提升办公室管理科学化水平的几点思考

许大霞 朱海波

提升办公室管理科学化水平的几点思考

许大霞①朱海波②*

文章从找准定位，充分认识办公室工作的地位和意义；明确要求，准确把握办公室工作的目标和任务；突出重点，全面提高办公室工作整体水平；坚持标准，自觉加强办公室队伍自身建设4个方面谈了提升办公室管理科学化水平的思考。

办公室 管理 科学化 思考

办公室在一个单位中所处的地位和工作性质，决定了办公室是单位的核心部门，是总参谋部、总协调部、总服务部，工作政治性、政策性、综合性强、范围广、服务面宽，突发性事件、突击性任务较多，专业技能要求高。因此，提升办公室管理科学化水平对单位保持良好运转，推进科学发展起到重要的推动作用。

1 办公室工作的地位和意义

充分认识办公室工作的重要地位和意义，具体体现在办公室人员是否具备“五种意识”。一是责任意识。岗位就是责任。办公室工作的点点滴滴无不和责任联系在一起。因此每一位办公室成员都要有强烈的责任感，以极端负责的精神做好每一项工作。二是服务意识。办公室的主要任务就是为各方面提供优质高效的服务。三是大局意识。政务工作要考虑全局，事务工作也要考虑全局；重大问题要考虑全局，细节问题也要考虑全局。只有把握大局，才能抓住大事。四是群众意识。办公室是单位对外的重要窗口，办公室形象的优劣在一定程度上代表着单位的形象。因此，办公室每一位成员都应做到想群众所想、急群众所急、帮群众所需、解群众所难。五是精品意识。办公室各项工作不能满足于一般化，要努力出精品、上水平、上档次，以认真、认真、再认真的态度做好每一项工作，办好每一件事情。

2 办公室工作的目标和任务

中央办公厅提出，新时期办公室工作应当实现“四个转变”，即从偏重办文办事转变为既办文办事，又出谋献策；从收发传递信息转变为综合处理信息；从单凭老经验办事转变为实行科学化管理；从被动服务转变为力争主动服务。

实现这一目标任务，必须切实加强办公室的内涵建设。一是加强办公室的制度建设。办公室工作的程序性、政策性、机密性、时效性都很强，因此必须统一质量标准和规范，必须明确责任、统一要求，这是提高办公室工作质量和效率的重要措施。二是加强办公室的行政效率建设。办公室工作必须讲求时效，要树立时间就是资源、效率就是增值的理念，努力以高效的工作节奏、严格的时间观念，赢取高质量、高水平的工作业绩。三是加强办公室的质量建设。办公室工作要做到各负其责，努力建立健全主体交叉、运转顺畅的良性运行机制。

3 提高办公室工作整体水平

办公室工作可以归纳为“参与政务、管理事务、搞好服务”三个方面。做好办公室工作，应抓住重点，以点带面，全面推进。

3.1 强化调查研究工作 作为综合部门，办公室必须紧紧围绕本单位的中心工作，精心谋划、认真组织好本单位的调研工作。应从全局的角度出发，抓住改革与发展中的重点、难点、热点问题开展调查研究，提高调研的效果。不仅要全面掌握客观、真实的情况，还要努力揭示事物的本质，把握事物发展的趋势，增强对策建议的针对性和可操作性，努力为改革与发展提供有价值的调研参考。

3.2 强化督办查办工作 要建立健全督办、查办和催办工作制度，完善工作机制，抓住重大决策部署落实情况，领导同志工作指示、批示和交办事项的完成情况，领导关注、群众关心的问题解决情况，加大督查力度，并及时反馈贯彻效果，协调解决落实过程中遇到的困难和问题，确保各项决策的贯彻落实和工作任务的按时完成。

3.3 强化信息服务和引导作用 信息是了解情况、进行决策和指导工作的重要渠道。提供信息服务和引导是办公室发挥参谋助手作用的一项基础性工作。要围绕本单位中心工作、重点工作，及时采集信息，提高报送信息的时效性。信息编报要及时、准确、全面，确保不漏报、不误报、不迟报、不瞒报。逐步建立健全信息工作考核奖励制度，配备专兼职人员和必要的工作设备，保证信息工作的正常开展。

