医院自有车辆信息化管理浅析

冯回宝

医院自有车辆信息化管理浅析

冯回宝①

文章将医院车辆进行信息化管理，可以有效规范管理手段，完善车辆管理的流程，及时解决医院车辆在申请、调度、维护及保养等过程中出现的问题，提高车辆管理工作的效率。

医院 车辆管理 信息化

目前，对于自有车辆管理工作，有些医院还不够重视，造成用车混乱、公车私用、效率低下等情况的出现，在一定程度上影响了医院的正常运营。笔者认为可以借鉴现代管理思想，将现代信息技术运用到医院车辆管理中来，以实现医院车辆管理的信息化，提高医院车辆管理工作的效率和水平。

1 医院车辆管理的传统模式

1.1 传统管理方式 医院管理车辆的传统模式主要是通过人工操作的方式来控制的，医院制定相关的车辆管理制度，然后依据制度对车辆进行人工管控，主要体现在对医院车辆的管理和驾驶员的管理上。首先，对医院车辆的管理，主要包括车辆的档案、车辆的申请、车辆的使用、车辆的调度、车辆的费用以及特殊情况的处理。医院要对所有车辆进行建档，需要因公用车的人员需向医院车辆负责人进行申请，然后车辆负责人根据医院用车的轻重缓急进行车辆调度，以便合理安排车辆，因公用车的费用列入医院内部成本效益范畴，以便进行内部财务核算[1]。其次，对驾驶员的管理，主要包括使用者的范围、驾驶员的工作安排、驾驶员的责任、驾驶员的行车安全等。医院车辆应按车辆的用途、性能等安排专职驾驶员驾驶。驾驶员应爱惜车辆，要及时进行清洁，定期进行检修和保养，以确保车辆的整洁和行车安全，出车时要提前检查车辆状况，行驶中要安全驾驶，遵守交通规则，避免违规驾驶。

1.2 车辆管理传统模式的不足之处 车辆管理的传统模式主要是依靠人工进行管控，存在很多不足之处。首先，车辆利用效率不高。人工管控模式在一定程度上造成车辆使用比较随意，因私用车情况较多，医院车辆使用率不高，易出现浪费的现象。其次，车辆不能及时维护。人工管控模式很难做到对每一辆车的保养情况进行登记，车辆不能及时保养存在很大的安全隐患。再次，管理和查询都比较麻烦。人工登记的表单要进行车辆使用情况、调度及维护情况查询比较困难，调度手续也比较繁琐，易造成管理的混乱。最后，费用难以控制，有的驾驶员徇私舞弊，虚报行车里程和过路费、保养费等，造成医院车辆管理成本的增加。

2 医院车辆信息化管理结构

基于上述医院车辆管理传统模式的弊端，笔者认为在对医院车辆进行管理的过程中应借助于现代化的信息技术，将信息技术的数据存储功能和处理功能充分利用起来，以减少医院车辆管理费用和人力的支出。要想实现医院车辆信息化管理，必须依靠计算机网络来开发和利用车辆信息管理系统，并在医院车辆管理制度的监管下，将车辆使用管理、维护管理、费用管理等纳入到该系统中来，以便医院车辆信息的共享、查询、分析等功能的实现。医院车辆信息管理系统依据管理目标、业务流程和医院实际需要，其系统结构主要包括6个方面：车辆相关资源管理子系统、车辆调度管理子系统、车辆信息管理子系统、车辆维护管理子系统、车辆信息查询及报表子系统、车辆系统自身管理子系统，在系统运行的过程中，要处理好这6个子系统之间的关系[2]。

3 医院车辆信息化管理的功能

3.1 完备医院车辆档案数据库 使用车辆信息管理系统可以充分利用计算机网络的储存功能和记忆功能，使医院车辆档案数据库更加完善健全。建立健全医院车辆档案数据库应做好3个方面的管理工作：首先，要完善车辆相关档案。在车辆信息管理系统里将医院所有车辆的车牌号、车辆相关说明、车辆的品牌、车辆的型号、车辆的类别、购入单位、所属部门、保养信息、当前使用状态、驾驶员情况等车辆相关信息进行添加，以便查询。其次，要及时更新驾驶员档案。将驾驶员的姓名、性别、驾驶证号码、发证日期、发证部门、证件照片、平时生活照片、违章记录、年审情况、家庭住址、手机号码、紧急情况联系人电话等信息添加到车辆信息管理系统中来，以便全面掌握驾驶员的情况[3]。最后，要添加加油卡档案。使用加油卡档案功能主要是将车辆的加油情况进行了解和控制，以杜绝瞒报虚报情况的出现。

