高校学籍档案翻译过程的服务性思考

庞莉

伴随着国与国之间文化交流的日益广泛，外国企业进军国内市场以及中国留学生源源不断地输送到国外深造留学的步伐也越来越快，如何提高高校学生成绩档案翻译利用工作质量，建立和创新学籍档案利用和翻译机制成为高校档案工作亟待解决的新问题。

1 高校学籍档案翻译过程概述

学籍档案涉及众多学生的方方面面，查档涉及面广泛，数量频繁，除了学校的教学管理、教学评估、后勤服务、学生思想工作外，它还适用于社会。如，因出国留学，需提供各科学业成绩和有关证明情况；因落实政策、提职调级、晋升职称、毕业证件丢失，需出具学历证明；依据档案材料撰写专门文章和著作，编写校史、学院概况、个人简历或函复查询等。

学籍档案为学生和校友移民、留学和深造服务，主要是为需要移民、留学的毕业生、在校生提供中、英文成绩单，中、英文的学历学位证明，高考成绩证明等档案资料。随着留学生和移民以及在外企工作人员的逐渐增多，使得海外就业的人员来校提取学习成绩单、学历学位等证明的人数也不断增加。具体来说，移民人群对学籍档案的需求主要是因为他们在海外工作时需要提供大学本科或研究生阶段的学习成绩、毕业证书、学位证书的中、英文证明。留学人群对学籍档案的需求，主要是满足其申请国外大学时所需要的高考成绩，大学本科或研究生阶段的中、英文学习成绩，毕业证明，学位证明等中、英文档案资料。外企对学籍档案的需求，主要是为了对员工在校期间的各种情况的真实了解以及考核员工是否能够应对将要承担的工作，用来作为员工进入公司的重要考察手段。以陕西师范大学为例，每年出国留学和深造的在校学生和需要办理移民等事宜的毕业校友总计已超过300人次，且在不断递增，因此，学籍档案的翻译在档案利用中异常重要。

在学生成绩翻译过程中难免会出现翻译不准确、不明了的问题，在中英文成绩对照以及翻译流程，学生成绩管理中都会呈现或多或少问题，为解决这些问题，首先要建立健全学生成绩管理的机制。加强管理、确保成绩档案真实性是提高利用工作质量关键，确保档案材料真实性是档案利用工作的灵魂。而学生既可以从档案馆又可以从教务处或所在院系得到成绩单，档案的真实性、翻译的准确性就难以得到保障。因此，加强管理、确保成绩档案的真实性是非常严肃而重要的。要做到这一点，必须加强以下几个环节的工作：

第一，归口管理，档案把关最重要。各高校应明确规定包括学生成绩在内的所有学籍证明材料都由学校档案馆归口管理和提供利用，并且经校办盖章后才能对外出示。如果是未毕业的学生，材料还未归档，可以先由相关院系提供材料，学校档案馆临时保存，并根据这份材料提供中英文证明材料，这样便保证了材料出口的唯一性和提供利用工作的统一管理。

第二，责任到人，建立健全监督机制。高校档案馆可以采取按收集、整理、录入、利用等不同工作内容来编岗，每个人负责自己岗位的事情，流水作业，先由一同志调卷后再由另一同志翻译制作成绩单，最后由成绩单管理负责人审核签字用印，从而实现多岗位参与，相互监督把关，这就杜绝了证明材料制作过程中失真的可能。

第三，统一格式，规范管理，注重高校形象。高校档案管理部门在提供学生成绩档案利用过程中，应对所有出示的证明材料采用统一的格式，并且制作采用印有校徽标志的专用纸张、信封。所有的证明材料都须使用专用纸张印制，并用专用的信封封口后再盖上封口章，才能出馆，规范的管理无疑也是高校形象的象征。

第四，严格验证，如实答复。由于当前在学生成绩证明方面造假的风气较盛，因此国外常常将一些学生的成绩单进行真伪验证，发函或成绩证明材料返回教育部或者学生所在高校进行成绩单学历证明的真伪验证，因此，学校档案馆应通过专人认真查证后，给予信函答复。如果对方提供了E-mail地址，亦可以通过网上回复，并加上电子编号与签名，以保证回复的真实性。验证环节至关重要，如实回复也彰显了档案的材料的严肃性。

其次，学生成绩翻译的准确性和真实性在学籍档案利用中也是重中之重。为了使学籍档案的翻译更加规范化，做好以下几点至关重要：（1）建立课程翻译系统是提高利用工作效率的有效手段。档案馆可建立学校教务处课程中文库的英文对照库。这样可以更全面更高效地提供翻译服务。（2）准确、地道的外语翻译是确保利用工作质量的重要前提。英文的准确地道不但代表了学校还代表国家的形象。因此，查看国外的课程设置，力求翻译更加地道。（3）建立课程说明库。

