浅析ERP系统与财务管理标准化

陈殿库

湖北化肥分公司财务处 湖北 宜昌 443200

浅析ERP系统与财务管理标准化

陈殿库

湖北化肥分公司财务处 湖北 宜昌 443200

ERP系统,即企业资源规划系统,是一种直接服务于企业的生产经营和管理的应用系统。在ERP系统里,财务管理始终是核心的模块和职能。财务管理的标准化,是指将公司财务的整个过程及产生的财务信息进行规范,在符合企业会计准则和企业会计制度的前提下,形成具有自身特点的标准财务管理模式。因为ERP系统的两大特点集成化与标准化,正契合了财务管理标准化的要求,促进了财务管理的标准化进程。

ERP 财务管理 标准化

“Enterprise Resource Planning”——企业资源计划,ERP是一套现代化的企业管理理念。ERP系统是基于ERP企业管理理念上的高度集成化的计算机信息系统,帮助企业实现自动化的新型企业管理模式。ERP软件,即企业资源规划软件,是一种直接服务于企业的生产经营和管理的应用软件。它是一种运用了当今先进的信息技术如数据库/数据仓库技术、网络技术和INTERNET技术,在MRPII系统的基础上发展起来的,集企业的供应链管理、财务管理和生产制造管理等功能于一身的高度集成的计算机管理信息系统。现代公司财务信息化进程经历第一阶段财务电算化时,ERP系统应运而生。在第二阶段网络化阶段,互联网的普及使信息从数量到速度充分发展。公司跨地区的信息共享需求在充分性和及时性上得到了极大的满足。但同时,由于财务的非标准化,使充分、及时获得的信息,在有效性和可比性上都比较差。由此。影响了公司对自身财务状况和经营成果的评价,影响公司计划决策和控制。另外非单体公司的出现加快财务信息标准化的进程。公司要提高自身在市场上的竞争力,就要提高整体的实力。在资本积累阶段,公司通过成立分公司、子公司或收购兼并外部甚至国外公司。实现由单体公司向非单体公司的转化,使经营规模不断扩张。这是—种快速提高企业市场覆盖面和生产能力的方法,提高公司的整体竞争实力。相对单体公司,非单体公司的最大特点就是包含—个或—个以上的分公司或子公司。正是由于非单体公司的出现,产生了对财务信息标准化的需求。可以设想,如果各个分公司或者子公司分别采用不同的财务核算,同样的经济业务在不同的公司采用不同的记录和处理方法,由此为基础汇总的数据必将因为失去可比性、真实性而导致失效,虽然各个单体的会计系统是规范的,严谨的,但是各个单体之间的财务差异使汇总信息无法恰当反映公司整体财务状况、经营成果及现金流量情况,严重影响了管理者对公司整体情况的判断。在竞争激烈的市场上,一个错误的决定有可能会给公司造成无法弥补的伤害。正是由于非单体公司的出现,产生了对财务信息系统标准化的需求,而ERP的集成化与标准化两大特点恰恰满足了这个需求。

一、财务管理标准化的含义

为了规范企业财务会计确认、计量和报告内容,提高会计信息质量,降低资金成本,提高资源配置效率,按照财政部等相关部门所制定的统一的企业会计规范及准则来展开各项会计工作和活动。

二、财务管理标准化对于ERP系统的意义

财务管理标准化是夯实会计基础工作的需要,是依法理财、规避违法违纪风险的需要,是全面实现会计信息质量要求的需要,是提升财会人员工作水平的需要,是提高工作效率的需要,是避免浪费企业资源的需要,是推行财务信息化的需要,是财务文化建设的需要。做好财务管理标准化工作,并把标准化成果运用到实际工作中,能提升财务管理水平,进而提升企业核心竞争力。

而财务管理标准化对于ERP系统的作用则体现在以下三个方面。

1、实施财务管理标准化,能全面实现提供给ERP系统的会计信息质量要求。财务管理标准化要求全面梳理会计核算和财务管理内容,要求细化岗位并制定相应工作标准,要求明确工作流程并制定相应管理标准,相应工作标准和管理标准均要求科学化、合法化、合规化,有利于提高会计信息质量。

2、实施财务管理标准化,有利于形成稳定的关于ERP系统的知识库。现代企业人员流动比较频繁,标准化工作的实施保证了不会随着人员的流动而流失技术、经验。这样就做到个人知多少,企业就知道多少,也就是将个人的经验（财富）转化为企业的财富。

3、实施财务管理标准化,能推动ERP系统的建设。企业将财务活动进行梳理、规范并形成标准后,必然要建设并标准化相应的信息系统,即ERP系统,如SAP。只有信息化,才能实现数据的共享,实现财务管理的高效准确化、透明规范化和决策的科学化。只有在统一标准下产生的信息,才可以被更快捷地汇总,并具有更高的可比性,使信息达到充分地共享和有效地利用,从而作出合理的决策,优化企业资源配置。

三、会计标准化对信息系统提出的要求

（一）公司会计流程和账务处理标准化设计

公司会计流程和账务处理标准化指在公司内发生同类经济业务时,会计处理的方法应该—致;相关的授权、批准与复核的程序—致。非单体公司所涵盖的各个公司一般应采用相同的会计软件作为信息记录的平台,因特殊情况公司经济业务核算内容存在较大差别的,也至少应采用相同软件公司开发的软件。由于数据记录和收集过程采用统一标准,使数据进行统—的汇总分类成为可能。

