“归档范围”与“档案收集范围”在丰富和优化馆（室）藏档案资源中的作用辨析

摘 要：从制定主体、基本性质、指向内容三个方面分析，可以看出“归档范围”与“档案收集范围”在丰富和优化馆（室）藏档案资源中各自具有不同的作用；从两者的关系看丰富和优化馆（室）藏档案资源的主要途径并不是对“档案收集范围”的扩大，而是对“归档范围”的完善；“归档范围”与“档案收集范围”是两个既紧密联系又相互作用的组合体。

关键词：归档范围；收集范围；资源建设；作用

黄世喆、归吉官在《档案管理》2014年第2期上发表的《论我国档案收集工作的范围》一文（以下简称“收集范围一文”），看后很有好感。然近日再次读，偶觉该文也是白玉有瑕，如在对“归档范围”与“档案收集范围”及其各自在丰富和优化馆（室）藏档案资源中的作用的论述，确实又具有值得商讨之处，特撰写此文，与之共同探讨。

为了使讨论更有针对性，有必要先来回顾一下“收集范围一文”的主要观点：一是拓展“归档范围”并不能给馆（室）藏档案结构及其整体质量带来根本性的变化。如“无论‘归档范围如何拓展，都无法给档案室室藏档案结构及其整体质量带来根本性的变化。归档文件待挖掘的空间十分狭小，仅限于保存价值较小、保管期限较短的那小部分文件。而且，这部分文件最多只在档案室定期保存10年，更谈不上以后会进入档案馆丰富馆藏资源”。二是档案室的收集范围比“归档范围”更广。如“档案室的收集范围比‘归档范围更广，突破了时间和空间的双重限制。时间上不再拘泥于归档时间的限制，除了定期接收，还有不定期的接收、征集或征购等灵活方式。空间上可以不限于本单位的归档文件，也可以是外单位形成对本单位有查考利用价值的文件，还可以突破档案概念收集历史资料、图书期刊、文物、实物等作为室藏档案资源的重要补充”。三是丰富和优化馆（室）藏档案资源的主要途径是扩大档案收集范围。如“目前存在的主要问题：一是相当一部分涉及民生、关乎百姓利益的档案分散在各类专门、专业档案馆保存，档案聚集程度不高。二是具体到各类档案馆，尤其是国家综合档案馆还存在档案收集范围上的欠缺，档案馆之间档案资源分配不太合理，在一定程度上削弱了国家综合档案馆在国家档案资源体系建设中的主导地位。其实，很多时候倡导的‘扩大档案馆档案收集范围主要是针对国家档案馆来说的，要求国家综合档案馆的收集范围应该更广一些，突出其馆藏综合性”。

如果以上归纳并没有出现大的误差的话，那么我们就可以从以下几个方面来展开讨论：

1 对丰富和优化馆（室）藏档案资源之我见

正像“收集范围一文”在论述自己观点时先要论述“大档案”这个概念提出及其存在着两个方面问题一样，本文在论述“归档范围”与“档案收集范围”在丰富和优化馆（室）藏档案资源中作用时，也必须对“丰富和优化馆（室）藏档案资源”这个问题谈些基本认识，因为这个问题也是本文展开讨论的前提。

目前，档案界大致认为“丰富和优化馆（室）藏档案资源”可以通过以下几个途径来实现：

一是扩大接收范围。如“为进一步丰富和优化馆藏档案信息资源，更好地为自治区的改革开放和经济建设服务，近日，内蒙古党委办公厅、政府办公厅转发了《自治区档案局关于扩大自治区档案馆接收范围的意见》。要求凡目前进馆序列没有列入的自治区直属副厅级以上（含副厅级）单位一律纳入进馆序列。区直机关所属二级单位选择各行业、各领域有代表性的单位纳入进馆序列。自治区所属科研院所、名牌企业、重点建设工程项目单位纳入进馆序列……首次扩大接收范围的单位共78个”。[1]

