对中小企业采购过程中内部控制的问题分析

刘海云

摘 要：采购在中小企业的运行中占据重要的地位，是各个部门展开运作的前提基础，也是企业管理中最容易被忽视、调控力度最小的环节。采购往往能够体现一个企业的综合能力和企业文化。采购的产品质量低下、价格高会影响企业的生产发展，这是由于缺少内部调控导致的，势必会给中小企业带来生存与发展的危机。所以，对企业采购过程中内部控制的问题进行分析以及对问题加强控制具有很大的意义。

关键词：中小企业；采购过程；内部控制

中小企业在运行管理过程中，及其容易减少对其采购过程进行内部控制，这就造成了采购成本过高且物品质量低下，贪污腐败现象严重等弊端，危机企业生存发展。显然，加强对企业采购环节内部调控具有深刻意义，立足采购环节，分析研究由于疏忽内部调控可能引发的问题就更具有社会意义。通过对企业问题的研究分析，建立一套有效预防问题出现的对策与机制，避免企业危机的爆发。

一、分析采购环节内部控制的意义与背景

1.采购环节内部控制的背景

小企业由于刚刚开始运作，资金技术比较紧张，各个部门的管理都需要投入大量的心思与人力，职员往往兼任多个职位工作，顾此失彼，比较容易忽视对这一环节的内部控制，也理解不了内部控制对企业发展生存的意义。受当前经济发展局势的影响，中小企业在运行过程中忽视内部控制的现象越来越突出，尤其在采购环节方面更为严峻。如果企业的采购环节缺少内部控制，容易使负责采办的相关职工心生贪念，私吞部分采购资金，用低质量、低价格的采购品代替原本的高质量产品，造成腐败现象滋生，给企业的生产与运作带来空前危机。

2.采购环节内部控制的意义

采购可以说是保证中小企业健康运行的前提条件，它反应一个企业人力资源能力、市场应变能力以及价值转化能力。它是中小企业对外保持密切联系，进行资金周转、社会消息交流和物流运输的重要体现，是企业血液的重要组成因素。加强采购环节的内部调控，能够从源头减少腐败现象，遏制危机的产生。通过内部调控，有利于明晰职工的职责分工、企业产品质量，提高各部门的工作效率，减少企业投资的风险，促进中小企业的健康成长。

二、采购过程中内部控制的问题分析

1.采购过程中内部控制的问题分析

资金预算、采购、检验查收和支出及财政管理等几个方面构成了一个完整的采购过程。这也是中小企业由于疏忽管理，加强内部控制容易出问题的几个环节。采购预算是指采购部门根据企业的计划和实际情况，对相应产品资料的需求列出清单，预算出购买这些资料所需要花费的经费；采购是一个流程，也是采购过程的重点，它主要对采购什么、向谁采购、产品质量价格如何进行思考，然后完成采购任务；检查验收是指对采购的成品进行质量产品检测，然后入库的一个流程；支出及财政管理是指对采购中的经费进行记录，生成数据入档。采购过程中如果没有加强内部控制，往往容易造成这几个方面的问题：第一，采购的预算没有控制好，超出预算控制，或者出现重复购买产品、产品购买数量超额，多花费了一些不必要的经费，造成浪费；第二，采购人员没有对采购时间、地点和数量做出决定，盲目采购，甚至是钻忽视内部控制的漏斗，将采购的部分金额收入囊中，滋生腐败；第三，中小企业验收环节缺少相关负责人员，验收工作通常有仓库人员代劳，对验收过程中发现的问题没有及时上报解决，导致原材料质量得不到保证，影响产品质量；第四，这一过程关系到企业资金问题，中小企业及其人员发生没有单据或者单据缺失就付款，对付出款项账目不明确以及没有及时做好登记等问题现象。

2.采购过程中内部控制的对策

针对上述中小企业采购过程中内部控制出现的问题，应对中小企业的各个采购流程进行严厉地控制，并建立预算控制、购后退货、请购控制、质量控制、价格询问、不相容责任岗位分离以及采购合同等制度进行制约。解决采购过程中出现的问题的有效措施主要有：第一，采购时由有需要的部门列出清单，建立责任制采购预算制度，并将责任追究到个人身上；第二，采购负责人要对采购商家进行多次询价，做到货比三家，采用最合适的商家进行采购，这一流程需要建立询价制度和请购控制制度来保障；第三，产品质量的验收，要将职员的工作职责分离，需要有相关专业的工作人员来进行，并对验收的结果做好报告，对于质量不好的产品要制定退货制度，将责任归到个人身上，依据制度承担后果；第四，财政管理部门需要在收到发票和相关单据后，才能对采购人员的支出进行报销，支出报销以后要保留采购的单据，并做好归类，以用于下次采购做产品质量价格比较。中小企业采购过程涉及人员多，因此内部控制的问题也比较繁琐，要推行责任制将相关控制点落实到每个人身上，及时加强各个部门的沟通与交流，保证采购过程的顺利进行，确保采购产品品质。

三、结语

采购环节是中小企业控制意识最薄弱的环节，但它却关系企业的前程命运。因此，要加强对采购过程的内部控制，来预防企业危机的爆发。加强企业的内部控制主要通过横向的控制采购流程和纵向的采购制度来进行，将采购流程的每个控制点落实到实处，推行责任制将相关责任追究到每个负责人身上，建立长久、有效的内部控制机制，促进企业文化的健康发展，使中小企业能够及时防范风险、稳定地成长。

参考文献：

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