高校学籍档案后续利用的信息化研究

杨云贤

（深圳信息职业技术学院校办档案室，广东 深圳 518172）

高校学籍档案后续利用的信息化研究

杨云贤

（深圳信息职业技术学院校办档案室，广东 深圳 518172）

基于对高校学籍档案的社会价值与作用，及其在现有后续利用中的主要方式和所存在问题的分析，本文探讨了如何通过利用互联网与移动通信技术，实现高校学籍档案后续利用的信息化和远程化。

高校学籍档案；档案利用；信息化

高校学籍档案的小众属性决定其主要面向特定对象提供查阅利用，且查阅索证还必须办理特定手续。目前，高校学籍档案的利用方式主要为用户实地利用。但由于我国高校的扩招，学生人数与毕业生数量随之快速增加，无疑加大了高校学籍档案管理工作的压力，传统的学籍档案利用方式已明显跟不上信息的更新速度，同时也不能满足遍布国内外的利用者的需要。怎样安全快捷实现对高校学籍档案的后续利用，是高校档案工作者需思考和改进的问题。

1　高校学籍档案的价值与体现

1.1高校学籍档案具有重要的查考价值与凭证功能

高校学籍档案，是高校招生录取、学籍管理、教学活动、学位授予、毕业验证等活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的历史记录，具有原始性、完整性、真实性等特点，记录了学生完成高考，被学校招生录取入学开始，至毕业期间在校各个学期的表现、成绩的记载等学籍变动的详细情况，是学生在读期间成长过程的缩影，也是高校极为重要的档案信息资源，具有重要的查考价值与凭证功能。随着社会对人才的要求越来越高，社会各界和个人对学籍档案利用的需求日益增加。

1.2高校学籍档案的价值体现

1.2.1个人档案袋与高校档案馆学籍档案的区别

根据《高等学校档案管理办法》的规定，“高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。加盖高校档案机构公章的档案复印件，与原件具有同等效力。”高校学生个人档案袋中保存的，仅仅是学生在校期间的一些最基本的信息，学生在校期间的学籍信息的详细记录，则收藏在高校档案馆的学籍档案中。若学生毕业后需要出具与学籍档案相关的证明文件，便涉及学籍档案的后续利用。

1.2.2高校档案馆学籍档案的作用与价值体现

一方面，从用人的角度而言，高校学籍档案是学校向社会推荐人才的根本依据和用人单位选用人才的重要参考材料，相比推荐信等材料具有更高的可信度。用人单位也因需要核实学生文凭的真假等而利用学籍档案，由学生所读的高校，根据学籍档案如实出具学生的学历证明。

另一方面，从毕业生自身发展而言，学生毕业后，其学籍档案就会转入学校档案馆永久保存，这些档案在毕业生就业、留学移民、深造、升迁、遗失、学历认证等方面，对学生来说尤为重要，需要返回所读高校档案馆查找学籍档案中的录取名册、学习成绩等详细记录，并要求学校出具相应的证明材料。

2　目前国内高校学籍档案的利用方式与存在问题

目前我国高校学籍档案的主流利用方式，是由学生所在的高校档案管理机构核实利用者身份后，为学籍档案的利用者出具学生学籍档案相匹配的各项证明材料、提供加盖公章的档案复印件等。

2.1传统的高校学籍档案利用方式

2.1.1利用者亲临现场办理利用审批手续

传统的学籍档案利用方式，利用者必须亲临高校档案馆提出查档申请，依照登记、检索、调档、阅档或者出具证明的流程办理，有部分利用手续还涉及到服务与工本费等。

2.1.2学籍档案利用以手工操作的方式办理

办理档案利用手续的程序包括验证学籍档案利用者的身份、根据利用者需求调取学籍档案资料、呈交学校相关负责人审批、根据利用需求复印学籍资料盖章、出具相关证明文书等。

2.2传统的高校学籍档案利用方式存在的问题

2.2.1传统的学籍档案利用成本高

随着国内高校办学规模的扩大，各高校招生覆盖区域也随之发生变化，学籍档案数量急剧增加的同时，前往档案馆办理学籍档案利用的服务对象的异地比例更是呈逐年增加的趋势。多数高校档案馆工作人员的数量却未能相应增加，已毕业的学生返校办理学籍档案手续，多数需要排队等候，往往需要一个工作日或以上的时间。而多数的学生，毕业后未必在学校所在城市工作，对于身处外地返校办理学籍档案利用手续的学生来说，不仅耗时耗力，而且增加了不少经济成本。

2.2.2现场核查身份制约学籍档案利用效率

目前，国内大多数院校仍采用现场核查的方式办理学籍档案的利用手续。由于学籍档案具有一定的隐私和保密性，当已毕业的学生需要利用自己的学籍档案时，必须亲自返回毕业院校档案馆，核实身份后方可办理学籍档案利用手续。

现有高校学籍档案多数采用纸质档案方式提供利用，档案馆查阅、办理学籍调档的过程比较耗时。且多数的高校档案馆，并未配备健全的身份证识别设备，只能以人工识别办理者身份的方法，完成办理者的身份识别后，再为利用者办理利用手续。使用传统的方式办理学籍档案的利用手续，已严重影响办理学籍档案利用手续的效率，并不符合高校以学生为本，为学生服务的教育理念。

