开放大学档案管理应用系统建设思考

（福建广播电视大学，福建福州，350003）

在当今信息时代，借助于电子计算机技术、现代网络通信技术和自动控制技术等高科技成果建立起来的计算机信息系统，不但极大地改变了人类传统的信息传输、存储和加工处理等方式，而且还结合管理科学、系统科学、运筹学、统计学等理论和方法，为管理、决策活动提供了有力的信息支持。信息系统的应用已成为现代化管理的重要标志之一，而在档案管理领域，尤其是对于开放大学，档案管理应用系统建设无疑处于举足轻重的地位，并将发挥着越来越重要的作用。但目前档案管理系统不容乐观，以福建广播电视大学为例，所用的档案管理系统还是2001年引进的科怡档案管理系统，此系统数据库存在如下问题：一是陈旧，无法与校内各信息系统尤其是新开发的OA自动化办公系统对接；二是容量小，无法承载档案信息化后的大数据；三是系统编程结构简单，无法实现全文快速检索以及各模块功能之间的协同。为适应开放大学建设需要，加快实现电大的转型升级，本文就开放大学档案管理应用系统建设作初浅的思考与探索。

一、开放大学档案管理应用系统的建设内容

从主动适应学习者的需求和充分运用现代信息技术理念出发，开放大学档案管理应用系统的建设应包括电子文件管理系统、档案信息存储系统、档案资源利用系统、档案信息采集平台、档案网站以及档案鉴定销毁、信息编研、统计等综合管理系统的建设等，这些内容的建设都是为了推动教育信息资源与教育教学深度融合，更好地完善开放大学终身教育服务体系，适应开放大学先进的教学模式和远程办学的需求。

（一）电子文件管理系统

电子文件管理系统是电子文件的聚集地，具有鉴定、获取、著录、保管、检索、查询电子文件等功能，能够满足开放大学对档案凭证信息的需求，以实现开放大学教育信息资源共享。

（二）档案管理信息系统

所谓信息系统是能够对信息进行收集、传输、加工、存储、维护和使用的，由人和计算机软硬件系统所组成的人机系统。对于档案管理信息系统来讲，则是对档案自身的业务工作进行自动化管理，实现档案收集、管理、利用等业务工作环节的自动化。

（三）档案信息存储系统

电子文件主要存在于电子设备中，如硬盘、光盘等，而电子文件的访问是通过软件来读取的，不同的软件，其存储的电子文件的数据格式也不完全相同。开放大学在建设档案信息存储系统时应根据自己不同的需求选择功能不同的存储系统，在选择时还应首先考虑经济问题，特别是增加设备要考虑与老系统的兼容性问题，然后是考虑后期的维护问题。

（四）档案资源利用系统

收集档案，储存档案，是为了尽可能地增加档案资源，最终目的是为学校师生及社会提供档案信息服务。开放大学应以“档案利用者为本”，通过档案信息发布平台的建设，进一步丰富开放大学的办学内涵，提供档案信息资源共享以及档案信息的查询服务，以优质的服务赢得利用者的支持和好评。

（五）档案信息采集平台

档案信息采集平台的建设，一方面是通过与OA校园网的接口，实现校内部门归档电子文件的接收；另一方面就是实现对馆（室）藏档案进行数字化加工的功能。

（六）档案网站

档案网站是档案信息化的综合平台，集宣传、服务、信息资源共享等功能于一体。开放大学通过对档案网站的建设，为广大师生、社会提供鲜活、真实的素材，展示开放大学办学的印迹、文化和成就。

二、开放大学档案管理应用系统建设的路径

（一）升级旧的科怡档案管理系统，实现集成的系统建设方案

通过对科怡公司的调研，可以把旧系统升级为科怡大型网络版档案管理系统（CS版）或（BS版），完善原先的模块功能，开发集成接口，以实现与学校各管理信息系统集成的建设方案。此方案优点是资金投入少，能完成档案系统与OA办公自动化系统的对接，实现电子文件即时归档以及全文检索。但是，后期的系统维护以及能否适应未来开放大学建设数字档案馆（室）所需要的档案应用系统平台，还值得进一步斟酌，避免重复建设。

（二）重新购买档案管理系统软件，立足全局的系统建设方案

开放大学应把档案信息化纳入学校的整体建设的高度来规划，即纳入电子校务、数字化校园建设的总体规划中，将电子文件管理的前端控制和全程管理思想贯穿于系统设计之中，使档案管理系统与学校其他业务系统共同开发，重新购买达到高度集成的电子文件管理系统软件，真正实现文档一体化管理。购买时要注意选用大型公司开发研制的成熟的、高端用户选用较多的档案管理系统软件，以满足国家档案局提出的标准化、规范化、共享性的要求，并保证在较长的时期内不落后，为未来建设开放大学数字档案馆（室）奠定基础，实现可持续发展。

