小型餐饮企业采购成本控制研究

麦秀红　何华　郑瑞琦　黄丽

摘 要：成本控制是餐饮企业经营管理的重要内容，也是提高餐饮企业竞争力的重要途径。通常餐饮企业的采购成本占企业总成本60%以上，是企业成本最大的构成项目。对于小型餐饮企业来说，采购成本更是企业的主要成本构成。因此，采购成本的控制不仅应该而且必须成为小型餐饮企业经营和管理的一项核心内容。

关键词：小型餐饮公司；采购成本；责任制；成本控制

中图分类号：F719 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2015）09-0157-03

随着经济的高速发展，人们的消费水平也得到极大的提高，使得餐饮业也进入了发展的高峰期。越来越多的餐饮企业为了满足更多消费者的需求，从而不断扩大发展规模。餐饮业与人民的生活密切相关，近十年以来，我国餐饮市场发展较快，餐饮业营业额持续攀升，占社会消费品零售额的比例呈现出持续直线上升的态势。根据我国统计局的数据统计显示，2004年的全国餐饮业营业额为1 160.5亿元，至2010年为3 195.14亿元，至2013年则上升为4 419.85亿元，从中可以反映出餐饮业的迅速发展。同时，也造就了小型餐饮企业分布广、数量多的发展状况，小型餐饮企业在餐饮市场份额中占有重要一席。

餐饮企业的成本水平直接关系其生存和发展，是其经营管理中重要工作内容。餐饮业的成本费用结构，可分为直接成本和间接成本两大类。所谓直接成本，是指餐饮成品中具体的材料费，包括食物成本和饮料成本，这些在采购过程中发生的费用也可以归结为采购成本，也是餐饮业务中最主要的支出。所谓间接成本，是指在经营过程中所引发的其他费用，如人事费用和一些固定的开销（又称经常费）。人事费用包括了员工的薪资、奖金、食宿、培训和福利等；经常费则是包括租金、水电费、设备装潢的折旧、利息、税金、保险和其他杂费等项目。

一、小型餐饮企业的概述

（一）定义及划分标准

小型餐饮企业是我国国民经济的重要组成部分，在国民经济和社会发展中具有重要地位。小型餐饮企业是指与餐饮行业的大中型企业相比人员规模、资产规模与经营规模都比较小的经济单位。这类企业具有组织结构简单、管理层次少、决策速度快的特点。小型餐饮企业以其投资少、职工人数较少、门槛低、收效快，成为许多初次投资者的首选。中国的餐饮业正在蓬勃发展，餐饮企业像雨后春笋般涌现。为贯彻落实工业和信息化部、国家统计局、国家发展改革委、财政部指定了《关于印发中小企业划型标准规定的通知》，用来规范中小企业。在此通知中，我国是按照从业人数和营业收入对餐饮企业进行分类的。其中，大中小餐饮企业分类（如表1）：

（二）经营特点

小型餐饮企业与大中型餐饮企业相比，小型餐饮企业具有以下的经营特点：

第一，投资规模小。餐饮业目前是最具活力、门槛低、最易进入最具发展前途的行业，也是国人最擅长发挥的行业。与大型餐饮企业相比较，即在于企业投资小，一个小型的餐饮企业，甚至只要几万元就可以投入运营，并且餐饮企业一开始运营，就能产生收益，资金回笼速度极快。

第二，经营规模小。小型餐饮企业员工人数较少，组织结构简单，营业收入普遍低于2 000万元，个人在企业中的行为易于被监管，贡献也易于被识别，所以管理者可以对员工进行有效的激励和适当的惩罚，从而可以提升工作效率。

第三，权责一体经营模式。小型餐饮企业，一般都是自主经营管理，追求利润最大化就成为小型餐饮企业管理者积极努力的动力，通常是所有权和经营权统一的家族式经营模式。

二、小型餐饮企业采购成本的构成

小型餐饮企业采购成本是指餐饮企业在采购食材及辅助原料等采购过程中发生的有关支出，包括购买价款及发生相关的采购费用。

在采购成本中，购买价款按照采购对象的不同，可以分为食材类（蔬果类、肉类、海鲜类等）、其他辅助配料（油盐酱醋等）、企业办公用品（笔记本、计算器、圆珠笔等）、员工宿舍用品（更衣柜、风扇等）、清洁用品（洗洁精、抹布等）、不锈钢器皿（专用饭盘、勺子、调羹等）及其他用品等。采购费用则是购买价款所发生的相关费用，主要包括运输费、装卸费、保险费、包装费、仓储费等费用、运输途中的合理损耗、入库前的挑选整理费用和按照规定应计入成本的税金以及其他费用。对于小型餐饮企业而言，食材成本一般占企业总成本的比例达60%或以上，食材采购成本成为占企业最大的成本构成，因此采购成本控制必须成为小型餐饮企业的经营管理的核心内容。