二是提早接收时间。如有同志早在1994年就针对“《档案馆工作通则》明文规定‘省辖市（盟）县级档案馆接收立档单位保管十年左右的档案”指出：“但在目前我国改革开放日益深入，社会主义市场经济逐步建立的新形势下，已不适应档案工作飞速发展的要求，在一定程度上延滞了档案工作的发展，故有必要对此进行改革。”“缩短接收期限是社会各界对档案馆利用工作的迫切要求，也是档案馆内部自身改革的需要，是大势所需。”[2]

三是整合档案信息资源。如“要突破档案资源建设传统模式，从实际出发，采用现代化手段，对档案实体或档案信息进行科学整合，包括整合同一地区内不同档案机构的档案资源，整合同一系统、不同地区档案机构档案资源，整合不同系统、不同地区档案机构档案资源，促进档案资源配置更加科学合理，为全面实现档案资源社会共享奠定基础，创造条件”。[3]

以上这三种观点中的第一点正好是本文论述所围绕的主要内容，故在后文中再具体论述。对于“提早接收时间”的问题，本人早在2005年就已经提出过自己的观点，认为提前进馆并不可取，因为它面临着诸多问题，当时我在《论档案提前进馆》一文的第三点“档案提前进馆面临的几个问题”中，将其归纳为“法律问题”“档案馆的管理问题”“馆藏档案的质量问题”“机关档案室的建设问题”和“实际利用问题”等五个方面的问题。[4]

对于通过“整合档案信息资源”来丰富馆（室）藏档案资源的问题，在此也有必要稍作探讨。笔者并不赞成通过“整合档案信息资源”的做法来达到丰富和优化馆（室）藏档案资源的认识。因为这事实上已经成了档案馆在接收档案过程中与被接收单位协调未果时采用的一种妥协手段，即凡碰到一些本应列入接收进馆范围的档案，因为形成单位（往往是一些相对比较强势的部门）以不便于日常利用为由而不愿意将档案实体移交进馆时采取的一种变通办法。笔者提出这一基本观点包括了三层含义：一是并不反对以国家综合档案馆为主利用现代化手段，将档案形成单位的电子档案信息一并接收进馆，形成地区档案信息资源中心；二是档案信息资源的整合并不是真正意义上的丰富和优化馆（室）藏档案资源，而只是档案在利用手段上的变革；三是在科技发达的今天，以国家综合档案馆为主所保存的档案实体的主要功能是保存原始记录的原始样式，其根本目的是以备凭证之需。

2 对“归档范围”和“档案收集范围”的认识

2.1制定主体。“归档范围”是由档案形成单位的档案部门制定，并报本单位领导批准施行，而有向综合档案馆移交任务的单位则还需要经上级档案行政管理部门批准后施行。作为制定主体其实是非常明确的，问题是如何制定才能科学、可行，才能完整地保存本单位形成的各种档案？对于这一点在现有的档案学或文书学教材中基本上都没有讲到。教材侧重讲述的是什么样的文件才能进入归档范围，而并没有讲如何制定“归档范围”。所以，在制定“归档范围”中需要本着什么样的指导思想？需要注意些什么问题？这些问题往往阻挠着不少单位的档案部门。国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（以下简称《归档规定》）第十二条提到了“各机关应根据本规定，结合本机关职能和各部门工作实际；编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行”。这里的关键是做到怎样才算达到“结合本机关职能和各部门工作实际”的要求。

“档案收集范围”从其本义出发是由各级档案馆制定的，如何制定？《各级各类档案馆收集档案范围的规定》（以下简称《收集规定》）第一条就指出：“各级各类档案馆要……按照统一规划、分级管理的原则，依法开展档案收集工作，将属于本馆收集范围的具有长久保存价值的档案收集进馆。”原先各综合档案馆都有一个“接收进馆档案名册”，随着2011年11月11日《收集规定》的施行，各地都陆续对原有的“接收进馆档案名册”进行了补充。