2 面向对象的学籍档案翻译服务机制的建立

2.1 建立学籍档案翻译系统。学生学籍档案系统的主要功能模块应包括学籍材料翻译、翻译记录查询、翻译词汇管理、系统管理维护。学籍材料翻译模块能对学生的类别和成绩数据存在的形式进行即时的著录和自动导入，并进行自动数据分析。而与现有教务管理系统的学生成绩数据、学校开设课程数据库进行共享，直接导入教务系统的数据，因而自动翻译是该系统重点解决的问题。翻译记录查询模块能提供按院系、专业、姓名、时间自动排序和关键词检索的功能。对于查询结果，系统还可以进行查看、修改和删除，并能对某一门中文课程的英文翻译进行在线查询，实现了一个课程在线翻译的功能。翻译词汇管理模块能对课程中文名称对应的英文翻译、中英文课程说明等进行管理，特别是在一门课程中文对应几种翻译形式的情况下，能进行自动选择。系统管理维护模块能提供完全和存在权限控制，包括用户管理、权限管理和日志管理以及系统各种参数的设置等功能，如能在后台进行系统功能实现的算法修改，也是此翻译系统实现的突破性进展。采用课程翻译系统以后，将大大提高成绩档案翻译利用工作的效率和准确率。具体来说，浏览器/服务器（B/S）结构作为客户机/服务器（C/S）的替代技术已经成为目前各类网络管理系统的主流技术。本系统正是基于浏览器/服务器（B/S）结构，不需要安装客户端，具有易安装、易维护、易操作的特点。服务器要求安装windows2000server或者windows2003server，使用IIS服务器，安装Excel组件、Access数据库。系统采用模板定制技术，可以实现对不同高校、不同学院的各种不同规则的成绩单、毕业证、学位证的生成等。模板文件格式可由用户自行定制。模板与系统实现对接，中文课程添加翻译后可直接生成英文模板的课程翻译。以陕西师范大学研究生成绩单为例，英文成绩单模板如下：

2.2 模拟学籍档案翻译流程。建立学生成绩档案翻译系统后，将其植入学校档案馆网站，并向全校学生进行宣传成绩翻译系统的可行性及重要性，并在网站中详细解释该系统的操作流程，如下：（1）学生及校友与档案馆联系，提取中文成绩表。（2）登录档案馆网站，点击成绩翻译系统链接；点击学生登录；注册用户名（学生姓名）、密码。该系统采用实名制注册，用户名一栏务必填写真实姓名；登录翻译系统。（3）点击左侧基本设置中的信息修改项，输入个人相关信息（基本信息将出现在成绩单上，请务必认真填写），点击“确认修改”按钮。（4）点击左侧“成绩管理”按钮，对照中文成绩表，按照系统说明输入课程、学分、分数。请务必真实填写，并将其保存。以陕西师范大学翻译工作为例，具体见以下流程图：

以上个人翻译流程操作完成后，用户可携带相关证件到档案馆提取成绩单打印件（加盖档案馆证明专用章），档案馆专门负责人将对中英文成绩单做最终的校对与审核。

2.3 学籍档案翻译系统的服务性优势。首先，学籍档案翻译系统实现了异地翻译的功能，故出具学籍证明、翻译成绩及毕业证书和学位证书方便快捷。以往办理这种翻译和证明需要花费大量的时间，现在只需要很少的时间，既快又准，大大提高了办事效率，方便了利用者。其次，利用成绩翻译系统能直截了当地了解学校毕业生的基本情况，就如同建立了学校的学生基本情况数据库，学校档案部门可以通过它为用人单位查实毕业生的信息，进行学历鉴定。最后，为历届毕业生提供毕业成绩中文件，减少对档案原件损害。如果通过该系统的学生基本情况数据库，调出并打印学生在校期间的学习成绩，加盖档案部门公章，同样可起到凭据作用，还可延长档案原件使用年限。

3 加强学籍档案翻译利用的服务性措施

3.1 统一管理，健全学籍档案管理网络。各高校应明确规定包括学生成绩在内的所有学籍证明材料都由学校档案馆归口管理和提供利用，且经校办盖章后才能对外出示，保证了材料出口的唯一性和提供利用工作的统一管理。学籍管理是高校教学工作管理的重要组成部分，学籍档案质量直接反映了学校管理水平，而且在新形势下，尊重知识、看重文凭、查阅学籍档案已成为信用用人的最基本手段，必须严格管理。领导重视是学籍档案规范化管理的关键，特别是各级学籍管理人员，都必须提高对学籍档案重要性的认识。健全档案网络是做好学籍档案工作的重要措施，要理顺学籍档案的管理体制，进一步明确学生处、教务处、各系等作为学籍档案形成部门的工作职责，将这些分散部门形成的学籍材料集中起来，由学校档案管理部门统一管理。最后，由各部门兼职档案员定期整理、编目，向档案部门移交，并办理移交手续。

3.2 完善监督，确保学籍档案的真实性。确保档案的真实性是档案管理工作的重中之重。如果学籍档案管理过于分散，申请出国留学的用户既能够从档案馆查阅，又可以从网络上或是学院里拿到学籍材料的话，那么档案的真实性和权威性、翻译的准确性就不能得到保障。因此，毕业生学籍，应以高校档案馆存档的学籍记录为准；在读生学籍，以所在院系出具并盖章的打印件为准，由档案馆暂存并翻译，以备查询。

3.3 规范流程，提高学籍档案翻译的标准化。早前出国的学生，其所修课程成绩大都是自行翻译，等翻译好后再把翻译件核查盖章。在没有统一标准情况下翻译出的学籍，在申请人申请出国时，其真实性可能就会遭到质疑，从而影响到国外机构对当事人的客观评价，同时也会影响国内高校的声誉和形象。因此，学籍应由高校档案馆按照标准统一翻译，规范翻译流程，提高翻译的标准化，并使用印有学校校徽和相关信息的专用标准信纸与信笺，密封后加盖封口章，以此显示所出具的学生成绩的公正性与正确性。

（作者单位：陕西师范大学 来稿日期：2014-12-17）