信息化时代行政事业单位加强档案管理的几点建议

蔡军趁

周口市文化市场综合执法支队 河南 周口 466000

信息化时代行政事业单位加强档案管理的几点建议

蔡军趁

周口市文化市场综合执法支队 河南 周口 466000

目前我国经济正处在从计划经济向市场经济过渡的过程中。同时,信息化科技化的高速发展,时刻影响着人们的生活、工作。在这样的环境下,行政事业单位遇到很多机遇和挑战。档案管理作为行政事业单位的重要组成部分,应注意自身的信息化建设,满足时代发展的需要。

行政事业单位 信息化 档案管理

在当今信息化高度发展的时代,行政事业单位需要顺应时势,建立民主、科学的现代化管理制度,适应社会发展的需要。档案管理作为行政事业单位中重要的组成部分,随着信息化科技的发展,也应提高档案管理的信息化程度,更换档案管理的新面貌,提高工作效率和工作质量。档案管理工作流程包括收集、检索、编辑、统计和保管等,极其复杂,任何一个环节的问题,都会导致相关档案资料的损失。在信息化时代,行政事业单位必须重视档案管理工作的发展。

1 、目前行政事业单位档案管理工作的问题

由于受观念等因素的影响,行政事业单位的档案管理工作一直存在很多严重的问题,严重影响到档案管理工作的功能实现,更影响了行政事业单位自身的发展。首先,档案管理人员的素质较低。档案管理人员不仅要有过硬的专业技术知识,更要有专业的工作精神,可是管理制度的不健全、行政事业单位的不重视,导致了档案管理人员工作能力过差、工作积极性不高的现象。其次,档案管理工作场所、档案保管场所条件太差。一部分行政事业单位的档案保管的防火防盗意识过于薄弱,相关硬件设施不到位,已经造成了档案的丢失现象。最后,部分行政事业单位的领导层对档案管理工作的认识不足,重视度不够。

2 、信息化时代行政事业单位加强档案管理几点建议

2.1 提高管理人员素质

行政事业单位必须重视对档案管理工作人员的管理技术、综合素质的培训。管理人员必须充分掌握足够的信息化技术,拥有足够的专业知识,并拥有专业的工作精神。管理人员除能够完成平台的日常维护保养工作,还应熟练档案的收集、检索、编辑、统计等工作。另外,在科技高速发展的现代社会,管理人员应该明确自己的社会定位,时刻保持自我学习、自我提高的觉悟,跟上信息化发展的步伐。不仅如此,还要超越局限,拥有超前意识,创新思维,更好的完成档案管理工作。

2.2 完善信息化平台建设

所谓的信息化平台应用建设,就是要有一个专业的信息化的档案平台。此平台是档案管理的信息化技术应用和网络应用的主要功能体现。此平台功能包括馆藏搜索、库房查询等主要服务。同时还应有专门的电子化信息,比如文字、录音、视频等的数字化信息的存储查询服务。此平台应操作简单,易学易懂,并最大限度的实现权限内信息共享。对于平台的应用应在全行政事业单位内部展开对员工的展示和相关培训,使员工们熟练使用。管理人员应特别培训,具备平台维护、信息修改的能力。行政事业单位应定期维护、检查、更新档案管理信息化平台,做好日常更新,快速有效地查漏补缺,使平台出于健康的应用状态。

2.3 建立科学有效地管理体系

档案管理作为一项服务性质的工作,其根本宗旨应是为档案查询者提供相应的档案信息提供服务。传统观念上的档案管理工作,由于受时代、观念等方面的局限,一直保持着比较低级的状况,给人以沟通困难、态度恶劣、服务差等印象,难以满足档案查询者的需求。与此同时,档案管理人员却面临着档案信息繁多、档案信息种类各异等困难的问题,影响着档案管理人员的工作效率及工作热情。所以,搭建科学的信息化的档案管理平台,建立科学的档案管理体系,是刻不容缓的事情。信息化平台的应用,正是简化档案搜索的合理途径。行政事业单位出台具体操作流程,规范平台信息查询的过程,节省时间提高效率。

2.4 重视档案管理个性化的建设

行政事业单位所处的行业、发展阶段的不同,所需要的信息化档案管理的侧重点也不相同。因此对于不同的行政事业单位,选择合理的档案管理建设方向,实现适合自己的档案管理个性化的建设很重要。行政事业单位应充分了解对档案管理的特别需求,做好完整的档案管理个性化的建设。首先,信息显示个性化的建设。档案管理应同时满足档案管理人员和档案查询者两个角度的需求,应明确显示各自常用的重要的主要信息。其次,平台个性化的建设。行政事业单位应根据档案管理人员和档案查询者两个角度的需求,选择对双方都比较方便的平台。最后,信息分类个性化的建设。行政事业单位根据自身不同的分类需求,比如功能、时间等的不同侧重,完成适合自身的分类建设。

2.5 领导层次的重视

档案管理作为行政事业单位中重要的组成部分,提高档案管理的信息化程度,不仅可以提高档案管理的工作效率和工作质量,直接影响到行政事业单位自身的发展,而且和社会经济的效益都有着紧密的关联。行政事业单位的领导层对档案管理的信息化平台建设、科学的管理体系建设等方面的工作应给予足够的重视。其一,行政事业单位领导层应监督行政事业单位中档案管理的科学的管理体系的实施,利用制度的规范来推进档案管理的信息化建设的顺利完成。其二,行政事业单位领导层应注意档案管理在信息化建设中的安全保密问题,选择安全的、比较隐蔽的地方作为档案管理工作的办公场所,对办公场所的门窗通风防火都应做好防盗、防火等一应俱全的安全应对措施。对于出入档案管理办公区域的人员,应做好权限管理和身份核对工作,最大限度的保证档案的安全。其三,行政事业单位领导层在督促相关工作时,一定要理论联系实际,不可与实际工作情况相悖,应充分站在实际情况的基础上,制定相关工作。其四,行政事业单位的管理层应将档案管理工作归入议事日程,制定定期工作计划,制定考核机制,对档案管理工作及信息化平台应用等展开定期检查、考核,督促等工作。行政事业单位领导层一定要尽心尽力促成档案管理信息化建设的完成。

3 、结语

档案管理工作是行政事业单位长期发展的历史积累,对行政事业单位在当今信息化科技化的时代中健康的发展有至关重要的作用。在信息化时代的今天,行政事业单位应给予档案管理足够的重视,抓住科学发展的时机,通过提高工作人员素质、把档案管理信息化、管理体系科学化,跟上信息化发展的潮流,满足时代发展的需求。行政事业单位的档案管理工作的信息化建设具有深远的现实意义。

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