实施文档一体化管理 推进高校档案信息化建设

杨培决

摘 要：信息技术的发展为高校档案信息化建设提供了技术保障。高校推行文档一体化管理与档案信息化建设是社会发展的客观需求，能够提升档案管理成效，可以实现信息资源的共享。我们要采取科学的管理措施，通过提升档案管理工作人员素质、提高档案管理工作自动化程度等，促进高校档案信息化建设。

关键词：文档一体化 高校 档案信息化

在信息技术水平高速发展的时代中，信息技术成为影响人们生活与生产的重要手段，随着网络的日益普及，利用信息技术进行管理工作，更为有效地推动了我国档案工作的发展。从高校的角度来看，档案管理工作直接影响着高校文化水平的建设，网络技术的发展为档案信息化的实施奠定了坚实的基础。实施文档一体化管理，不仅是促进高校档案信息化建设的重要手段，也是提升档案管理成效的渠道之一。

一、高校档案信息化建设工作的含义

所谓高校档案信息化建设，就是应用相关的信息技术管理档案、开发资源的措施，将档案管理工作与现代信息技术有机结合起来，不仅成为一种提升高校档案管理工作有效性的重要途径，还能够促进文档管理工作的信息化发展，在提升信息利用的公平性方面也有着积极影响。就目前来看，档案信息化建设分为计算机管理阶段与电子档案管理阶段，对于以前的资料，可以统一采用计算机录入、储存，让档案管理水平迈入新的台阶。

二、推行文档一体化管理与档案信息化建设的意义

档案一体化与信息化建设，对于高校开展档案管理工作极为重要，两者之间具有相辅相成的关系，可以在相互促进中不断融合与发展。具体地讲，档案管理信息化和一体化的意义主要表现为以下几个方面。

1.推行文档一体化管理是社会发展的客观需求

高校扩招，毕业生就业形势越来越严峻，实施文档一体化管理能够将学生的相关信息统一放置在管理平台上，用人单位可以随时随地地查询到学生的成绩、获奖纪录、特长等等，这能够让用人单位对学生有更加全面的了解，为学生提供了更多的就业机会。同时，在实施档案一体化之后，各项信息都实现了共享，学生可以通过网络获取自己需要的学习资源，为学生的学习提供了极大的便利。

2.能够提升档案管理成效

高校的档案是多种多样的，对该种档案采用传统管理模式是难以达到理想的效果的，与现代化社会也并不适应，而实施文档一体化管理模式能够让档案工作者利用信息技术管理文件与档案，可以有效提升档案管理工作的成效。

3.可以实现信息资源的共享

在历史遗留因素的影响下，很多高校都采取封闭的管理模式管理档案，这显然与现代化社会不符。将信息化技术应用在高校档案信息化建设工作中，能够科学分配资源，为不同类型的受众提供信息支持，有效实现信息资源的共享。

三、实施文档一体化管理，提升高校档案信息化建设的措施

1.促进文档管理的规范化发展

实施文档一体化管理可以加强档案与文件之间的联系，将其综合起来，设置在一个系统之中，这两类档案是可以相互影响的，也是文件诞生的过程。文件管理工作直接影响着档案管理工作的成效，考虑到这一因素，必须要采取科学的措施促进文档管理工作的规范化发展，揭示出文档的内涵，推进档案信息化建设工作的发展。

2.制定完善的管理规范

要利用文档一体化管理工作提升高校档案信息化建设效果，必须要投入一定的人力、物力和财力，系统的建设工作非常复杂，档案管理部门需要加强管理，制定出完善的管理规范，保障各项数据的规范化。同时，在采购相关的办公用品时，必须要严格遵循国家的规定，对文件进行科学的分类。

此外，高校管理人员也要定期组织培训，让档案工作者能够对档案管理工作产生更加深刻的认知，提升他们工作的自觉性，全面掌握档案管理的相关技术，而高校管理人员需要对此进行全面的管控，把握好档案管理工作的发展方向。

3.建立起统一的管理机构

文档与档案息息相关，两者之间有着密切的联系，从本质上而言，文档与档案的内容、主题并无显著差异，区别仅仅是范围与时间。为了实现文档一体化管理，高校内部需要建立起统一的管理机构，发挥出组织管理的优势，对各项档案进行全面的监督和考察，并明确不同职能部门的职责，各司其职地提升高校档案信息化建设工作的成效。

4.对管理软件进行系统规划

很多高校档案部门的软件与其他部门的软件不能兼容，严重影响了档案作用的发挥，鉴于此，需要对管理软件进行统筹规划，树立起全盘管理理念，考虑到文档一体化的各项问题。智能性高、应用性强的软件系统，让文件与档案可以在内部便捷传输和调用，这也是实施档案一体化发展的前提条件之一。此外，还需要根据高校内部不同部门的职责制定档案保管方式与期限，统一标引与著录。

5.提升办公自动化程度

在各个高校中，网络已经在财务、人事、科研、教学等各个工作中得到了广泛的应用，有效提升了工作质量与工作效率，文件与档案也不再是过去单一的文字形式了，档案的数量、种类变得越来越丰富，利用范围也得到了极大的扩展，可以满足不同类型用户的需求。利用办公自动化系统能够有效避免重复工作，只要利用网络，就能够调用档案，这可以满足各个职能部门的需求，节约了大量的办公时间。未来，需要进一步提升办公自动化程度，让档案信息化建设工作可以迈上新的台阶。

6.增加设备与技术的投入

高校档案信息的建设工作离不开设备和技术的支持，为此，高校需要为档案管理部门配备好专业的管理人员与技术，同时，高校还需要引入先进的管理设备，邀请专业人士来校培训，让各个部门的工作人员都可以明白实施文档一体化管理工作的意义，为高校档案信息化建设工作提供坚实的保障。在条件许可的情况下，可以引入一些高素质的管理人才，提升整个档案管理部门的工作成效。

7.档案工作者要具有安全意识

文档在使用的过程中常常会出现黑客攻击、病毒攻击、丢失以及泄密的问题，作为档案工作者，必须要具有安全意识，对文件进行分级，合理应用加密技术。对于重要的文档，需要储存在专门的储存器中。对于归档的载体需要进行安全处理，避免出现划伤、擦伤的问题。此外，为了保障档案的完整，在储存初期，需要采用电子文档与纸质文件相结合的储存方式，在电子文档确认无误并处于安全阶段后，再销毁纸质文件。

四、小结

总而言之，档案信息是高校的重要资源，在信息社会下，如果再采用传统的档案管理模式，无法适应社会发展，也难以满足人们对于档案的需求，实施档案一体化管理模式势在必行。采用该种模式既能够最大限度地提升档案利用度，让档案发挥出应有的作用，还可以间接推动高校文化建设工作的开展，节约管理成本，提升档案管理工作的规范化。目前，我国高校文档一体化工作的开展还存在一些问题，为了解决这一问题，必须转变档案管理者的思想观念，加强设备与技术的投入，从各个角度促进档案信息化建设工作。

参考文献：

[1]吴峰.以文档一体化为导向的高校信息化管理思路[J].办公室业务，2014（19）.

[2]杨茜茜.数字时代的文档一体化管理：理念、手段与目标[J].档案学通讯，2014（2）.

[3]刘希琳.浅议电子档案及其利用[J].发展，2013（3）.

（作者单位：山东理工职业学院航空航海学院）