（二）数据分类汇总的标准化设计

公司的经营状况以数据的形式在会计账簿及相关资料上得以体现。未经归类或只进行了简单归类的信息数量繁多,性质复杂。由于财务数据自身的特点,各个信息又有时间点或时间段的背景,所以数据分类汇总标准化首先就要求有统—的时间段和时点,其次是明确各个汇总项目的性质和内容。这个层次的标准化使信息以标准的形态反映出来,是信息的出口。合理完善的设计为标准化的执行提供了良好的基础。通过对体系整体设计和执行的评价和评估,发现问题及时处理,发现不足及时完善,重新修订或更改原有的条款,使企业财务信息标准化体系成为—个前后衔接,循环促进的动态系统。

四、ERP系统与财务管理标准化的互相促进

ERP系统的两个显著特点就是集成与标准化。标准化系统,即一个基于配置而不是基于开发的系统。基于配置,才能最大限度降低实施系统时的开发量,也就是最大限度降低实施风险。同时,只有标准化的系统才可能是一个真正高度集成的系统。

（一）ERP系统的集成实现业务模块之间规范统一

如果一个公司的财务部下面设有四个子部门:计划部、资金管理部、投资部和会计部。在业务部门（如仓库）发生了一个简单的业务操作:收货,那么这笔业务在ERP系统中对于整个财务部门都是有一系列影响的。

1、会计部。首先,这笔收货可能不是一个单独的动作,它是采购订单的一个执行步骤。收货完成后,我们会收到供应商提供的发票,这时候会计部门会进行发票校验。发票校验在SAP系统中并不是一个单独的输入,而是作为收货和采购订单的一个后续事物。在收货和收到发票后,系统会自动进行“三单”匹配的校验。“三单”指的是采购订单、收货单和发票。校验内容包括:数量、单价,发票日期和采购订单日期是否一致,等等。另外在系统里还可以设定相应的容差。如果三单匹配结果有差异,而差异在容差范围内,业务就可以顺利流转下去。

2、计划部。在发票校验时,SAP会自动进行预算检查,即检查本次采购是否有足够的预算。试想一下:如果我们和某供应商签订了采购合同,对方按时按质交货,货物也验收入库了。财务在核对发票时,却通知说因为预算不够,这张发票将被冻结。这不仅对供应商来说是难以接受的,从公司的管理角度来说也是不合理的。所以,在SAP系统中自动预算检查的控制点不只是在发票校验时。通常在采购订单创建时,系统就会对此笔订单进行预算检查。所以说ERP系统的财务控制是贯穿业务流程的,而不只是记账时进行事后的核算。

3、资金管理部。同时,发票一旦校验通过,一般将在中短期内被支付,所以,这笔业务对于资金管理部的资金安排是有影响的。而SAP的设计正是这样:发票校验通过时,会自动更新资金部的中短期资金预测,这种预测在系统中被称为流动性预测。

4、投资部。该采购订单很可能源于一个项目,如石油行业的油井安装项目。此时采购订单就成了一个项目中某项作业的执行手段。系统会在项目管理模块对其进行控制。如果该项目是属于集团的投资行为,投资部会根据整个集团的投资规划及资金状况,综合考虑各个项目的拨款情况,通过一系列的计划分析审批,最终确定投资落实到哪些项目中去,并在项目管理模块中进行处理。可见,投资部的投资管理模块和项目管理模块也是实时集成的。

（二）ERP系统的标准化是实现业务模块本身的标准化

1、系统标准化需求的产生。总的来说非单体公司的产生对信息系统有了标准化的需求,跨国公司的产生就是其中之一。例如现在国内很多公司在国外上市,这要求公司必须在原先只向中国主管部门递交财务报表的基础上,开始向外国递交符合该国会计准则的财务报表。这要求ERP系统可以按不同会计准则对数据进行实时记录、核算和分析。

2、系统标准化的含义。系统标准化是要让软件在按ISO和CMM标准组织管理的软件工厂中开发出来,而不是在系统实施中在各行各业的现场做开发。以一个标准化的系统来满足层出不穷的管理需求,必须依靠一下两个原则:首先,这个系统必须立足于最佳业务实践;其次,必须是一个可配置的系统,可以通过灵活的配置实现各种业务需求。

3、SAP实现标准化的两个手段。（1）可配置。以固定资产管理为例,可以配置不同的折旧表和折旧范围、资产类别、折旧方式、折旧年限、残值等。（2）最佳业务实践。SAP在向全球120多个国家近2万家集团公司提供解决方案的同时,吸收了其中一些行业领袖公司的先进管理理念和优秀业务实践,并将这些管理流程在系统中加以固化和优化。经过近30年的积累,在SAP系统中对于各类型企业的通用情况和行业特殊流程都有标准的解法。

（三）ERP系统本身标准化的实现

1、使用软件对象标准化。现有ERP市场的厂商,既有国内品牌用友和金蝶,也有国际品牌SAP、ORACLE、Infor、Microsoft等。企业在选择供应商时应保持时间和空间的一致性。

2、软件开发过程标准化。设置专门的管控质检部门,制定软件二次开发的标准,为日后的维护工作节省人力物力。

3、实施维护过程标准化。

五、结论

ERP系统的集成是桥梁,将各个纷繁复杂的会计业务连成整体;加以ERP系统的标准化的作用,使得整个财务过程贯穿一体,保持一致和标准化。保证了大型企业集团对其复杂的业务流程进行迅速、灵敏、符合规范的全过程的有效管理,让大象跳起舞来。

[1]佚名.《谈谈财务信息标准化》2005年02月10日.http://www. canet.com.cn/wenyuan/cwgl/qtcglw/200807/18-19437.html.

[2]张军.浅谈ERP系统环境下的财务管理.《商场现代化》,2010年31期.

[3]管敏丽.《会计之友》.2011年 (36).

[4]林向华.《时代金融》.2012年18期.