自由超越：让公关公司管理更轻松

红乐

辛辛苦苦干了一年，发现账上钱是亏的；

在项目执行的重要阶段，主要的项目负责人突然离职；

新员工水平参差不齐，无法快速掌握公司的业务模式和各环节的工作方法；

……

对于公关广告行业管理者来说，这些棘手的情况时有发生。那么如何轻松应对这些问题？

日前，记者采访北京自由超越信息技术有限公司总经理夏勃川，请他详解企业信息化管理的重要性，以及应用管理软件的好处。

定位——服务业的ERP

信息化建设对于企业来讲，是非常重要的任务。近年来，信息技术和互联网技术飞速发展，为各行业信息化建设奠定了坚实的基础。企业积极进行信息化建设，充分利用先进的it技术对经营和管理进行支撑，不能再依赖大量的人工来完成工作。只有这样才能减少对人工的依赖，提高生产和管理效率，提高长远的竞争力。

很多企业，都很重视信息化建设，但是，由于中国信息化的普及水平并不高，各种供应商的销售误导，使得很多人对信息建设形成了一定的误区。有相当多的企业，认为信息化就是办公自动化，或者认为实施了oa就是完成了信息化，这种认识是错误和片面的。实际上，企业各自管理的应用相当多，完成不同的业务需要不同的管理软件，如记账通常是用友或金蝶，商品销售需要进销存管理，而oa只是行政管理的软件，完成简单的审批和流转，并不适用复杂的企业业务管理，而企业信息化的最重要的任务，就是要将关键业务的管理信息化，而这样的任务通常是oa无法完成的。

“信息化建设对于企业来讲是相当重要的事情，对公关广告行业也不例外，但据我们所了解的情况，实际上企业信息化建设失败的案例相当多，或者换句话说，成功的案例极低。”夏勃川说，很多企业是跟风上系统，在对自身和管理需求没有认清的情况下，听说某企业上了系统，就匆忙跟着上系统，很多企业急于上系统只是为了名义上或感觉上实现信息化、无纸化、自动化，但实际上对信息化建设的实质、方法和标准完全没有概念。

公关广告行业的最大特点就是高度依赖人，这就意味着不能够像管理传统制造业一样去管理。拥有多年企业eRP软件开发经验的夏勃川告诉记者，每个行业都有自己的特点，很难用一款通用软件来套用，而经过十年来大量的实践证明，公关广告企业更需要一款符合自身行业特点的管理软件。

特点——细化到每一个案子

企业信息化建设的核心和基础，是管理企业的关键业务，使用信息化的技术支撑企业的运营模式，为企业建立和巩固业务模式。使这种管理模式的复制与扩张成本降到最低。提高企业内部的业务响应和处理速度。

信息化的核心，一定要能管理企业的关键业务。对于公关广告企业来讲，内部管理的业务主要是活动管理和媒介管理，而不同类型的公司，其突出的业务也不相同。

比如，活动类的业务，主要是项目过程的管理、采购供应商管理、项目财务管理，项目工作单管理，而通用的eRP产品或oa产品，很难适合目前这个行业的管理模式。对于公司来讲，要对整体项目的运营各个主要环节进行管理，并且，项目人员和公司管理人员可随时查看到项目动态、成本利润，有效地控制成本利润。

“系统对于供应商报价、客户协议报价、项目询价、项目预算报价提供了完整的数据支持和规范的管理，预算的人员只需要按界面要求填写和选择就可以完成项目的预算报价过程。管理者也能够在后台看到这些数据信息，进行管理，并实现数据和知识的积累。”夏勃川说，不同部门人员间的沟通，通过平台，结合各阶段的主要业务有效地进行。这种合作不是简单的工作流审批，而是贯穿着全部重要的业务进行，而完成以项目的成本利润为核心，覆盖项目主要生命周期的全部管理业务。如立项、提案、报价、预算、合同、采购、借款、报销、发票、项目进度、设计、工作量、结算等。每个阶段都有特殊和重要的数据需要进行管理。

再比如，采购管理也是相当重要的业务，采购成本作为项目的主要成本支出，如果没有专业的管理，则项目的报价会受到影响，项目利润和利润率就无法得到有效保障。因此，在业务管理过程中，有效进行供应商管理，供应商产品与服务的报价管理，产品比价，以及项目需求管理和比价的落实，就非常重要。这些都是核心业务，是直接影响企业项目的利润的关键业务，也是信息化建设管理的重点工作。

优势——助力企业快速发展

自由超越公司提供的公关广告管理软件，标准版功能就涵盖了“项目管理”、“采购管理”、“财务管理”、“工时管理”、“客户关系管理”以及其他功能。而在高版本功能中，可以实现“报价管理”、“比价管理”、“项目业务流程管理”。

企业信息化实施的步骤，应结合企业自身的实际情况，长远规划，突出重点，分步实施。企业各阶段的重点任务可能都不太一样，不能要求信息化建设大而全，一步到位，一蹴而就。应客观地了解自身的情况，包括企业当前发展阶段，信息化的基础设施，预算情况，以及当前最迫切要解决的重要问题。然后，再根据这些情况，制定可行的信息化计划。最简单的方法一是从简单问题入手，抓共性，二是从关键问题入手，抓重点。

目前，已经有十几家公关和广告公司正在使用自由超越的公关广告管理软件。用夏勃川的话说，选择自由超越，能有效解决业务管理的问题，而且定制的痛苦非常少。因为他们非常了解行业的需求，现在的产品就可以满足80%-90%以上的需求，这样一来，管理软件中定制部分的成本会很低，而实施周期则非常短。在实施后，还会有专人进行后续的咨询和维护服务，确保系统长期稳定地运行，让企业放心从事管理工作。