三、开放大学档案管理应用系统建设应注意的问题

（一）统一规范标准，推动电子文档一体化管理进程

开放大学档案管理应用系统建设必须严格按照国际通用的档案数字化管理规范标准和国家档案局制定的规范标准进行建设。国际通用的档案数字化管理规范（OAIS）是由美国空间数据系统咨询委员会（CCSDS）制定的标准，是一项旨在为长期保存的信息系统建立的一个参考模型和基本概念框架，能够实现数字信息的长期保护和可存取。开放大学档案管理应用系统的建设是以实现归档单位与档案馆（室）之间的互联为前提，所以必须遵守一定的规范、标准，即档案管理部门和文件形成部门应密切配合，参照国家相关规范、标准，共同制定一套既能适应文件管理又能满足档案管理需求的统一的业务工作规范，特别是要制定统一的元数据标准和存储规范，将电子文件管理纳入科学化、制度化的管理轨道。

（二）系统建设应具备扩展性和安全性

可扩展性不仅体现在系统底层架构，还体现在上层功能应用及用户数据、业务对象等方面要有足够的扩展空间。同时，开放大学档案应用系统的设计最好采用灵活的模板技术，无论用户所要管理的档案数据或相关业务如何扩充或变化，均可以在不需要二次开发，在原有的基础上经过配置或设置后使用。安全性是由档案管理的性质所决定，档案管理应用系统所处理的信息很多涉及学校的机密，而且不同的应用人员在不同的时间对档案信息的处理权限也是不同的，因此电子文件归入档案库后的安全性功能是档案管理系统得以投入使用的先决条件。档案管理应用系统的安全性控制应包括防止非法用户入侵、权限控制、存储和传输加密等。

（三）从实际出发，避免盲目建设

档案管理应用系统是档案信息化、数字化的核心载体，所以要关注开放大学教育管理信息化、数字化校园建设的进程，特别要从档案业务工作的实际状况、档案信息化建设的进程、人才队伍现状等出发，有计划地分步推进。要选择能满足当前需要的，软件功能比较稳定的，又可在较长时间内不落后的档案信息系统，并进行开发或购买。

（四）做好需求调研，系统功能定位全面准确

要从自身拥有的档案种类、选择的分类方案、单位的规模、信息化的程度以及未来发展的方向和单位经济能力等各个方面，深刻了解内需，选择合适的档案管理软件。在此基础上，开放大学无论是购买成熟的软件系统，还是定制软件系统时都需要从应用系统的功能需求作充分、深入、细致、全面的调研。调研不仅要立足管理者对档案管理的角度，更多地要站位于利用者对应用系统的实际效用。

（五）注意与开放大学其他系统的互联和兼容

选择软件系统应具有兼容性，方便与校内其它信息系统数据的共享与传输存储。开放大学档案部门要尽可能关注学校其他部门在建或将建的业务管理系统，提前介入，从档案管理的角度提出要求，将前端控制和全程管理思想贯穿到其他业务系统的建设当中，实现从源头上对电子文件的管理，确保电子文件的真实性、完整性和有机关联性。

（六）尽快建成电子文件管理系统，整合开放大学各校之间的信息资源

现阶段，各校的业务管理信息系统各自为政，信息的格式、处理方法不统一，相互之间不兼容，信息难以共享，而且由于各系统在设计与开发时，档案部门没有介入，各系统在设计与操作时往往只注重对电子文件的保存和利用，忽视了对元数据的采集，从而构成了对电子文件真实性、准确性的威胁。因此，开放大学应当基于校园网OA办公自动化系统，尽早、尽快建成电子文件管理系统，建立与各业务系统的链接，实行文档一体化管理模式，提供全文检索等便利的信息资源检索途径，使档案部门成为各部门资源综合利用中心，成为信息提供利用的门户。

四、结语

开放大学档案管理应用系统的建设不但关系到档案日常工作的管理和利用，还将为未来建设数字档案馆（室），适应档案信息化和档案现代化管理奠定平台基础，并满足国家档案局提出的标准化、规范化、共享性的要求，确保在较长的时期内不落后，使开放大学档案管理应用系统成为信息资源的中心，利用的门户，成为开放大学终身教育服务体系的一个重要元素。

[1]王萍，宋雪雁.电子档案管理基础[M].北京：清华大学出版社，2006.

[2]教育部办公厅.《高等学校档案管理办法》解读[M].北京：高等教育出版社，2010.

[3]张正军.高校数字档案馆建设探讨[J].兰台世界，2014，（1）.

[4]孙丽梅.基于“个性化”的档案管理应用系统建设[J].山东档案，2013，（4）.