检察档案信息资源建设与开发利用

赵刚　王梦

摘 要 检察档案基础工作需要打造档案科技高地、资源高地和人才高地，而做好档案信息资源建设与开发利用又是不可忽略的方面。检察档案要做好组织和人才建设，加大信息化软硬件的投入，注重开发利用来实现检察工作的科学发展。

关键词 检察档案 资源建设 信息开发

作者简介：赵刚、王梦，天津市滨海新区大港人民检察院。

中图分类号：D926.3 文献标识码：A DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2016.11.386

笔者以D基层院档案工作为样本，结合检察档案的特点就如何加强信息资源建设与开发利用略陈管见，仅与同仁交流。

一、D基层院档案信息资源建设与开发利用情况

D基层检察院1979年建院，1980年建立档案室，30年来档案的种类从单一门类发展到七大门类（诉讼档案、文书档案、会计档案、技术档案、声像档案、实物档案、基建档案），在T市各基层检察院中，室藏档案数量属于中等水平，包括文书档案1730册，3704件；诉讼档案64154册；设备39件；照片1118张、底片215张；声像116盒；光盘60张；锦旗、证书、奖杯永久135件、长期191件、短期69件；会计档案，15年的凭证1309册、5年的帐簿57件、15年的帐簿115册、25年的帐簿106册、永久的帐簿46册。2004年开始，D院提出了由“档案管理”向“管理档案”的转变，注重档案信息资源建设与开发利用，提出要把死档案变成活档案。2005年开始对室藏档案进行全文全宗数字化加工，为此加大了档案设备硬件的投入，先后购买了档案专用服务器、计算机、便携式刻录机、数码相机、扫描仪、防磁柜、密集架、音像档案柜等设备，对传统档案室进行现代化改造，还增设了实物库、音像资料库、荣誉室和电子阅览室等档案库房，具体档案库房管理上，D院严格做到防盗、防火、防光、防潮、防尘、防高温、防虫、防鼠等“八防”要求（电子档案需防磁）。库房内不得吸烟，严禁将易燃、易爆物品带入库房；库房要保持清洁卫生，不得堆放食品和杂物；定期检查并记录库房温湿度，控制库房温湿度，温度保持在14℃-24℃，湿度保持在45%-60%之间；库房内实体档案上架排列，存放整齐、有序，并定期对室藏档案保管情况进行检查，以便发现问题及时处理。在软件投入上实现了查询系统、统计系统和库存管理系统的有机统一，实现了文书和诉讼档案管理的专业录入，数字化覆盖率达到100%，全部由专门软件进行电子化管理和档案信息共享。D基层院检察档案工作在软硬件建设的基础上加快推进档案信息化建设，增强档案资源开发利用效能，取得了明显成效，档案目标管理达省部级AAA级认证，连续六年被评定为优秀级次，专职档案员多次被评为档案系统先进个人。

二、D基层院档案信息资源建设与开发利用经验总结

总结D基层检察院档案信息资源建设与开发利用经验：一是健全检察档案领导机构，加强组织建设。院领导班子从“检察档案工作事关检察事业发展”的高度，将档案管理工作放在重要工作议程上，专门成立了由检察院任组长，分管检察长任副组长、各科室负责人为成员的档案工作领导小组的档案工作领导小组，办公室主任为领导小组秘书长，确定了1名办公室档案员专职从事档案管理，并明确各内设机构内勤为兼职档案员。形成了领导小组抓整体组织协调、各内设机构负责具体落实、专职档案管理员履行指导督促职责，兼职档案员参与配合的工作格局和工作机制，为档案信息化建设提供了坚实的组织保障和工作机制保障。院领导认识到信息时代的专兼职档案员不应再是传统的档案资料的收集员、整理员和保管员，而是能充分开发和利用档案资源为检察事业发展提供最有价值的信息开发人员。专兼职档案员尽管不直接参与执法办案，但如果不熟悉办案流程和相应的法规，就不可能真正地开展档案工作。为此D院特别加强了对专兼职档案员基本业务技能的培训，每年年初就进行档案规范化工作标准的培训，培训的重点是让档案人员熟悉自己的工作流程，对每个环节的工作标准做到熟知，达到“一熟，两懂”（熟悉档案人员职责、懂检察业务、懂办案程序）的标准。领导重视，人员素质通过培训得以提高，树立了信息理念、发展理念、开发理念等档案先进管理理念，在工作方式上实现了由被动收管到主动服务的重大转变，主动提供档案为检察工作的发展服务。

