对房产信息档案工作创新的思考

王娟 邹敏

一、不动产登记制度及其要求

不动产登记是《物权法》确立的一项物权制度，是物权公示的一种手段，是指不动产登记机构依法将不动产权利归属和其他法定事项记载于不动产登记簿的行为。

从2007年《物权法》明确规定国家对不动产实行统一登记制度，到2013年国务院常务会议决定建立不动产统一登记制度，到2014年12月22日《不动产登记暂行条例》的正式公布，再到2015年3月1日《不动产登记暂行条例》的开始实施，标志着我国不动产登记制度的逐步完善。实现登记机构、登记簿册、登记依据和信息平台的“四统一”，有着十分重大的意义。一是可以从源头上杜绝涉及房屋权证分设办理的矛盾。二是提高工作效率，避免重复提交材料。三是利于公示查询。统一的不动产登记信息平台，将实现国家、省、市、县四级登记信息的实时共享，并使相关部门及时获取准确信息，同时为房产交易等提供便捷的查询服务，维护权利人的合法权益。

二、房产信息档案及其社会价值

房屋登记是不动产登记的组成部分，指房屋登记机构依法将房屋权利和其他法定事项记载于登记簿上予以公示的行为。作为房屋登记载体的房产信息档案，是城市房地产主管部门在房屋登记、调查、测绘、权属转移、变更等房地产权属管理工作中形成的且有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，类别上主要包括所有权档案、抵押权档案、房产测绘档案、商品房预售档案等，内容涵盖了房地产权利人、房地产权属登记确权等有关的证明和文件，房屋及其所占用的土地使用权权属界定位置图、分幅图、分丘图、分层分户平面图等，房地产产权登记工作中形成的各种文件材料（指房地产登记申请书、收件收据存根、权属变更登记表、房地产状况登记表、房地产勘测调查表、房地产税费收据存根等），反映和记载房地产权属状况的信息资料（如统计报表、摄影片、照片、录音带、缩微胶片、光盘等）。

房产信息档案是城市房地产权属登记管理工作的真实记录和重要依据，详细记录了物权及其权利变动状况，为房产行政管理提供了确权依据，保护了权利人转让、抵押、融资等权益，维护了正常的社会管理秩序，促进了房地产市场的健康与稳定。

三、健全数据库，提升房产信息档案数字化

《不动产登记暂行条例》明确规定，相关部门建立统一的不动产登记信息管理基础平台；各级不动产登记机构的登记信息应当纳入统一的不动产登记信息的基础管理，确保国家、省、市、县四级登记信息的实时共享。在信息平台投入运行前，应及时全面清理房产登记资料、整理本地区不动产登记历史资料，整合、对比本地区房屋登记数据，建立关联关系，健全完善不动产登记信息数据库。建议从以下几个方面进行改进。

（一）完善多元化检索数据库

房产信息档案数量巨大，在确认物权、维护权利人合法权益等方面发挥着重要作用，利用率较高。因此，运用信息技术，建立高效、准确、多功能、多角度、方便、快捷的多元化检索数据库十分必要。

1.在数据库中将房屋所有权证号、档案保管号、受理号、图幅号、门牌号、备案号、预售许可证号、二手房交易号、产权人、身份证号、房屋产权取得时间、产权类型、项目名称、房屋面积、交易时间、交易次数、交易金额、开发公司名称、房屋竣工时间等与房屋登记相关的每一个信息要素设定为检索词，这样便可提高房产信息档案的检索路径和查询效率。

2.在数据库中将组合信息要素设定为检索词，如：同时输入房产交易号、产权人等，可以准确、快捷地筛选出所需要的信息，拓宽利用查询服务空间。

3.建立以GIS （地理信息系统）为基础的房产信息档案综合管理系统。将GIS技术运用到房产信息档案中，依托楼盘表，实现房屋信息动态的更新，对档案中的数据进行管理、分析和利用，逐步实现“以图管房，图文共享”的模式。