2.2 基本性质。“归档范围”是档案形成单位的内部管理制度，它是属于“归档制度”中的一个主要组成部分。就大多数单位而言，对“归档范围”执行具有执行本单位规章制度的意义，只具有单位内部属性。对于凡有进馆任务的单位来讲，则由于其制定的“归档范围”需要报经上级档案行政管理部门批准，所以又具有贯彻上级业务规范意义，具有社会的属性。“档案收集范围”则是一种调整本行政区域档案事务的规范性文件，具有社会的属性，所以它的制定和实施会受到现行法律、法规的规范和保障。如《档案法》第十一条：“机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案”；《档案法实施办法》第二十七条规定的档案违法行为中第二款就是“拒不按照国家规定向国家档案馆移交档案的”。

2.3 指向内容。“归档范围”指向的是本单位年度工作实践过程中可能产生的各种文件材料，所以，往往是在每年初都需要依照当年度的工作、活动计划做出相应的补充和修改，而基本要求就是《归档规定》第一条指出的：“所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用”；第二条“本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录”。列入“归档范围”是告知本单位各部门，说明这些文件、材料需要归档保存，要求各相关人员注意形成和积累。而按照目前档案学理论的认识，此时这些文件、材料还不是档案。

“档案收集范围”指向的是本档案馆应当接收的各单位档案，它的内容相对比较笼统，一般只明确接收单位，及各单位进馆档案的时间跨度和保管期限。时间跨度是根据档案馆的接收频率而变化的，每次都会有具体的一个时间段；至于保管期限则有所不同，按照《档案法实施办法》第十三条规定：“属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满 20 年即向有关的国家档案馆移交；属于县级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满 10 年即向有关的县级国家档案馆移交。”

2.4 “归档范围”和“档案收集范围”的关系。从丰富和优化馆（室）藏档案资源的角度来认识的话，“归档范围”是基础，即只有立档单位依据“归档范围”有效地积累和保存档案，形成丰富的室藏档案资源，才能在日后移交进馆时成为丰富馆藏的有效成分。“档案收集范围”是组织馆藏的手段，即只有通过各级档案馆依据接收范围，有效地开展档案接收工作，才能为国家积累档案财富，使得档案馆真正成为永久保存档案史料的基地。

3 丰富和优化馆（室）藏档案资源的主要途径是完善“归档范围”

“收集范围一文”认为：“通过上述分析发现，无论‘归档范围如何拓展，都无法给档案室室藏档案结构及其整体质量带来根本性的变化。”“总之，试图通过拓展‘归档范围来丰富和优化室藏档案资源的做法，其作用非常有限，也很难有成效。”其实通过本文第二点的分析不难看出，丰富和优化馆（室）藏档案资源的真正途径只能是完善“归档范围”，而并不是“档案收集范围”的扩大。

3.1 “归档范围”只能完善而无法扩大。“收集范围一文”认为：“从实践层面上看，就一个单位而言，拓展‘归档范围可以有两种途径：一是将处于归档范围边界之间徘徊的文件列入归档范围。”（这里的“处于归档范围边界之间徘徊的文件”是什么？作者没有举例详述，让人难猜。）又如：“对处在模糊地带的文件，可以这么处置，只要具有一定保存价值的文件，不管其保存价值大小，保管期限长短，均应当列入归档范围。这是拓展‘归档范围最有效、最直观的方法，因为‘归档范围的外围得到了适当扩大。”

其实“归档范围”是不能随意扩大的，我们要求各立档单位每年年初要对文件材料归档范围进行必要补充、修改和完善，要求依照当年的主要工作和重要活动，在原有基础上做出相应补充和调整。随着年度工作计划在实施过程中出现的变化，形成的归档材料会相应发生变化，此时需要在主要依据“归档范围”的前提下适当增加归档内容，而这种做法一般也不会视作是扩大归档范围。“扩大”一词的基本含义是“使范围、规模等增大”“放大范围”。所以“归档范围”并不存在扩大的问题，而只能是如何根据变化了的实际情况对其进行必要的补充和完善，因为你再扩大也不能扩大到本机关“工作活动过程”之外。

