应用PDCA循环提升医院考勤管理水平

□王洪国WANG Hong-guo 陈源CHEN Yuan 武亚琴WU Ya-qin 王晶桐WANG Jing-tong 王杉WANG Shan

考勤管理是医院人力资源部门核心工作之一，员工考勤是计算薪资、考核评优、职称晋升等的重要依据，也是各岗位人力资源配置的基本依据之一。科学化、人性化的考勤管理，有利于促进员工身心健康和医院服务水平提升，有利于建设更好的医院文化。医院考勤管理需要做到事前有计划、事中有监督、事后有总结和改进。从2012年开始，笔者所在医院探索运用现代质量管理PDCA循环对考勤管理工作进行持续的质量改进，不断完善考勤休假制度、优化职工疾病会诊流程、促进职工健康管理，形成一体化的考勤管理流程，取得良好效果。

PDCA循环与考勤管理

1. PDCA循环。PDCA循环是发现问题、分析问题、解决问题从而推动工作顺利进行的科学管理方法，是质量改进的一把利器，是对工作持续改进、螺旋上升的一种科学总结，广泛用于各种管理活动。它包括4个阶段、8个步骤（表1）。

将PDCA循环与考勤管理实践有机结合，有利于完善考勤休假制度、考勤系统建设和考勤管理水平的持续提高，符合科学化、人性化的现代医院管理理念。

表1 PDCA循环管理内容

2.考勤管理存在的问题。从2012年3月起，项目组设计提纲用个人深入访谈和头脑风暴的方法，组织全院96个科室的考勤员、部分科室负责人和院领导就医院考勤管理存在的问题进行了访谈、征集意见，并将反馈意见进行归类，用鱼骨图的方法发现主要问题（图1）[1]。

运用PDCA循环原理实施考勤管理项目

将PDCA管理学思维运用到考勤管理中进行实践探索，需要按照PDCA循环的4个阶段实施：考勤管理的计划（Plan）、执行（Do）、检查（Check）、处理（Action），考勤管理的4个阶段承上启下、环环相扣，从而推动考勤管理水平不断提升（图 2）[2]。

图1 考勤管理存在问题“鱼骨图”

图2 基于PDCA循环的医院考勤管理流程

1.制定考勤管理计划（P）。根据考勤管理中出现的问题，对问题进行归类，对问题的主要影响因素进行初步分析，采用问卷调查和个人深入访谈相结合的方法，听取考勤员和科室负责人对考勤管理的意见和建议，针对发现的问题进行深入探讨，制定解决方案。通过调查分析，确定了提高考勤上报信息化水平、推行网上请假、优化员工病假管理流程、加强考勤员队伍建设这四个主要工作任务。

2.执行考勤管理措施（D）。考勤管理是基于国家和医院考勤休假相关政策和制度，只有将相关政策和本院实际结合、及时调整，才能建立稳固的政策基石。根据考勤管理计划，医院着手实施系列考勤管理项目。

2.1 提高考勤上报信息化水平。医院信息化水平的不断提高，提供考勤信息化的技术支撑。考勤信息化建设也是医院信息化的重要组成部分，助力医院精细化管理，主要从三方面着手：

第一，变革考勤上报方式，实行考勤网络直报。对延续了几十年的手工录入考勤的方式进行变革，由传统的打印考勤表、手工填报考勤，人事处考勤管理员在excel中手工录入考勤表的考勤上报方式，变革为考勤员在医院资源规划系统（简称HRP，即医院OA系统）中直接上报，人事处进行网上核对。对异常考勤进行驳回，并告知考勤员进行更改并重新提交。考勤员和科室负责人将上报人事处的考勤表打印后签字，便于随时掌握本科室员工的休假情况。

第二，在行政部门推行指纹考勤制度，自动生成考勤信息。行政部门员工和部分参照行政科室管理的部门上下班进行指纹考勤。临床科室由于排班复杂，且经常存在加班情况，暂时不适合进行指纹考勤；而行政后勤科室上下班时间相对固定，HRP系统容易编程计算出勤和缺勤时间。实行指纹考勤有利于形成公平、严肃的考勤纪律，从而为医教研工作提供坚实行政和后勤保障。同时，行政部门的考勤可以自动生成，且计算更加精细化，节省大量人力。

第三，医院OA结合医院短信平台进行考勤上报提醒。传统的通知方式为约定俗成，如果需要提前上报考勤，则需要挨个电话通知。医院OA将每位考勤员的手机号内置在系统中，系统下发考勤时，会自动关联短信平台将考勤上报提醒短信发至考勤员手机。同时，每位考勤员的OA界面会出现一条待办事项，如果未及时处理，则每个工作日的早8点医院OA会再次发送待办提醒短信。

2.2 规范请假方式，推行网上请假。传统的请假方式有口头请假、纸质请假、电话请假等方式，存在请假格式不规范、请假登记滞后、不便于登记存档、忘记销假等弊端。针对上述问题，医院在行政科室和部分参照行政科室管理的部门推行网上请假制度，其中也包括人事关系在临床科室但有行政兼职的人员。

网上请假根据相应权限和流程分别进行配置，如人事处副处长请假先由人事处处长审批再由主管院长进行审批，系统对历次请假均有记录。按照医院考勤休假规定，请休假记录最少保存5年。为便于院领导掌握中层干部的请假，在党院办主任的权限中增加了医院中层请假状态的集中查看权限。

请假管理分为因公外出和个人请休假2类，其中因公外出视为出勤，个人请休假中将考勤表中的病假、事假、婚假、产假、丧假、探亲假、寒暑假、出国、调休假等内置，并且所选择的请假时间系统会自动计算并显示出时长。对于行政总值班调休假，则系统会自动关联到网上签到的总值班日期。

