管理具有重要意义。

自我管理的构成包括六个方面，分别是：

1.了解自身优势。

通过反馈分析的方法了解自身优势和长处，即做某件事时，个人对可能产生的结果进行预期并加以记录，经过一段时间以后，对结果进行反馈分析。通过反馈分析可以实现：（1）分析自己需要改善的技能，完善自身长处。（2）集中自身优势，将精力放在自己擅长的领域。

2.了解自身的行为方式。

包括：分析自己在沟通中扮演什么角色，是倾诉者还是倾听者；认识清楚自己的学习和工作方式的特征，了解自己善于独立完成工作还是与他人合作完成工作。

3.了解自身价值观。

个人价值观与组织价值观不要求完全一致，但须大致相同，并能够互相并存。每个人的成长环境不同，有着各不相同的价值定位，要认清自己的价值观，与组织价值观和谐共处，营造一个融洽的工作环境。

4.了解自身归属。

所谓归属是指个人应把握清楚自己的价值观、劣势、优势，并清楚自己的归属，在机会来临时必须紧紧抓住，以取得事业成功。

5.了解自己应该贡献什么。

即善于分析形势需要什么，想要实现什么样的工作结果以及如何完成工作。面对工作任务要认真分析，在现实状况下应该如何利用自己优势和工作方式，最有效地完成工作。

6.对关系负责。

个人必须充分了解上级、同级和下级的表达方式、价值观和优势，以提高沟通效果，并建立良好的人际关系。大多数人都需要与他人合作，而且只有与他人合作人们才能更有效率。

（二）“自我管理理论”对行政文秘的启示

自我管理理论对于行政文秘有效提高自身素质、增强业务能力具有非常重要的意义。行政文秘在日常工作和生活中要经常进行反思，按照自我管理理论的六个组成部分进行自我管理，具体如下：

1.行政文秘要充分了解自身优势

自我管理理论主要要求自我管理者要做到以下两方面：（1）分析自己需要改善的技能，完善自身长处。（2）集中自身优势，将精力集中在自己能力强或知识丰富的领域。

2.行政文秘要了解自身的行为方式

行政文秘在自我认知的基础上要弄清自己属于“阅读型”还是“倾听型”的人、是擅长独自完成工作还是和别人合作一起完成工作。根据自己的性格特质进行信息搜集、建言献策等工作，确定自己擅长的学习和工作方式，用更高效的方式进行学习和工作。

3.行政文秘要对自身价值观有一个清晰的认识

因为每个人的成长环境不同，所以每个人都有各自的价值定位，这是自己职业规划和人生规划的前提。行政文秘要根据自己的价值观选择从业单位和行业，从而在一个和谐的价值环境下开展工作，实现人生价值。

4.行政文秘要了解自身归属

行政文秘只有了解自己的优势、价值观、行为方式，并清楚自己的归属，才能抓住机遇，有一个良好的职业前景。行政文秘在弄清自己的行为方式、价值观和优势之后，要进行自我定位，确定自己的归属，顺利地开展工作就是水到渠成的事了。

5.行政文秘要协调各方关系

行政文秘需要承担维系人际关系的责任。文秘工作者需要接受一个事实，那就是其他人与我们一样都是独立的个人，有各自的处事方式，要相互包容；同时要了解他人的长处、做事方式、价值观，以便在工作中发挥各自优势，协同互助。

二、管理学中的“SWOT”分析法

（一）SWOT分析

SWOT分析即优势（strengths，S）、劣势（weaknesses，W）、机遇（opportunities，O）和威胁（threats，T）的分析，从根本意义上说是一个决策过程，最早是由美国旧金山大学的管理学教授在20世纪80年代初提出来的。③具体如下：

1.S（Strength优势）是内部因素，具体包括：有利的竞争态势；良好的形象；较强的能力；良好的人际关系；领导的器重；良好的职业发展前景等。

2.W（Weakness弱势）是指在竞争中相对弱势的方面，具体包括：观念落后、思想不灵活、学历低、单位内部存在人际矛盾等。

3.O（Opportunity机会）是组织机构的外部因素，具体包括：提升学历的机会、能够帮助公司接到新订单、领导的关注等。

4.T（Threat威胁）也是组织机构的外部因素，具体包括：新的竞争对手；组织市场紧缩；行业政策变化；经济衰退；市场偏好改变；突发事件等。

（二）“SWOT”分析对行政文秘的启示

行政文秘在进行职业规划和自我管理中，要有一个清晰明确的自我定位，对自己进行一次从内到外的“体检”。这时SWOT分析可以作为一个自我认知的良好工具，让文秘从业人员明了自己的优势和劣势，并且仔细地评估出自己所感兴趣的工作领域和外部威胁所在。一般来说，行政文秘在进行SWOT分析时，应遵循以下四个步骤：

1.评估自己的优势和劣势

每个人都有自己独特的天赋、能力，在专业化分工日益精细的今天，文秘工作也进一步细化。行政文秘要了解清楚自己的专业特长和优势，在工作中集中精力去做自己擅长的部分，这样在更有效率完成工作的同时，也使自身价值实现了最大化。

找出你的劣势与发现你的优势同等重要，因为你可以基于自己的劣势做两种选择：（1）针对自己的弱势进行自我完善，增强自己的综合素质；（2）放弃对某些你不擅长的技能要求很高的工作，更有效率去完成自己的擅长的部分。

2.找出你的职业机会和威胁

不同的环境面临着不同的职业机会和威胁，找出这些外部因素对自己非常重要，因为它们影响着个人的工作任务和职业发展。行政文秘在日常工作中要善于捕捉关于外部机遇的信息，从而在强化自身素质的同时，拓展自己的职业发展领域。同时也要注意观察并且发现外部威胁，以便早做打算，应对可能对自己的工作及职业发展产生恶劣影响的威胁。