3.4 强化信访处理工作 办公室作为开展信访工作的职能机构，要认真执行逐级上访制度，尽最大努力减少越级上访。对发生的重大集体、越级上访事件，要及时报告，慎重、果断处置，绝不能推诿、扯皮。同时，还要坚持“预防为主”方针，在认真解决已经发生的信访问题的同时，要注意定期分析信访动态，注意发现和预防可能发生的信访问题，及时采取措施加以防范。

3.5 强化公文处理工作 本着实事求是、精简、高效的原则，按照《国家行政机关公文处理办法》的要求，切实做好本单位的公文收发处理工作，严格把关，提高公文质量。办公室要严格落实核稿制度，提高办文质量。须加强对各类归档文件的收集和管理，实现公文档案管理的规范化。完善和落实档案安全责任制，提高档案的利用率。须大力开展保密法律法规的宣传学习，努力提高保密意识，加强对各类机要文件、信息等涉密载体的保密管理，严防泄密事件发生。

4 自觉加强办公室队伍自身建设

办公室的地位和作用决定了加强办公室队伍的自身建设具有十分重要的意义，办公室的工作水平在很大程度上取决于办公室队伍素质的高低。因此，办公室须注重从自身管理出发，切实加强队伍建设，努力提高办公室队伍的整体水平。

4.1 不断提高办公室人员的品德修养 办公室工作人员虽然自身没有多少权力，但却非常接近权力，如果管不住自己就可能走向歧途。因此办公室的同志一定要注重自我检查，常反躬自省，修身养德。要见贤思齐，讲党性，重品行，塑造高尚的人格。要带头执行有关廉政规定，不以领导的名义办私事，不打领导机关的牌子谋私利，不利用工作之便捞好处。面对诱惑和不正之风，做到眼不花、耳不聋、嘴不馋、心不乱、腿不软、手不伸，头脑清醒，意志坚强；做到防微杜渐。

4.2 不断加强办公室人员的能力建设 通过系统学习理论、政策、业务和知识，提高理论政策水平和综合办事能力，增强工作的系统性、预见性和创造性。政治素质是办公室人员最基本的素质。工欲善其事，必先利其器。政治上的坚定和清醒是以理论上的坚定和清醒为前提的，理论上的坚定和清醒是通过不懈地学习获得的。新形势下，办公室工作人员既应是专才，又应是通才，这是时代的要求，也是办公室工作地位、性质、作用所决定的。通过知识的积累，提高思维的深度和广度，达到厚积而薄发的成效，并实现学与思、知与行的有机结合，做到学用相长、融会贯通。

4.3 努力养成务实高效的工作作风 办公室工作是领导工作过程中的一个重要环节，办公室人员的言行对领导决策有直接影响。因此坚持实事求是的工作作风是办公室工作人员必须遵循的首要的基本原则。在处理工作中不擅自夹杂个人意见，做到求真务实、公道正派、光明磊落，这是办公室人员最应具备的优秀品质。办公室工作要雷厉风行，处事果断，作风要严谨、踏实。要提高效率，能当场办的事情都要当场办，能立即办的事情都要立即办，能今天办的事情决不拖到明天，在规定期限内能办好的事情要尽快办，确保政令畅通。

4.4 不断提高协同作战的整体合力 一个部门良好的工作局面，离不开全体人员的团结协作和共同努力，办公室工作好比一部机器，每个人都是一颗螺丝钉，个人的发展离不开整体的发展，整体协调需要个体协调一致。办公室每个人都要从自己做起，找准位置，摆正关系，自觉地把自己的工作放在办公室工作的全局中去考虑，拾遗补缺，协调配合，形成合力，坚持分工不分家，补台不拆台。要顾全大局，沟通协调，相互理解、相互支持、相互信任、和衷共济、共谋发展。要做到大事讲原则，小事讲风格。通过大家的共同努力，创造一个舒畅的工作环境。

·本文编校 朱 毅·

2015-07-16)

①江苏省医学会 南京市 210008

②江苏省太湖干部疗养院 无锡市 214086

*通讯作者