3.2 车辆调度更科学合理 传统的车辆管理模式在进行车辆调度的时候手续比较繁琐，一般要先确定需要出车的车辆，然后派发标有出车地点、出车时间的任务单，司机拿到任务单后还需要进一步确认出车的车辆以及行车路线，任务完成后，还需要把任务单再交回车辆管理中心。这种方式操作起来比较繁杂，而且一旦遇到特殊情况需要更改行车路线及时间，那么任务单上的信息可能来不及更改，容易导致车辆调度信息的不对应。而运用车辆信息管理系统则可以解决这些问题，通过车辆信息管理系统可以随时查看和修改车辆信息，车辆的所有状态如是否可以出车、是否完好无损、是否进行过保养等，可以通过该系统一目了然地展现在车辆负责人眼中。在车辆信息管理系统中可以用不同的颜色标注车辆的状态，可用车辆用绿色表示，正在出车的车辆用红色表示，正在维修和保养中的车辆用黄色表示，其他状态的车辆可用蓝色表示[4]。对于可以出车或其他状态的车辆在车辆信息管理系统里可以进行出车登记，将车牌号码、驾驶员、出车的原因、时间、用车人员、用车人所属部门、行车路线、目的地、有无其他随行人员、车辆预计行驶的里程、预计返还的时间、相关的出车说明等信息记录在案；对于正在出车的车辆可以进行收车登记，将收车的时间、车辆的行程、行驶的里程、收回后停放的位置、是否需要进行保养等信息登记在案；对于维修和保养中的车辆，也需要将车辆的车牌号、送去维修或保养的日期、维修或保养的厂家、经办人员、维修原因、取车时间等信息登记在系统里，这样车辆调度负责人只需要点击某种颜色的标识就可以很方便地查阅所有车辆，并根据车辆的状态进行合理调度。

3.3 及时提醒预警 医院车辆信息化管理使用信息系统有一提醒预警功能模块，车辆管理负责人将需要提醒的事项提前登记在案，并启动到期提醒功能，那么到期需要做的事项就会得到提醒，车辆负责人就可以及时完成该项工作。比如车辆的保养期限、车辆年检、车辆保险费、驾驶证年审等，车辆管理人员需要及时办理这些事项，到期提醒功能就显得非常重要。

3.4 便于核算相关费用 医院在管理车辆的过程中，可以将相关费用列入到费用管理中去，如车辆加油费、过路费、年检费用、维修费用、保养费用、停车费用、违章罚款费用、缴纳保险的费用等等。在医院信息管理系统费用管理模块中可以对这些费用进行列项管理，分别建立车辆加油管理、车辆维修管理、车辆保险管理、车辆年检管理、车辆停车费用管理、车辆过路费用管理、车辆年检管理等页面，在每项页面中登记好车辆的信息。以车辆加油管理界面来说，可以将医院每一辆车的车牌号码、加油卡的号码、加油的时间、金额、数量、单价、加油的里程、地点、经办人员姓名、车辆上一次的行程、加油里程及数量，如有其它相关信息可以做一些备注登记。这样，医院在核算每一辆车所耗费的费用时可以很方便地算出来，而且，每一个部门的用车费用情况也可以进行单独核算，可以考虑是否将车辆费用列入到部门经费中去。责任到部门可以有效控制不必要的开支，节省医院资源。

3.5 可以制作出统计报表 医院车辆进行信息化管理可以很方便地制作出统计报表，车辆信息管理系统里报表管理模块可以很好地完成这项工作，在该系统里有16种车辆相关的报表，如车辆档案、驾驶员档案报表，车辆行驶记录、加油记录、维修保养记录报表，车辆年检、保险费用、加油费用、过路费用报表等等，这些报表可以展示、查询、打印，在一定程度上可以帮助医院进行车辆费用统计、核算。

1 郭绍永，白东玲.基于Delphi的医院车辆管理系统设计与实现[J].信息技术,2013，(5)：54-56.

2 鹿澎，谷长海，李莹.浅谈后勤信息化在医院车队管理中的应用[J].现代医院管理,2014，(1)：89-90.

3 过振华.加强车辆安全管理 做好医院后勤保障[J].才智,2013，(22)：298.

4 杜宇.某医院车辆信息管理系统的分析与实施[D].北京：北京邮电大学，2011：21.

·本文编校 程福珍·

2014-09-15；

2015-02-17)

①江苏省省级机关医院 南京市 210024