3.提纲式地列出自己一定时期内的职业目标

行政文秘做完一个详细的SWOT分析评估，可以列出五年内最想实现的几个职业目标。这些目标可以包括：你想要自己在那个领域有所拓展，你希望达到什么职位，或者你希望自己拿到多少薪水。但是，必须尽力地发挥出自己的优势，使之与单位提供的工作机会相匹配。

4.提纲式地列出一份职业行动计划

这一步主要涉及到行政文秘职业目标具体的实现计划和行动方针。针对提出的目标，拟出一份实现上述目标的行动计划，并且详细地说明为了实现每一目标，自己应该做出何种努力。诚然，行政文秘做此类个人SWOT分析会占用一些时间，而且还需认真地对待，但是，文秘从业者详尽的个人SWOT分析是非常重要的，因为做完详尽的个人SWOT分析后，文秘工作者将有一个针对自己的个人职业前景。

三、行政文秘的文书管理

（一）管理学的四大职能

管理学有四大职能，即计划、组织、领导、控制。计划主要包括规定组织的目标，制定整体战略以实现这些目标，开发一个完善的分层计划体系以综合和协调各种活动。4组织是为了实现目标，所必须进行的各项工作的分类和归并，并进行整合和协调的过程。在文秘工作中，领导可理解为协调，指影响其他成员，使其为确立和实现目标而做出努力和贡献的过程。控制是指监控活动的进行，以保证他们按照计划进行，并纠正偏差和错误的过程。

（二）管理学中的四大职能对行政文秘接待、差旅的启示

接待，就是接洽招待，是指接待者对来访的客人给予招待。接待是行政文秘的一项经常性的事务工作，是树立文秘良好形象、协助上司做好交际、沟通工作的重要渠道。随着现代社会的发展，领导者和文秘的差旅活动日益增多。安排领导的外出洽谈业务、出席会议、增进沟通等差旅活动也成为文秘日常性的工作事务，有时还需要陪同领导出差。

对于接待工作和差旅工作，行政文秘首先要做好计划，计划的内容可以概括为5W1H。如果安排差旅活动的话，计划应包括以下内容：了解上司出访的情况和目标、与对方联系、订票、预订宾馆、与陪同人员沟通、预支差旅费、准备出行相关资料和物品。

其次，行政文秘要做好组织工作。比如在接待工作中，要确定好接待的规格、做好迎接工作、布置会客室、安排宴请和住宿、接待结束后安排合影和送别。组织工作是锻炼文秘工作者综合素质的一个重要方面，也是考验行政文秘业务素质的重要部分。

再次，行政文秘要做好沟通协调工作。无论什么工作，都需要行政文秘进行沟通和协调，在接待工作中文秘工作者要和来访者沟通、和领导沟通，如需安排餐饮还需沟通协调相关人员陪同。在差旅工作中，行政文秘需沟通接待者、沟通餐饮住宿单位等等。

最后，行政文秘还需做好控制工作。无论是接待还是差旅工作，控制成本是控制工作的重要内容，此外，还需控制活动现场、控制时间。

四、行政文秘的会务管理

会务管理是行政文秘工作的一项重要业务内容，通过会议可以发挥决策指挥、贯彻执行、信息沟通、组织协调、检查督促等功能。行政文秘要掌握会议知识，通晓会议程序、方法和技巧，发挥以会辅政的功能。

（一）管理学中的5S管理法

5S现场管理法起源于日本，5s即日文的整理（Seiri）、整顿（Seiton）、清扫（Seiso）、清洁（Seiketsu）、素养（Shitsuke）五个项目，5S管理法是指在活动现场中对人员、设备、材料等要素进行有效的管理。⑤

（二）5S管理法对于行政文秘会务工作的启示

行政文秘的会务工作可分为会前准备、会中协调、会后总结。将5S管理法应用于行政文秘的会务管理工作，把管理学的思维方法应用于文秘会务工作，可以使会务工作更加高效、有序地开展。

会前准备包括制定会议预案、确定会议时间地点、发送会议通知、准备会议相关资料、布置会场。在这一过程中要进行整理（Seiri）、整顿（Seiton），把会议必需品留在现场，不相关的物品清除出场；会议必需品也要进一步归类，按照一定次序摆放、陈列，确保符合会议需要，有利于会议地开展。

会中协调包括接待服务、会议记录、编写简报等工作。在这一过程中要进行清扫（Seiso）、清洁（Seiketsu）的步骤，把会议过程中产生的垃圾、废弃的资料进行处理，营造一个洁净的会议环境，以便下一步会议地有序进行。

会后总结包括清理会议文件、送别、撰写会议纪要、会议总结。在这一过程中要对良好的会议秩序进行宣传总结，让与会者在意识中形成对良好会议秩序的认同，从而在个人素养（Shitsuke）方面得到改善，也就是素养的形成过程。 （作者单位：上海师范大学法政学院）

注解：

① 史玉峤.涉外秘书原理与实践[M].济南：山东友谊出版社，2008

② 杨永杰.自我管理思想的演进[J].甘肃省经济管理干部学院学2006（02）

③ 申彧.SWOT分析法的应用进展及展望[J].知识经济.2009（08）

④ 王吉春.运用管理四大职能构建先进性教育的长效机制[J].淮阴工学院学报.2006（12）

⑤ 巩冲，苗雯.5s现场管理法应用现状及趋势探讨[J].中外企业家.2011（02）