（二）建立房产档案全文数据库

房产信息档案是物权归属、转移、变动等原始的记录载体，利用价值高。实现房产档案的全文数字化，是建设数字档案馆的基础，也是实现信息化建设的核心。

1.要对馆藏档案进行全面、细致的清理，确定是否有些档案仍然只是保留在纸质状态，对年代久远、具有重大价值的历史档案，要引起重视，及时修复并进行数字化。

2.要清查数据库里重复或无效的信息，对与实物档案不符的影像资料要进行剔除与更正。

3.对于需要进行数字化的档案进行分类，针对类别来选择相应的技术进行数字化。如有些档案可以直接通过网络进行转化，有些档案需要进行电子扫描，有些特殊的历史档案扫描需要专门的冷光扫描仪，有些档案则需要借助数码相机等。

四、优化服务，强化利用管理

（一）与相关职能部门和服务机构建立信息共享机制

由于多年来的属地化管理，房产信息档案已形成相对独立的封闭性管理模式。近年来，国家相继出台了一系列宏观调控政策，如差别化信贷、二套房认证、差别化税收、住房保障等，相关政府职能部门（税务、民政、银行等）都需要对个人住房信息进行查询，相对闭塞的房产信息档案管理模式对利用查询已渐显不足。

《不动产登记暂行条例》第二十五条明确规定，国土资源、公安、民政、财政、税务、工商、金融、审计、统计等部门应当加强不动产登记有关信息互通共享。随着不动产登记工作的逐步推进，房产信息档案在国土资源、税务、法院诉讼、地籍调查、城市建设、民政、公安、审计、工商等相关领域将会发挥越来越重要的作用，那么，该如何与这些部门建立信息共享机制呢？

首先，应充分了解各个职能部门的查询需求，根据职能部门对房产档案信息的不同需求，对信息进行高效平滑的差别化输送。如：税务部门对房产信息档案的需求主要是核实产权标的处所、建成时间、面积等，通过房产档案部门提供的信息资料确定依法纳税的具体金额。因此，对税务部门的信息传送应仅限于其工作的实际需要，而不能提供与工作无关的其他信息。相关部门的房产信息需求则应以此类推。

其次，建立信息互通共享的运输平台。运用成熟的计算机技术，通过网络，在房产信息档案管理系统和各个政府职能部门信息系统之间分别设立一个端口，职能部门将档案查询号推送至所需端口，档案部门接收到需求后会即时把相关档案信息以影像资料的形式推送到各部门的端口，职能部门即可索取档案信息，这样便可以快捷、高效地实现房产信息档案的互通共享。

最后，在不动产信息互通共享的同时，要注意维护信息安全，加强对权利人隐私权的保护。建议在建设信息互通共享运输平台时双方签订保密协议，设定信息的使用查询权限，采用特定的密钥方式进行管控，委派专门人员具体负责信息共享工作。

（二）依规尽职，严格查询范围

《不动产登记暂行条例》第二十七条明确提出，权利人、利害关系人可以依法查询、复制不动产登记资料，不动产登记机构应当提供。在房产信息档案查询的过程中，对查询主体进行严格界定分类，分层级地提供查询服务，对于维护权利人合法权益，保护个人信息安全是十分必要的。归纳起来，房产信息档案查询主体及可查询内容主要有以下几类。

1.自然人、法人和其他组织。这类查询应提供明确的房屋坐落或权属证书编号及需要查询的事项，再持有效身份证明即可查询房屋自然状况及限制信息情况，房屋自然状况包括坐落、面积、用途、所有权归属、他项权利状态和其他权利的限制等。

2.权利人。权利人提供房屋权属证明或房屋具体坐落、权证编号及有效身份证明，即可查询登记簿的完整记载信息、原始登记凭证等，但登记机关内部审核意见不在查询范围内。

3.利害关系人。这类查询应提供与查询房产存在民事法律关系的证明材料，查询利用者应明确房屋坐落或权证编号及需要查询的事项，以及查询人的有效身份证明，方可查询房屋登记簿中的相关信息。

（三）提供多种查询方式

提供多种查询方式，用各种途径来满足群众的利用需求，是开展房产信息档案工作努力的目标。目前，有的城市在固定对外查询服务场所内除提供基本的人工窗口查询外，还开设了自助查询机、自助查询室服务。档案机构可根据实际需要在政务服务大厅或公共办证服务中心等设立自助查询机的服务点，及时将档案机构及服务窗口的地址、利用制度、利用方式、联系电话等向社会公布。另外，建议开通网上预约查询以及针对特殊群体的档案查询上门服务。

陈品禄/责任编辑