浅谈房产信息档案管理的重要性

郑亮洪

摘要：随着城市化进程的加快，城市建筑行业得到快速发展，房产的档案数量也呈现快速增长的趋势，随着档案的增加，传统管理模式已经不适应发展要求，所以，应当加强信息档案管理的研究。

关键词：房产信息；档案管理；重要性

最近几年，房地产行业得到快速的发展，相应的房产档案数量逐渐增加，传统的档案管理模式不但效率低下而且质量不高，本文主要探讨房产信息档案管理，分析了房产档案管理的标准化以及规范化趋势之后，从利用渠道以及创新两个方面阐述了信息档案管理的重要意义。

一、房产档案实现信息化需要不断规范化与标准化

在信息化档案管理当中，需要采集、归纳以及管理档案，所以，这就需要信息化档案管理实现统一标准。档案管理的标准化以及规范化是房产档案信息化建设的前提和基础，如果实现不了标准化以及规范化，那么，信息化管理也难以完成。

（一）档案管理技术的综合使用

在房产档案信息化建设中，档案管理技术是一项十分关键的技术，同时它也是一项不断发展的长期性技术，其是建立在档案技术和信息技术基础上的技术，在用于保存档案方面还是具有一定的风险性，其安全性还是需要经过时间来验证。因而，在对房产档案进行管理时其技术需要将信息技术的特点与档案技术的特点结合起来，使房产档案管理更加有效。就当前房产档案管理的形势而言，尽管已经达到了无纸化办公，其主要的技术是微缩技术，进而使电子档案可以通过图像数字的方式存储和显示，同时存储的方式也可以是微缩胶卷形式。同时，数据一旦在进入系统后很难在对其进行检查，因而在输入数据时一定要使数据的数量得到保证，并进行相应的核实工作，确保数据的准确性，促进档案信息化的实现。

（二）注重房产档案数据库的建设

档案实现现代化管理的基础是数据库的建立，其中，数据库是由每一条档案信息构成的，这也是数据库最基本的信息和检索的途径。因而在处理档案时，关于档案信息设置需要具有一定的深度，保证档案信息的完善性，不然用户难以通过检索的方式获得所需的信息。因而，在设置相应的档案信息时需要站在用户的角度上，在满足用户的同时又便利于档案的有效管理，也需要注重相应的数据库建设，使数据库建设帮助管理者有效实现對档案的管理。关于数据库的设计和建设，它并不只是移动单价数据库到网络中，而是需要将单机数据不合理处进行改进。在房产档案信息化的背景下，房产档案信息多是储存在电脑和硬盘中，一旦电脑系统出现问题就可造成数据的丢失，使房地产管理造成巨大的损失。为了避免房产档案数据的丢失，需要对房产档案数据进行备份，其备份的地方也需要选择安全地区，这样即使在电脑以及系统出现问题时，也可以保障房产档案的安全性。在网络技术不断发展的背景下，房产信息管理实现了异地备份储存，使房产档案数据更加安全。

（三）注重房产档案信息化管理系统的运行安全

由于网络上存在着一些不稳定因素，会对网络系统安全造成一定的影响。因此，为了保障房产档案信息化的安全，保护用户的信息安全和使用，需要对系统进行权限使用控制，加强相应的管理，一般可以分为授权管理、角色管理以及用户管理。同时，在进行房产档案管理时需要对网站进行安全扫描、病毒查杀，建立起防火墙，防止病毒入侵。对信息进行输入的一些安全举措包括用户身份验证、对信息数据进行加密等。在用户需要在房产档案网查询相应的信息时需要验证身份，进而获得相应的权限。为了使房产档案信息系统运行更加安全，还需要避免黑客攻击，建立相应的防护网。

二、认识房产档案管理系统工作，信息化建设融入创新观念

房产档案是我国社会管理一种较为重要的组成部分，它对社会的发展和稳定有着非常重要的作用，对房产档案进行有效的管理可以促进社会的稳定和发展。近年来，房产档案的数量在不断增加，其管理工作也更加繁杂，对房产档案进行系统化的管理也显得尤为重要。因而，管理工作人员不仅要意识到房产档案管理的重要性，同时也需要有相应的系统化档案管理的意识，使房产档案管理工作更加有序。在原有的房产档案管理工作中采用的管理模式较为落后，因而，当前在进行信息化管理中还需要对一些基础性的工作进行完善，这需要一定的物力、人力以及财力，也需要保证工作的质量。因而，在房产档案管理工作中需要有系统化的思想，使工作的效率和质量得以提高，同时在信息化建设中采用创新观念，实现对房产档案信息的有效管理。

三、拓宽地产档案的利用渠道，提升经济效益以及社会效益

面对当前房产档案信息化的趋势，相关的工作人员需要不断调整自己的观念，适应当前发展的需要，积极促进房地产事业的健康有序发展。当前，房地产档案的管理工作已经由原来的封闭型逐渐走向开放型，这是房地产档案管理工作走向开放的一个重要特征，其主要表现为在保障国家安全利益以及用户信息安全的基础上，尽可能满足用户的需求。房产档案管理为政府决策以及社会发展走向提供了相应房产信息支撑，同时在一定程度上对人们的房产安全提供了保障，有效减少了人们在房地产上的纠纷，维护了社会的稳定安全。在当前信息化的背景下，需要对房产管理信息化的方式不断进行全方位、多角度、多层次的开发，使房产信息资源得到更加有效的利用。

结语：

综上所述，传统的档案管理已经不适应当前日益发展的房地产行业的需求，应当进行信息化管理，提升档案管理质量以及效率。以上主要从创新意识以及拓宽利用渠道论述了信息化管理重要性，针对房产档案管理工作，需要进一步的标准化以及规范化，提升房产信息管理水平以及质量。

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（作者单位：佛山市高明区不动产信息中心）