三、小型餐饮企业采购成本控制出现的问题

（一）采购部门设置不完善

很多小型的餐饮企业，没有设立专门的采购部门，采购部隶属于财务部，采购工作也是由财务部安排人员进行，没有分工明确的采购专员，不便于管理，对采购工作不够重视。在实际采购时，从询价的过程及结果到最终供应商的选择，这些复杂的过程往往由采购员一人决定，其权力虽说受财务经理的约束，但操作过程并不透明，且缺乏有效的监督。

（二）采购计划不完备

餐饮产品具有多样性、产销短暂等特点，这就导致其原材料的选购受到季节性和顾客点菜随机率的影响。此外采购环节涉及采购什么、向谁采购及什么时候采购、采购多少的问题。大批量采购时，往往价格较便宜，可以降低采购成本，但其结果是库存量加大，库存成本上升。若小批量采购，则由于采购数量少而能节约库存成本，但同时又会增加采购次数，导致采购环节的费用增加，如运输费等。对于小型餐饮企业而言，由于采购人员缺乏，没有很好设定完善的采购计划，采购过程混乱，从中也增加其采购成本。

（三）采购制度不规范

即使在建立采购制度的小型餐饮企业，经常由于这样或者那样的原因，采购制度建立得不够规范。以致于在采购过程中“吃回扣”或者“暗箱操作”等行为在企业采购活动过程中大量存在，致使企业的采购成本提高，经济效益下降，企业最终蒙受了巨大的损失。企业的采购活动，应彻底改变暗箱操作，杜绝采购黑洞，体现公开、公平原则，必须建立和健全决策透明、信息广泛、相互制约和监督有效的采购制度。endprint

（四）采购活动的监督执行力不足

在采购活动监督上，由于小型餐饮企业没有建立比较规范的采购成本控制制度，所以在对采购人员的管理上不够严格，对其采购活动的监督力度也不足，加上自身采购人员的自制力差，导致采购活动的执行力差，中间环节存在较严重的偷漏现象。

四、采购成本控制问题的原因分析

（一）信息滞后

1.信息化程度低。一些企业对于采购流程仍处于手工操作阶段，多采用传真、电话等通讯工具，一方面与供应商之间的信息交流非常有限；另一方面一个传统的食材及相关配料等采购过程往往要经历确定和发放订单、收货、验收入库、入库付款等一系列活动，跨越了采购部、财务部、仓库等部门以及外部供应商，各种审批程序烦琐，如果信息化程度低，将致使工作效率很低。

2.基础信息系统不完善。由于大部分的采购操作和供应商的谈判是通过电话来完成，没有必要的文字记录，采购信息和供应商信息基本上由每个业务人员自己掌握，信息没有共享。由此带来的影响是业务的可追溯性弱，一旦出了问题，难以调查；同时采购任务的执行优劣在很大程度上取决于人，人员的岗位变动对业务的影响较大。

（二）缺乏科学管理

1.缺乏必要的监督和控制机制。采购管理、供应商管理多由一个职能部门来完成。并且部门之间没有相关的监督机制，部门之间的权责不明确。在这种模式下，采购部门担负着维系生产食材及相关配料等供给的重任，为保证其正常供应，必然会加大采购量，尤其是在其涨价时，这样容易带来不必要的库存积压和增加大量的应付账款。

2.采购控制通常是事后控制。不仅是采购环节，许多企业对大部分业务环节基本上都是事后控制，无法在事前进行监控。虽然事后控制也能带来一定的效果，但是事前控制毕竟能够为企业减少许多不必要的损失。

五、采购成本控制问题的解决对策

（一）对采购战略进行合理规划

1.制订合理的采购计划。企业对于自己所需的食材及配料等其他采购用品要有清晰的采购概念，制订相关的采购计划，计划好本企业需要采购什么、不需要采购什么、采购的数量、种类等，在实际采购时，再针对实际发生的采购与采购计划进行比较，出现超支或者节约时都要分析其实际情况再适当调整采购计划。

2.供应商选择定位要明确。企业应该有清晰的采购定位，要对供应环境进行分析，供应环境因素一方面是供应商因素，包括供应商的组织结构、财务状况、生产能力、工艺水平、质量体系、交货周期及准时率、成本结构与价格等：另一方面是供应商所处行业环境因素，包括该行业的供求状况、行业效率、行业增长率、行业生产与库存量、行业集中度、供应商的数量与分布，再结合企业自身的实际情况，选择企业合适的供应商。

