PDCA循环在医院行政查房中的应用

衡永乐 王小姣* 王蔚为

PDCA循环在医院行政查房中的应用

衡永乐①王小姣①*王蔚为①

南京市妇幼保健院通过实施PDCA循环及时查找行政查房过程中存在的问题，根据问题制定整改措施，并向全院医务人员反馈问题及整改建议。实现了被动管理向主动管理的转变，进一步强化医院制度化建设，增进职能与临床的沟通和配合，推动医院快速发展。

PDCA循环 行政查房 医院管理

行政查房是由院长带队，办公室、医务处、护理部等相关职能科室负责人组成行政查房小组，深入临床医技科室对其医疗、护理、管理、后勤服务等各项工作进行全面的检查，通过现场办公和会后限期解决两种方式处理科室提出的问题。笔者从分析行政查房管理中存在的问题入手，结合南京医科大学附属南京妇幼保健院的管理实践，探讨PDCA循环原理在行政查房管理工作中的具体运用,以期实现医院更高的管理成效。

1 医院行政查房管理存在的问题

行政查房是医疗工作中最重要、最基本的医疗行为之一，其目的是指导临床开展工作，协调解决各种问题，是衡量医疗质量和管理水平的重要标志。长期以来,院行政查房存在种种问题：查房形式和主题依然比较单一；职能部门、被查科室准备不充分，科室反映日常性问题较多；查房后续工作落实不到位，临床职能科室处理和反馈问题态度不积极、处理不及时，查房工作难以取得实效[1]。

2 PDCA循环在医院行政查房中的具体运用

2.1 P——计划 分析问题，制定计划。办公室委派专人负责行政查房，安排落实参与查房人员、时间等准备工作，并按照精简、高效要求设计查房检查表单。办公室提前一周与值班院领导确定查房科室与具体查房时间，并督促查房科室及时整理业务工作中出现的问题，提前做好查房准备。全面分析行政查房工作中存在的问题，针对主要因素制定解决措施，提出改进计划。同时将每月检查中发现的问题列入下个月的检查重点，找出影响查房目标实现的各类问题及其影响因素，尤其是主要影响因素，使查房问题递减，查房质量持续改进。

2.2 D——实施阶段 执行拟定计划。应用有效的运行方法是确保拟定计划充分落实的关键。我院行政查房通过院务会、院周会等对临床、医技、职能科室进行动员，层层布置，扩大查房目标及计划的知晓范围。查房工作由值班院领导主持，待查科室陈述日常工作完成情况及需要协调解决的问题，由参加查房的相关职能科室直接在查房现场给予解决，现场无法解决则由院办在查房结束后带回，整理成“行政查房问题反馈表单”发放到相关责任职能科室。

2.3 C——检查阶段 检查计划执行情况。制定适合我院实际查房情况的检查反馈表单，将查房问题以电子表单形式第一时间反馈给责任科室，及时与责任科室进行协调沟通并及时回收各类表单，对表单处理时效及质量进行考核。同时将相关解决方案点对点反馈给临床科室负责人，跟踪落实职能部门巡查中发现问题是否得到及时整改，对督导和提升各职能科室的执行力起到促进作用[2]。

2.4 A——处理阶段 处理阶段是提炼标准、总结经验的过程。院务会、院周会上进行反馈问题处理结果汇报，并同时在院内电子政务平台“部门信息”专栏中予以公示。通过设计多种表单逐步建立并完善医院各项管理制度及流程，对于未完全落实的问题，转到下一个PDCA循环中，形成行政查房“闭环管理”。设计“行政查房问题落实满意度调查问卷”，在查房中发放给临床科室，统计分析科室满意度，不断优化与改进行政查房工作的流程及提高工作效能。每季度院办在汇总完成检查单的同时，根据查房记录本的签名，统计查房人员实际到会率，在院内公示，其结果直接与年底医院中层干部业绩考核挂钩。

3 实施成效

医院自2013年10月底将PDCA 循环引入医院行政查房管理，切实解决了科室人员、设备、医疗、后勤保障等各类问题，成为医院提高科室工作质量和解决实际问题的有效途径，实践取得了明显的成效。