二是完善档案管理和开发利用的规章制度，提升档案工作规范化水平。D院借鉴ISO管理标准于2007年启动了规范化管理活动，2008年被高检院列为全国检察机关第二批规范化管理试点单位，到2010年，经过近4年的运行将综合工作和业务工作统一纳入到规范化管理体系中去。在档案工作上，将各项档案管理制度予以整合，制定了《检察档案工作规程》、《检察档案工作标准》和《检察档案工作考评标准》。规范化体系文件中对立卷、归档、著录、借阅、销毁、利用、保密等各个环节都作了严格的规定，对违反规定造成档案资料遗失等情况制定了相应的惩戒措施。同时通过坚持每季度听取档案工作情况汇报、每半年督促检查一次档案工作、每年申请辖区档案局进行一次检查验收等措施，形成科学动态的长效管理机制。

三是注重检察档案信息资源建设，提高数字化管理水平。D院2004年以前是把检察档案当作收藏品，每年只是按规定收藏、整理、归档，之后就束之高阁，充其量是坐等查阅。随着信息社会的飞速发展，这种单纯的收集、存放式的档案工作方式已经不适应不断发展的档案数字化和集中开发利用的要求。2004年D院通过学习档案工作有关规定认识到信息化和数字化是档案工作的发展趋势，档案要最大限度地开发利用，档案信息资源要为检察工作发展提供有效服务，只有充分挖掘档案的潜在信息资源价值才能创造其最大的使用价值。2004年开始D院加大档案信息化建设力度，将1979年恢复建院以来档案目录全部计算机录入，对其中的诉讼档案全部实现数字化全覆盖和数字化管理。同时加大检索数据库建设：通过汇编资料，实现方便的整体检索。D院档案科先后汇编资料10余种，其中全院的制度汇编、人大报告汇编、基础数字汇编成为编史修志、文字综合、干部管理等工作最方便的全面的参考资料；运用档案软件，实现快捷的微机检索。为解决传统查卷一页页、一本本翻档案目录，特别是有效解决办案人员变动多、案件时间跨越大等查阅案卷浪费人力、耗费时间、效率低下的问题，在B院档案室开展了机读目录检索，查阅案卷只需敲入相关犯罪嫌疑人的名字就可以找出不同年度、不同部门形成的全部案卷。现在从提出查阅案卷内容到微机检索，再到拿到案卷，每次最多不超过2分钟，大大提高了工作效率。依托局域网络，实现高效的联机检索。目前我们依托局域网已经实现了档案目录联机检索，我院局域网内的任何一台微机只要被档案室授权，就可以在网内进行档案目录检索，打一个电话就可以完成查档工作。同时通过特别授权可以进入全文检索和查阅系统，详细浏览相关诉讼档案具体内容。