（二）采购人员的合理设置和控制

1.确定采购人员的职责。明确好采购部门的组织架构，明确好采购部经理、采购主管、仓库主管、采购员、仓管员和验收员的职责。采购员主要负责了解各部门物品供应情况，掌握财务部及采购部各种物品的采购成本及采购资金控制要，熟悉各种物品采购计划，经常与仓管员进行沟通，做好物品使用的周期性计划，到厨房了解商品的销售情况，与仓库保持联系，以了解库存情况。只有明确好采购人员的职责，才能更好地管理采购部门，减少采购漏洞。在采购人员的设置上，应该适当增加人数，保证其工作的效率。

2.对采购人员进行必要的培训。公司的采购需要采购人员改进当前的工作或掌握新的知识，以利于尽快提高采购部门的效率。可以根据采购人员的实际情况，若采购人员的经验不足应进行岗位适应培训；若采购人员的工作经验丰富，则可以对其进行继续教育培训，丰富其专业知识，更好适应企业及社会的发展。

3.建立企业的奖惩制度。对采购人员奖励的方法主要有：奖励激励、威胁激励、发展激励。奖励激励主要是提高奖金占个人收入的比例、基本工资与个人业绩综合考评挂钩等。发展奖励则是通过赋予员工执行工作中更多的控制权、责任和自由决定权，来加深工作的深度。同时，要建立相关的奖项制度，如建立采购人员的月度绩效评估制度，加以定期进行绩效评估。通过绩效评估以调动业务人员的积极性及提高人员的工作效率，使食材费的预算更为合理。这样，不但可以激励采购人员的工作积极性，同时也是防止采购员贿赂的一个有效手段。能更好地帮助企业责任制控制成本制度的推行，从而降低企业的成本。

（三）建立健全采购过程中的各项控制制度

1.建立及健全采购责任制。针对采购人员以权谋私，没有明确个人权责的现象，笔者提出责任制控制成本，具体操作为将原先的采购部门一分为三，设立采购小组、询价小组、验收小组，这样就可以明确人员的职责，使原先的采购人员不敢公然谋私，能有效地降低人为造成的采购成本虚高。厨师长或厨房部的负责人每天晚上，保管人员每周或每半月定期根据本企业的经营收支、物质储备情况确定物资采购量，并填制采购单报送采购计划员。采购计划员根据采购需求，结合采购计划制定采购订单，并报送采购总经理批准后，方可向供应商下订单。

在采购时，询价小组的工作为利用原先已建立的关系，了解多家供应商的报价、以及多家餐饮企业材料获得价格，同时利用现有的网络信息系统，了解各地的报价及均价，还有运费，并计算出最适合的食材报价。定期对日常消耗的原料、辅料进行广泛的市场价格咨询。坚持货比三家的原则，对物资采购的报价进行分析反馈，发现差异并及时督促纠正。对于每天使用的蔬菜、肉、禽、蛋、水果等原材料，根据市场行情每周或半个月公开报价一次，并召开定价例会。采购食材小组的工作，利用招标模式在厂商或供应商中挑选，并利用询价小组已得到的最适报价与其谈价签订合同，保证货源，还可与合同商签订按进度取货，这在一定程度上也减少了食材保管在仓库的花费，也减少了仓管人员素质不过关而带来的成本问题。验收小组应由专业人员组成，不插手询价及采购，只是负责根据采购单验货，确保价格、数量、质量符合采购单要求，并将验收入库的食材按各自的用途在仓库分类放好，定期检查并登记入册，如有重大损失要上报。

责任制控制成本，在这一环节就是将采购人员的权责明确好，当采购中出现问题便能及时反映及追究责任，采购人员就不敢公然谋私，一定程度上保证食材的质量，有效地控制采购成本。

2.建立采购计划制度。采购部门在将采购任务分配给采购人员时，采购人员必须交出采购预计划书，才有资格获得采购任务。采购计划书经审批通过后，才能正式把采购任务委托给采购人员去完成。采购计划书作为采购人员个人业务的第一份正式文件，要保存下来，并且作为这次采购任务的考核的参考。

3.建立采购评价制度。采购评价包括两部分：一是自我评价，每次任务要填一个任务完成情况自我考评表；二是采购部门对每个人的评价，以及采购部门的整体评价，一个月一次一年还有一次总评。建立评价制度的目的，是要评定业绩、总结经验、纠正缺点及改正工作，同时也是一种监督制度。采购人员本身也要对该项采购任务有一个总结评价。

4.建立请示汇报制度。采购过程中可能会出现一些超出采购人员权限范围的事情，在这种情况下，一定要请示有关主管人员，不能够擅自自作主张。

（四）采购流程的规范化

科学的采购流程，可分为四个方面：（1）提出采购申请；（2）签订合同；（3）购买物品验收入库；（4）结算货款。在采购前要确定适当的采购量，挑选适合本企业的供应商，采购计划的制订要及时，避免采购不及时带来的不必要浪费，通过询价采购、议价采购等方式确定适合的采购价格。

参考文献：

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[责任编辑 陈凤雪]endprint