3.1 问题得以及时、有效解决 通过问题“提出-反馈-解决”流程让全院各类人员都能够认识行政查房的意义，也使得临床医技科室工作作风、医疗服务质量水平以及科研水平得到有效的提升。2014年共进行查房50次，解决科室业务中医疗设施配备不到位、手术时间安排不合理、人员配备不足等各类问题193个，查房问题落实率97.93%，切实解决了各科工作中存在的实际问题。主动到临床一线科室调查研究，广泛征求意见和建议，共计发放行政查房满意度调查问卷近50份，收集反馈意见3条，满意度达98%，问题主要集中在查房时间安排合理性方面，该反馈结果也为日后完善行政查房流程提供了改进依据。

3.2 强化问题整改再落实 2014年首次查房未落实问题计15个，督促相关部门对此类重点疑难问题的再整改再落实，明确整改任务和责任，最终确保解决查房中发现的各类问题。

3.3 有效督促各层级管理人员重视查房工作 每季度统计查房人员实际到会率，并在院内公示，其结果直接与年底业绩考核挂钩。由于会风督查措施有力，考勤制度执行到位，人员参会度较高(临床科室到会率97.11%，行政科室到会率99.33%)，查房工作引起大家重视，取得预期成效。

3.4 建立并完善医院各类规章制度 行政查房中暴露出的各种问题帮助医院加强和完善各项规章制度的制定工作，规范了核查、管理流程，使得危急值报告、手术安全核查、不良事件上报、优质护理、应急管理、消防安全等工作的开展更加合理，整个流程制度化、表单化，同时通过成果汇报等形式向全院通报，有效提升了管理效率。2014年，根据行政查房提出的问题建立《印刷品的管理规定》《院内电子显示屏等设施使用管理规定》《梅毒孕妇收治规定》等新规章制度18项，改进工作流程43项，数量较去年同期大幅度上升。如：针对科室提出的出院结账等候时间过长、手术室与产房的“高危孕妇登记表”信息录入不全、住院伙食不适合产妇等不合理工作流程进行优化，规范收费、退费、信息登记等工作流程。

4 思考

4.1 促进职能科室与临床科室的有效沟通 运用PDCA循环方法进行查房，院领导及职能科室能基本掌握科室发展的工作动态，明确科室发展中存在的问题和症结。同时查房提供了一个院领导及职能科室与临床医务人员直接沟通的机会，通过沟通和交流，进一步发挥管理部门协调力，对于多个科室暴露出的共性和全局性问题，进行有效的干预和协调，及时调整医院政策，完善工作流程，提高工作效率[3]。

4.2 考核科主任、护士长和职能科室的工作水平 通过查房过程中科室汇报工作环节，一方面可以了解科室的总体状况，另一方面也可以反映科主任和护士长对科室整体情况的熟悉程度以及科室发展的整体思路。通过职能科室对临床科室提出问题的处理和反馈，可以检测职能科室处理问题是否高效，是否具备组织、指导和协调的工作能力[1]，营造了人人参与、持续改进的管理氛围。

4.3 完善制度优化流程持续提升医院管理水平 医院工作制度的规范化、标准化是加强医院内涵建设的重要保证，行政查房本身就是医院的一项常态化管理机制，紧密结合工作实际，围绕“质量、安全、服务、费用”等环节建立各项规章制度，对于涉及多部门职责范围的事宜，考量解决方法的可行性、合理性，是否与现有规章流程相冲突等问题，在多方协调后达成最终方案。通过行政查房规范临床诊疗规范及流程，实现了被动管理向主动管理的转变，持续提升医院管理水平。

4.4 有助于增强医院管理实力 PDCA循环是从客观普遍规律中总结提炼出来的一种科学系统的思维方法，在医院发展过程中有助于领导者从琐碎的常管理事务中摆脱出来，集中精力分析医院环境、发现解决医院重大战略问题。可以为医院有效地进行医院管理提供新的思路，医院结合自身的实际情况和发展目标，提出操作性较强的具体对策，探索行政管理的有效模式，为提高医院的核心竞争力、打造医院品牌、促进可持续发展助力。

1 杨柳.完善行政查房制度提高行政管理效能[J].办公室业务，2012，(3):54.

2 叶舟，马金红，付玲玲.建立医疗质量常态化监管长效机制的实践探索[J].中国医院管理，2013,33(11):34-35.

3 张斌渊，朱晓平，李军.行政总值班参与医院质量查房的作用探讨[J].中国医院管理，2010,30(1):25-27.

·本文编校 曹家和·

2015-02-06)

①南京市妇幼保健院 南京市 210004

*通讯作者