档案信息化管理探析

季宁

摘 要：档案是人们获取信息的重要来源，在人们的日常生活中所起到的作用是显而易见的。随着社会的发展，传统的档案管理模式已经无法与信息时代相适应了，所以档案信息化管理应运而生，是档案管理的未来发展方向。文章对档案信息化管理的相关问题进行了重点分析，以期为档案信息化管理工作提供帮助。

关键词：档案信息化；管理；有利条件；注意问题

1 档案信息化的概念

档案信息化是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，将信息技术融入到档案管理中，进而对档案信息资源进行管理并提供服务。（1）实现档案信息的数字化和网络化；（2）实现档案信息接收传递存储和提供利用的一体化；（3）实现档案信息高度共享；（4）改进档案管理的工作模式。总而言之，档案信息化管理是未来档案工作的发展趋势，值得进一步的研究和探讨。

2 档案信息化管理的必要性

档案具有历史性和长期性，在保存的过程中，需要特别注意周围的环境，因为如果不小心纸质文档就会受到各种灾害的侵袭，严重的情况可能造成档案的损毁，所带来的经济损失是难以估量的，我国每年用于档案的管理费用数字大的惊人。另外，反复查阅档案也会很容易造成原件的损坏或丢失，这些都加大了档案管理上的难度系数。电子文档可以有效的解决这一难题，所以信息化的档案管理模式是大势所趋，是信息时代发展的必然产物。

3 档案信息化建设的有利条件

（1）档案信息化在我国已经经历了一段时间，有关的档案管理工作所积累的经验可谓是很多的，对档案信息化理论建设的目标、任务、原则、途径和方法、信息系统的技术标准规范已经比较明确了。尤其是随着我国信息化工作的逐步深入，对档案信息化建设的发展方向有关部门已经很明确了，这样就比较容易建立科学、合理、务实、完善的档案信息化理论体系。

（2）经过长时间的发展，我国的档案信息化建设取得了长足的进步，在档案信息技术推广和应用上表现得尤为突出，不但获得了一定经验基础，一些既具有理论基础又具有实践经验的档案信息化建设专门人才也在此基础上脱颖而出。这样一来档案工作人员的素质有了整体性的提升，档案信息化理论体系所需要的人才已经有所储备。

（3）伴随着社会的发展和信息技术的全面普及，人们对档案信息的需求量和利用率上是不断攀升的趋势，如此看来档案信息化理论体系建设还是有一定的上升空间的，体系建设的愿望也是比较迫切的。另外，我国也在积极发展电子政务行业，这也在一定程度上为档案信息化理论体系建设提供了比较广阔的发展前景。

（4）在社会不断发展社会背景下，旧有的档案管理和利用上已经不能适应时代的发展要求了，必须将档案信息服务的观念做根本性的调整，还要提高档案馆开展社会公共服务的能力。所以各级档案馆应加大档案信息资源开发的利用率，并且要不断扩大档案信息的服务渠道，使方式更为灵活、手段更為多样、系统更加全面，只有这种全新的服务模式，档案信息化的发展才能更加长久稳定。

（5）信息时代使得全世界的联系更加紧密，这也为档案信息化的建设提供了很好的交流平台，我们可以积极借鉴发达国家比较经验教训，以便更好的发展我国的档案信息化建设。

4 档案信息化管理的内容

（1）积极完善有关的政策措施，给予信息化建设最大的支撑。制定政策的工作人员应具体问题具体分析，先要对原有的政策法规进行研究，再以实际情况进行有效补充，来进行档案信息化建设的政策法规体系的相关完善，以便保证信息化建设的稳步推进。

（2）建立档案信息化建设的工作机构和宣传工作。在档案信息化建设的具体实施过程中是需要一定的工作机构完成的，所以建立相关的工作机构在档案信息化建设中是必要的也是必须的。宣传也是有效推进我国档案信息化建设的重要力量，总而言之将工作机构和宣传工作行之有效的开展起来，有利于档案信息化管理工作。

（3）加大资金的投入力度。信息化建设所包括的范围是比较广泛的，需要多方面通力配合，这就需要经费的支出，我国现阶段的信息化建设的资金缺口还是比较大的，所以各级政府应该重视档案工作信息化建设，不断加大对其的投入力度，积极支持其建设。

（4）设计总体方案，制订发展规划，从总体上保障信息化建设的顺利进行。有总体方案，档案工作信息化建设的各项工作才能有条不紊的展开。其几乎涵盖了档案信息化建设的全部内容，都是保证档案工作信息化建设顺利开展的前提和基础。

5 档案信息化管理应注意的几个问题

5.1 档案信息的分类管理

档案本身具有一定的保密性，不是所有的人都可以对所有信息进行查询。所以，档案管理时，工作人员要特别注意档案的级别，只有具备了一定资格的人才能对相关的档案信息进行查阅，这样做也是为了有效防止档案的泄露。

5.2 档案信息的规范化管理

档案的信息所涵盖的内容是十分广泛的，想要使使用者方便、快捷、准确地查找到符合身份要求的档案信息，档案信息的规范化管理的重要性就得以很好的体现。如声音、图像、视频等资料是直接放在档案数据中还是以OLE形势存在？档案使用者只能浏览这些信息还是允许下载使用这些信息？这些都要相关人员制定一个比较统一规范的标准，进而更好的推进档案信息的规范化管理。

5.3 档案信息的安全性管理

计算机的发展过程中，不安全因素也越来越多，所以信息的安全性是值得注意的大事，未经批准开放的档案和档案信息不能出现在网上。安全措施有防火墙、路由器和使用者身份鉴别等技术，这些都是比较常规的措施，而对于那些比较重要的档案信息就要格外小心，双备份、自恢复技术和信息加密存储等技术是不错的选择，这样就算是有病毒和黑客的入侵，档案信息系统也不会全面瘫痪。即使信息泄密，不法分子也会因为无法解密信息而无计可施，进而使档案信息没有被泄密，档案信息还可以正常运行。

5.4 档案信息管理人员的管理

档案信息化水平与管理人员的素质高低有着直接关系，应重视和培养。要有针对性地对他们进行政治思想教育，培养其责任感和使命感，定期的组织档案信息人员进行相关的业务培训，主要有计算机应用基础知识、数字化技术知识、现代管理技术知识等方面，努力培养出既具有理论基础和具有实践经验的档案信息化管理的专业人才。

6 结束语

通过文章的分析使我们了解到档案信息化已经是档案管理发展的必然趋势，也是电子政务壮大起来对档案工作的必然要求所在，这是无法改变的事实，面对这样的发展趋势，相关人员必须有一个比较清醒的认识。总之在未来的档案信息化管理中既有挑战也有机遇，但机遇是大于挑战的，针对这一点我们应该有充分的信心。虽然现阶段我国的档案信息化建设还处于初级阶段，还有很长的路要走，未来也会有很多的困难，面对它们，档案工作者首先应有一个准备，无论是心理上的还是工作中的，然后本着认真负责的工作作风，任何问题就可以迎刃而解了。我们完全有理由相信我国的档案信息化管理将会稳步推进，会有越来越好的发展，前景广阔。

参考文献

[1]周晓英.档案信息论[M].北京：中国人民大学出版社，2000.

[2]谢玉心.档案信息化管理[J].广东建材，2010，1.

[3]高全忠.档案信息化建设的发展趋势[J].兰台世界，2004，4.

[4]张照余.档案信息网络化建设研究[M].中国档案出版社，2001.

[5]李春玲.论档案信息化管理[J].机电兵船档案，2010，3.