新时期档案的数字化管理

张松令

摘 要：随着时代的进步，档案的管理也逐渐实现了数字化管理。档案的数字化管理统一规划与管理，可以有效提高工作效率，本研究对现在的数字化管理的现状以及推进档案的数字化管理措施进行了探讨。

关键词：管理档案；数字化管理；管理水平

当下科技发展的非常快，传统的档案管理已经不能满足现在人们的需求，传统的档案管理主要以纸质版为主，管理起来繁琐费事而数字化管理比较容易输入以及查找工作，数字化管理档案也一定会一步一步逐渐地完善，但是数字化管理档案也并非十全十美也同样存在着风险，数字化管理主要依靠计算机强大的统计功能与记录功能，在实际工作中计算机也同样也存在着一些风险，容易出现差错。

一、目前数字化档案管理的不足

1.系统更新不及时。档案实现数字化管理的基础是电脑的强大的功能，档案被统计到一起后调用起来非常方便，但是档案会逐年的增加，每个人的档案也是每年都有不同的改变，相关部门需要投入相当大的人力物力去整理，如果我们不及时更新系统的话，许多功能不能及时的跟进，会影响到档案管理工作的效率，所以及时更新系统就非常的重要。

2.档案的管理方式不一致。以前的档案都是自己的档案放在一个档案袋子里，存放在固定的地方，每次需要的时候进行查找，在实现了档案的数字化之后这种情况可能会稍稍变得简单，但是现在全国的档案还没有实现统一化，私人企业，国有企业的档案管理方式是不一样的，在这种情况下传递档案就出现了困难，比如我们从国企转到私企的话，我们的档案就可能因为双方管理档案的方式不同而出现问题，所以这也是数字化管理档案需要解决的问题。

3.管理水平有限。众所周知的是每个人的档案都是绝密的，每个人都是不能查看自己档案的，所以要求管理档案的人员也要有自觉性，一方面管理好别人档案的同时也要注意不要偷看他人的档案维护他人的隐私，特别是档案工作很多都涉及到公司或是单位的机密，一旦出现管理员受不住金钱等的诱惑而出卖公司就会给公司带来巨大的损失。另一方面管理员的技术水平也需要提高，有时遇到一些很基本的电脑操作问题，就可能会被难住，不知道怎么操作，还有可能因为自己的一时疏忽而导致他人档案出现差错，另外管理员的搜集信息，处理信息的能力也需要提高，因为档案需要分门别类的整理好，所以他们这方面的技术也是不可欠缺的。

4.病毒和网络黑客的攻击。信息技术的飞速发展极大地推动了计算机和网络的普及，也是档案的数字化管理也就因运而生，但是数字化管理只要是基于计算机他就不能避免黑客和病毒的威胁。早期的小球病毒到熊猫烧香再到典型的冲击波振荡波，计算机病毒的种类和传播形式在不断发展变化着，已经成为计算机面临的主要安全问题之一了。同样的威胁还有网络黑客，这些人通过攻击系统的漏洞来窃取他人的信息，他们有些是想通过破坏他人的电脑来得到认可，有的人是受人指使来窃取他们信息，可以说后人对档案的威胁更大，一旦他们窃取了信息还把电脑损坏致瘫痪就可能造成不可预计的损害。

二、档案数字化管理的关键

1.安装先进的系统。在时期的档案数字化管理工作中，定期的进行更新数字管理系统是非常重要的，不能存在侥幸心理觉得现在的系统不需要更新也能管理档案就不去更新，系统更新就会更有利于数字管理的长期正常的运行，目前数字化档案管理系统的更新主要包括硬件配置的检查与更换，开发更新管理系统还有合适的软件的更新，只有在硬件与软件这些基础上做好工作才能做到对档案的负责，也从根本上保护了档案和数据的安全。

2.相关部门制定规定同一系统。目前档案电子化建设是一项系统工程，虽然现在在调度档案方面的困难较以前相比有了很大的改善，但是全国暂时还没有做到完全的统一，如若相关部门可以根据档案管理的自身特点，从单位档案管理的实际需求角度出发，建立符合单位办公并与单位需求相符的档案管理机制，就可以大大的提高档案办事的工作效率， 如果有一个从档案的工作制度、档案的保密机制、档案安全机制及档案使用机制出发的档案管理体系，那么档案数字化档案就到达了前虽未有的高度。

3.招聘专业人员进行工作。档案的数字化管理离不开计算机，但是运用计算机却是离不开人的，所以想要管理好档案还是离不开优秀的人员管理，在数字化档案管理工作中，必须注意的是要加强档案管理人员的安全意识，对于信息档案的直接接触者就是档案的管理人员，如果他们安全意识太低的话单一的管理能力是不足以使档案处于一个安全的环境当中的，因此，加强档案管理人员的安全意识是档案管理的重要组成部分，公司再招募管理员时就应该注意这个问题，或者对他们进行有效的培训，提高他们的安全防范意识。除了做好档案的保密性工作之外，还要提高档案人员的自身素质，首先提高他们的专业知识技能，这要求他们在大学期间，要认真学习课本上的这部分知识，除了这些知识之外，还有一些在实际工作中运用到的技术，这些都是数字化管理必须要做好的。

4. 及时维护信息的安全。如今的病毒和黑客对计算机的威胁都很大，但是只要我们能够提前做好准备工作就可以在一定程度上避免灾难的发生，首先是长期性的对电脑进行杀毒工作，有时候我们不小心打开的网页都有可能是携带病毒的，所以一定要常杀毒才能确保电脑的安全，还有就是防火墙技术的使用，防火墙在一定程度上可以有效的抵制黑客的攻击，档案的管理工作涉及到我们的隐私，管理人员必须有非常高的安全意识，减少意外的情况发生，有时候看似不起眼的小准备就可以起到大作用，把黑客和病毒的问题解决了，我们就能维护好档案的信息安全，数字化管理档案就能更安全。

三、结语

从当今的情势来看，数字化管理档案一定会成为今后档案管理的主要方式，被越来越广泛的应用，虽然电子化管理工作已经得到了很大的发展，但是还是有许多的问题需要注意，电子化管理面临的威胁还有病毒、黑客等因素没有得到很好的解决，我们也不能因为工作得到了进步就停止下来，我们任然需要在电子化管理信息上继续努力，一步步的提高数字化管理档案的安全性，我也相信我们国家在数字化管理档案在将来一定会有很高的成就，也真心希望数字化管理能越来越好。

参考文献：

[1] 赵淑英.浅议电子档案的管理[J].赤峰学院学报（自然科学版），2010（09）.

[2] 蔡天叶.新时期关于档案管理数字化的几点思考[J].商品与质量.2011（S6）.

[2] 何杏仪.关于新时期事业单位档案的数字化管理的探讨[J].南方论刊.2012（04）.