四是实现档案资源综合利用，促进检察工作科学发展。在日常档案管理工作中，档案室紧紧围绕为检察工作大局服务这个中心，积极探索创新服务思路，注重开发利用档案的历史价值、资料价值，充分发挥档案的证据作用，推动检察档案工作的持续深入发展。在管理好档案和确保档案安全的前提下，严格履行档案借阅审批手续，积极为司法机关、案件当事人、各级各类利用档案信息广开方便之门，为司法机关办理案件，为律师参与诉讼，为人民群众依法行使权利，发挥了积极的作用，充分体现档案为检察工作服务的重要作用： 2009年初，D院为进行边区未成年人保护的调研，查阅未成年人案卷120多宗，通过阅卷发现其中近过半数没有对被告人进行可以委托法定代理人旁听审讯的通知书，针对这种违法《未成年人保护法》相关条件，漠视被告人诉讼权利的问题，D院及时出台规定，要求保护被告人的法定代理人的在场权。同时积极与公安机关、审判机关协调并报辖区政法委同意，在侦查和审判环节也建立了告知制度。相关档案为维护当事人合法权益提供了基础资料，保护未成年人的合法权益，维护了法律尊严；为充分发挥检察机关法律监督职能作用提供服务。2008年至2009年D院以档案抽查的方式开展案件质量评查，发现案卷中存在的文书填写不全、权利告知材料不全、案件审查报告缺乏说理性等不合格项，并有针对性地要求整改，促进了办案制度的完善。同时近5年来D院档案室共接受取保候审、刑讯逼供和人大评议检察机关等调阅案卷1000余卷（次），为各项工作的顺利进行提供了必要的依据，发挥了档案的应有作用；2008年，D院档案室以该院搬入新办公大楼为契机，建议院领导改造了荣誉室和电子阅览室，把能够收集到的音像资料、老照片、所获得的荣誉证书、奖状、奖杯等照片档案和实物档案按时代发展提供给政治处，并按大事记编排了我院简史，使之成为我院干警和其他兄弟院参加的展示基地，同时这些荣誉真实地反映了检察干警吃苦耐劳、爱岗敬业、勇于拼搏的感人事迹。让新进检察干警参观，进行检察传统教育，能够帮助他们树立爱岗敬业的朴素观念，使他们积极愉快地投身检察事业，为检察事业发展注入新的力量。

同时，检察工作的开展并不是一帆风顺的，其间的曲折和挫折在所难免。经历的曲折、遭受的挫折都不同程度反映在检察档案中，昭示着后人去汲取、去总结，以便在未来的检察工作中去克服、去避免。电子阅览室中的共享档案主要是我院几代检察官的办案笔记及一些可公开的办案资料，这些档案全部公开，可以让新进检察干警尽快获得前人的经验，为检察工作的深入开展提供经验支持；编写各种史志提供服务。我院充分发挥档案的作用，为编写各种年鉴、院志等史志材料提供服务。档案室曾经于1989年为编写《天津通志-检察志》的编写提供了大量档案材料。2010年，D院根据市院要求续修1990年至2005年《检察志》，为了充分展现检察院16年来的历史和工作成绩，使档案发挥它特有的价值，档案部门积极提供了上千卷（件）档案，并严格区分保密文件、案卷，告知检察志编纂人员，哪些内容可以使用，哪些内容不能使用，档案室通过开发利用档案的史料价值，在编史修志工作中充分发挥了档案的证据作用；加强了编研工作，方便广大干警根据档案内容进行有针对性的调查研究，不断探索在检察工作中存在的新情况、新问题，总结新经验，发现新规律，制定新办法。D院每年都要批捕、起诉400多件案件，通过对这些案件形成的档案材料进行整体分析研究，可以清晰地发现各种犯罪形成的原因、特点，进而有针对性提出预防对策。近10年来，D院干警通过阅卷档案的方式开展调查研究，撰写调研文章600余篇，其中200篇以上被市级以上刊物转载或被区级以上领导批示；为普法、法学教育提供具体素材。普法、法学教育都不是简单的法律条文和法学理论的说教，其中大量生动而形象的事例都来自司法实践。这些事例都需要通过检察档案保存的资料来总结、提炼，使之满足普法教育的需要，进一步增强普法教育的生动性，使人们通过具体事例了解法律、理解法律、掌握法律。D院档案室将建院以来的所有检委会讨论的案例、记录和全部的自侦案件按年度进行了文件汇编，装订成册，为预防科进行犯罪预防编写了4册预防犯罪讲义，50余万字。其中大量生动而形象的案例都是在检察档案保存的资料结合法制宣讲的特点由档案室精心编研完成的，在预防犯罪工作中发挥了基础资料的作用。

参考文献：

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[4]陈亚东.浅析如何加强检察档案工作——以武胜县人民检察院为视角.武胜县人民检察院网站.http：//www.wsjcy.gov.cn/jcinfo/jcdy/检察调20091115/120815.shtml.

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