2.2.3学籍档案库存和利用增量逐年加大

以深圳信息职业技术学院为例，该校自2011年迁入大运村新校区后，招生人数由每年的2000余人逐步增加到现在每年5000多人，招生范围也由以面向深圳地区的生源为主，转变为面向广东省各地市招生，在校的学生数由2011年之前的6000余人上升至现有的15000多人，每年新增的毕业生人数在逐年增长。这意味着该校学籍档案每年的增量在5000份以上。如何提高学籍档案后续利用效率，更好的为学校毕业的学生提供学籍档案后续利用服务，成为该校档案管理的工作重点之一，也是国内各高校学籍档案管理者共同关注的问题。

3　如何实现学籍档案后续利用的信息化

国家档案局局长杨冬权在2010年举办的“全国档案局（馆）长会议”指出：要积极利用计算机网络、电视、手机……等传播系统，开展远程利用、远程服务，实现档案信息资源的最大共享；要以提高远程服务能力为突破口，变革档案提供利用方式……，要以公共档案资源社会共享为目标……，逐级实现区域内档案部门的信息共享并共同向社会提供远程服务，最大限度地为人民群众利用档案提供方便。

3.1高校学籍档案后续利用信息化的准备和基础

一方面，高校是知识前沿阵地，在信息化技术和服务理念方面更易于推陈出新。目前，国内大部分的高校已建立基于综合信息平台的档案管理系统，这为学籍档案后续利用的信息化奠定了良好的基础。

另一方面，随着科技的发展与手机互联网的普及，各项政务、日常生活、工作等方面的应用已通过手机、电脑等多种终端上实现信息化，微信、二维码、U盾、网上交易、在线支付等已被大众接受并广泛应用在多种领域，这为学籍档案后续利用信息化的普及创造了有利条件。

3.2高校学籍档案后续利用信息化的要求和控制

3.2.1搭建基于身份认证的学籍档案信息化平台

实现学籍档案后续利用的信息化，需要搭建一个基于互联网在线办理学籍档案利用的信息化平台，便于有需要办理学籍档案利用的单位或个人，通过互联网便可远程办理各项档案利用手续，并实现登记、检索、调档、阅档、审批、出具证明等全流程的信息化。

由于学籍档案具备一定的保密性，档案馆不能随意向其他人开放个人学籍档案的利用查询，因此，学籍档案后续利用的信息化平台首先应解决利用者身份认证的功能。通过身份认证的单位或个人，便可凭自己专属的平台账号，通过平台实现远程办理学籍档案的各项后续利用手续。

3.2.2切实可行的利用对象身份认证解决方案

如何便捷有效的对档案利用对象进行身份认证，以满足分布在不同区域的利用者随时随地利用学籍档案呢？

2014年7月，深圳市市场监督管理局率先在国内推行全业务全流程无纸化网上商事登记模式，法人企业或个人凭银行颁发的个人数字证书即网银U盾，可在全流程网上登记系统中进行身份验证及电子签名，即可足不出户完成各项工商注册业务。众所周知，国内银行已全面实名制，通过银行颁发的网银U盾，解决学籍档案利用对象身份认证的问题，不失为一种切实有效的方案。

3.3高校学籍档案后续利用信息化的内容和适用

学籍档案后续利用信息平台应包括业务咨询、申请受理、付费交款、进度查询、核实审批等功能，以互联网手段实现档案利用者足不出户即可申办学籍档案的各项利用手续。

平台以菜单式的服务受理利用者的申请，档案利用者通过身份核实后，只需要根据平台设置好的各项表单，通过远程提交办理利用业务的各项资料，便可实现在线受理。对于涉及到有需要向利用者收费的项目，则由利用者在办理的过程中，通过网上支付完成付款手续。

信息平台建成后，档案馆工作人员便可根据信息平台收集到的档案利用者的详细需求，实时通过平台完成各项学籍档案证明材料的利用审批手续，并将办结的各项学籍档案证明材料邮寄给对应的档案利用者。

学籍档案后续利用的信息化平台建成后，必将推动高校学籍档案信息化、无纸化的进程，为最终实现高校学籍档案管理的全面信息化翻开全新的一页。

［1］薛秋珍.高校档案远程服务的探索与实践［J］.中国档案，2015.4.

［2］尚红伟.高校学籍档案远程服务运行模式的一些思考［J］.档案管理，2014（2），207.

［3］张艳荣. 高校学籍档案远程服务述略［J］. 兰台世界， 2015， 1.

［4］胡彬. 谈高校学籍档案的价值与利用［J］. 黑龙江档案，2013（2 ），197 .

［5］杨冬权. 在全国档案局长馆长会议上的讲话.2010.12.14.

［6］深圳市市场和质量监督管理委员会关于全面实施全流程网上商事登记的公告（深市质委公告［2014］2号）.2014.10.17.

On the application of information technology in the follow-up utilization of student registry archives in higher education institutions

YANG Yunxian
（Archives Office， Shenzhen Institute of Information Technology， Shenzhen 518172， P.R. China）

Based on the exploration of the social values and effects， and analysis of current primary means and problems in the follow-up utilization of student registry archives in higher education institutions， this paper studies the approaches to informationization and remote management of the archives through Internet and mobile communication technology.

student registry archives in higher education institutions； utilization of archives； informationization

G647.33

A

1672-6332（2015）04-0099-03

【责任编辑：羊玲】

2015-11-18

杨云贤（1973-），女（汉），广东汕尾人，中级职称，主要研究方向：档案管理。E-mail:yangyx@sziit.edu.cn