3.2 对“归档范围”中扩大内容的论述是对原有做法的复述而并非真正的扩大。“收集范围一文”指出：“倘若想在现有的‘归档范围内寻求归档文件数量的增长、规模的扩大，只能多归档一些以往我们通常所忽视的具有一定保存价值，但又达不到3年、5年或10年等定期保存的文件，确保此类文件全部归档。”这个其实并不是扩大，而是本应为之。如“外单位形成对本单位有查考利用价值的文件”在《归档规定》第三条第三项就有规定：“本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料。”至于该规定第六条关于“定期一般分为30年、10年”的规定，也并不是说只需要保存10年以下的文件材料就不是档案，就不用归档保存。恰恰相反，如果这些文件不列入归档范围的话，那正说明他们的归档范围制定得还不够完整。

3.3 对“档案收集范围”的扩大难度较大。一方面，各级档案馆的“档案收集范围”是协调社会事务的规范性文件，其制定时必须依据《档案法》《档案法实施办法》，本行政区域所在的省、自治区、直辖市的档案管理法规，以及《档案馆工作通则》和《收集规定》，自由度较小，即并不是档案馆想要接收什么档案就可以自由确定收集范围的。另一方面，由于从归档到接收进馆存在10年的时间差，所以在实际操作上，对于接收范围扩大之日前的档案资源难以形成有效的控制。容我们细想一下，这些扩大了的收集范围如何才能得以落到实处？还不得依靠这些单位在日常的归档工作中依据制定合理并经批准的“归档范围”认真做好归档工作吗？没有了这个前提，到进馆时再临渴掘井，那恐怕就会悔之晚矣。

3.4 从“归档范围”与“档案收集范围”的关系来看，丰富和优化馆（室）藏档案资源的主要途径是对“归档范围”的完善。首先，从丰富档案信息资源的整个过程来看，“归档范围”在前，它是整个丰富档案信息资源过程的基础，不能很好地把好进口关，各档案形成单位就难以积累齐全完整的档案，自然到若干年后向档案馆移交的档案也就无法全面反映本单位历史面貌。其次，从实践来看，我们各级国家综合档案馆（以区、县档案馆为例）之所以一直在叫要依照“建立覆盖人民群众的档案信息资源”的总体要求来加强档案资源体系建设，而馆藏档案资源却一直没有能够得到很好的改善，根本原因就在于列入收集范围的档案室没有很好地把好进口关。如民政部门婚姻登记管理所、文广系统文化执法大队、劳动人事部门劳动仲裁和人才交流中心，以及各乡镇下属的土地所、社会事务受理中心等大量党政机关下属机构形成关乎民生的档案并没有列入机关档案室归档范围，于是这些机构形成的档案中对国家和社会有保存价值的部分，由于未及时进入本机关档案室而使得在区、县档案馆到期接收档案时根本就不可能接收进馆。

由此可以看出，没有“归档范围”的完善和有效执行这个基础，档案的收集工作就会成为无源之水。当然，即使有了相对完整的“归档范围”，形成了丰富的档案资源，但没有有效的档案收集工作，同样也还是难以形成丰富的馆藏档案资源。所以，“归档范围”与“档案收集范围”在丰富和优化馆（室）藏档案资源中是两个既紧密联系又相互作用的组合体。

参考文献：

[1] 自治区档案馆扩大档案接收范围[J].档案与社会.2002（2）.54.

[2] 崔隆平、向昌庆.市县档案馆接收档案期限的改革势在必行.[J].档案与建设，1994（3） .30.

[3] 杨冬权.在2009年全国档案工作会议上的讲话[J].中国档案，2010（1）.21.

[4] 严永官.论档案提前进馆[J].中国档案，2005（4）.52.

（作者单位：上海市奉贤区档案馆 来稿日期：2014-12-18）