与此同时，在临床科室规范使用全院统一格式的请休假申请单，由科室负责人签字审批后由考勤员进行存档，从而结束了请假格式不规范的历史，并逐步探索将网上请假制度推广到临床科室。

2.3 优化员工病假管理流程。人力资源是医院发展第一生产力，关系群众切身健康利益。医院员工患病后医院多部门从多方面进行关怀和照顾。加强员工病假管理，有利于营造更加公平、更加人性化的工作环境。探索建立让员工主动参与的健康管理环境，也有利于提高医务工作者的健康状况[3]。

第一，形成病假上报常态机制。如病假超过一周，则需要向人事处提交科室负责人审批的请休假申请单和医院开具的机打的休假证明书，以便于科室和人事处共同掌握职工患病情况。患病及时就诊，有利于疾病治疗和康复。同时，还可以防止“泡病假”情况发生，对于营造公平的工作环境非常重要。

第二，及时梳理员工病假，形成病假会诊常态化机制。每月月初考勤上报时，对上个月各科室上报病假进行梳理，如有员工病假超过三个月，则提请医院医疗质量委员会联合专家进行会诊，对于是否继续长期休假和疾病诊疗给出意见。

第三，多部门多渠道关怀患病员工。在科室内部关怀患病员工基础上，党政工团各部门会通过大病补充保险、组织捐款、家庭慰问等不同方式对患病员工，特别是患大病员工，给予物质和精神上的慰问，带来更多的社会支持。

第四，落实带薪休假，加强员工健康管理。带薪休假是员工应有的权利，是促进身心健康的重要抓手。医院每年组织员工进行一次体检，对发现的健康问题和健康危险因素及时干预，同时组织员工积极参与医院的各项健身活动，并且精心选题，通过专题讲座方式进行院内健康宣教，以提高员工健康素养。

2.4 加强考勤员队伍建设。考勤是薪资计算的基础，考勤员是医院薪酬计算的“守门人”，因此考勤队伍建设关系医院发展和员工切身利益。与考勤网络直报同步进行的是考勤员队伍的常态化建设，主要从三方面突破。

第一，每年最少两次考勤工作会议。根据考勤和休假制度变化和年度工作重点，上半年和下半年各召开一次全院考勤员大会，将新政策及时传达并当面答疑。会后将所有的培训材料挂在OA方便大家查看。

第二，开展多形式的政策培训。综合利用医院短信平台、考勤员邮件、医院OA通知、电话、当面培训等不同形式的组合拳，对考勤政策和执行细节进行深入培训。为提高考勤管理的积极性和主动性，人事处需要从细节着手、服务好考勤员，同时还要做好考勤员的物质和精神激励。

第三，加强科室考勤工作衔接。如有科室变更考勤员，需要及时配置考勤上报权限并在科室考勤交接的基础上开展针对性培训，主动联系新考勤员，从而保障考勤工作顺利交接，确保考勤及时准确。

3.检查考勤管理工作的实施效果（C）。通过3年多考勤管理项目的实施，全院考勤管理更加规范，时效性进一步增强，营造了更加公平、更加人性化的工作氛围。

第一，考勤效率得到提升。考勤上报耗时由之前的10个工作日，缩短为5个工作日以内，大大提高考勤效率、节约时间成本。

第二，考勤质量控制和检查进一步提高。通过定性访谈、问卷调查发现，96%以上的考勤员对考勤上报方式改革非常满意，杜绝了漏报的发生，大大减少了错报的发生。

第三，持续提升管理质量和效率。根据国家、大学和医院最新人事管理制度，制定新一轮考勤管理措施。如果效果不显著，则分析存在原因和影响因素，剔除影响成效的因素并更新管理方法，对新一轮效果进行评价。对实施成效进行评价，可以促进考勤管理方法不断创新，满足医院人力资源管理需求，实现考勤精细化管理。

4.考勤管理工作的处理阶段（A）。考勤管理团队按照PDCA循环通过对考勤管理工作的检查，不断总结经验、巩固成绩，将好的流程和做法进一步标准化；将未解决的问题或未实现的工作转入下一个PDCA循环来解决。建立全程质量监控和评价反馈制度，不断总结各科室负责人和员工反馈的问题及需求，找出影响质量管理的薄弱环节，制订更加完善、合理的考勤管理计划并进入下一个循环。

在后续的工作中会继续加强考勤信息化建设，利用员工自助平台整合更多资源方便员工查询、使用；继续完善考勤员的激励和考勤工作的效果评价；借鉴兄弟医院和先进企业人力资源管理经验，结合院情进行试点并逐步推广。

总结

考勤管理是医院人力资源管理的重要内容，是人力资源配置的重要参考，是建立各项绩效考核的基础，是提高医院服务能力的坚实保障。制订科学化、人性化的考勤休假制度，建立标准化的考勤管理流程，加强考勤管理队伍能力建设是环环相扣的系统工程，需要以系统思维统筹推进[4]。PCDA循环是不断改进的机制和过程，对于考勤管理中新发现和未解决问题会自动进入下一个环节，考勤管理质量和效率的持续提高需要团队通力合作，也需要加强医院文化建设不断提高广大员工的凝聚力和向心力。

1 黄象好，林芳，吴淑慧，等. PDCA在医院行政总值班管理中的应用[J].医院管理论坛，2015,32(4):44-46

2 阚全程. PDCA循环在医院战略管理中的运用[J].中国医院管理，2009,29(8):47-49

3 徐龙雨，姚央，盖小荣，等.应用PDCA管理理念开展医院健康管理工作的实践探索[J].中国社会医学杂志，2015,32(2):90-92

4 聂晓敏，魏永祥，崔筱燕，等.PDCA框架下公立医院战略管理的实施[J].中国医院管理，2014,34(3):30-32