如何做好纸质档案的管理

许明蓉

（厦门水务集团有限公司，福建厦门 361007）

如何做好纸质档案的管理

许明蓉

（厦门水务集团有限公司，福建厦门 361007）

随着科技的发展、互联网的诞生，计算机已经遍及到各家各户、各行各业。各单位、各企业也都采用了电子档案来备份文件。电子档案也以其方便、简洁的优势得到了大家的喜爱。但是，很多重要的文件，尤其是古老的档案都是纸质档案，因此做好纸质档案的保护工作尤为重要。阐述纸质档案的管理现状及其相关因素分析，提出一些具体的保护措施。

纸质档案；影响因素；保护措施

档案是一个单位、一个企业甚至是一个国家的重要历史记录。我国档案形成较早，各个时期对于档案的称呼也有所不同。它是记录历史以及重要事件的具体凭证，是重要的原始文献。重要的历史记录都是以纸质档案为主的文件，因此，保护好纸质档案的管理工作具有重要的现实意义。

一、纸质档案的管理现状

纸质档案一般是指由纸张为载体的档案记录，如书籍、报纸、文献、文件等纸质物品。这些档案由于材质特殊，容易受到环境的影响和腐蚀，因此，要想良好的保护好纸质档案就必须采取有效的措施。

在信息化时代的今天，档案也逐渐由纸质档案转变成电子档案，虽然电子档案方便、简洁，但是纸质档案对于一个企业，甚至是一个国家来说都至关重要。其原始性、真实性较强，记录的是最原始的数据、最真实的历史事迹。纸质档案产生的年代久远，其具有很好的历史价值，且应用较为广泛，应得到良好的保护。但是就当前的纸质管理现状来说，很多纸质档案不但没有得到良好的保护，而且一些企业还存在乱堆乱放、无人理睬的状况。并且，在高速发展的今天，办公室的效率也在逐渐提高，人们都会采用电子档案来代替纸质档案，且纸质档案较为繁多、复杂，工作人员在有限的时间里也无暇顾及对纸质档案的整理、统计。甚至还有的个别借阅人员为了图方便、省事，竟然私自拆分原始档案[1]。以上种种现象表明，我国纸质档案的保护流于形式，没有真正做好对其的保护工作。这不但影响纸质档案的使用寿命，而且会让很多珍贵的资料“毁于一旦”，情况不同乐观。

二、影响纸质档案管理的相关因素

（一）档案工作人员的保护意识薄弱

纸质档案要想得到良好的保护，工作人员必须要有足够的保护意识，这样在保存档案时才能够做到尽职尽责。但是，当前很多档案管理人员缺少良好的工作态度，对档案的收集、整编、归档、入库各项环节没有做到严谨、细致。对档案的日常维护，如除尘、防虫等工作也是敷衍了事，没有对纸质档案进行深层次的维护管理。

由于纸质档案的材质较为特殊，容易受外部环境的影响，因此，对于纸质档案的管理工作要认真、细致。对于存放档案的库房要尽量保持一定的温度和湿度，一旦温度、湿度超过一定的标准，那么纸质档案就受收到腐蚀，一些字迹就会模糊不清，纸张也会严重受损。对此，相关的管理人员必须要保证库房的干爽，做好保护工作。但实际上，档案管理工作者很难认真做到以上几点，对库房的巡逻、温度、湿度值的掌握都没有良好的进行[2]。“温湿度管理”是工作人员对档案保护的日常工作，不仅要每天观察、测试库房的温度、湿度，还要分析一段时间内库内、库外的温度值和湿度值，一旦发现温湿度不符合纸张存放的度数，就必须要采取相关措施进行解决。对于借阅档案的人员也没有进行严格登记，只是在纸上登记借阅人的姓名和借阅日期，并没有将信息输入到计算机管理范畴。这样一来，管理人员不能很好掌握档案的利用率，不清楚哪些档案利用率较高、哪些档案利用率较低，从而就会影响对利用率较差的档案纸张变化情况的掌握以及采取相应的保护措施[3]。

（二）档案利用者的保护意识有待提高

很多档案利用者在借阅档案以后，并没有对其进行保护。在借阅档案以后，对其翻阅和复印时也不管不顾，只图自己方便省事；无论手上是否干净，桌子上是否有灰尘，都一味无视。这样一来，就会对纸质档案造成一定的损害，减少档案的使用寿命。还有很多借阅者在借阅档案后并没有及时归还，导致档案丢失的事件也屡屡频发，借阅者对于丢失档案也只是写个情况说明，并没有按照《档案法》的相关规定予以处罚。档案利用者淡薄的保护意识和规章制度的不严谨也是导致纸质档案遭受破坏的重要原因之一[4]。

（三）档案的防护措施不健全

由于纸质档案的材质特殊，容易受到外部环境的影响。如光照、温度、湿度等的影响。纸质档案的化学成分一旦受到光照的影响就会产生化学反应，容易影响纸张的原有性质。存放地点的湿度一旦超过了一定的范围，也会对纸张造成影响。不仅加速纸质档案使用寿命的耗损，极大地损害纸质档案，温度过高的话会产生各种生物的繁殖，也会对纸张造成迫害。因此，各单位、各企业要做好档案防灾措施。但是就目前现状来说，很多单位对此并没有引起足够的重视，尤其一些地理条件较为恶劣的省份来说，防护措施更应该全面、细致。有些地区较为潮湿，应该做好防潮准备。

（四）纸质档案的防灾措施不健全

防灾措施主要指当灾难来临之际，企业、单位有预防和紧急避难的相关措施。尤其对于比较偏远的山区，其恶劣的地质条件极其容易引起洪灾、山体垮塌的现象，一旦灾难来袭，企业和单位必须要有有效的应急方案，这样才能尽最大限度减少损失。但就目前的现状来说，很多企业和单位并没有合理的应急预案，即使有，也只是理论知识，缺乏实践，缺少演习。因此，一旦发生各种危险，企业很难进行合理避难，也不利于纸质档案的保护工作。

三、纸质档案管理的保护措施

（一）做好宣传工作，提高工作人员的保护意识

做好纸质档案的管理工作，首先就要提高工作人员的保护意识。管理人员是保护纸质档案的关键因素，因此，加大宣传力度，提高他们的保护意识尤为重要。各单位、各企业要做好宣传工作，定期强调保护纸质档案的重要性；潜移默化地培养员工的职业道德素养，提高他们的责任感，高效的完成本职工作。

企业单位须定期对档案管理人员进行知识培训，完善他们的理论知识，并且提高他们的技术水准。只有让工作人员自身主动学习、认真工作，才是保护纸质档案的关键因素。提高工作人员的思想意识，可以让他们增强工作的自觉性，培训他们的专业技能，可以让工作人员在处理各项难题时游刃有余。

除了要提高管理人员的保护意识，宣传力度还要扩大到整个企业，让借阅者在借阅档案的同时也要对其注重保护，降低用户对档案破坏的可能性。企业单位的管理人员可以在档案管理室粘贴告示以及借阅的详细规则和条例，借阅者不得擅自损坏档案，不得逾期不还，一旦发现档案有损坏、涂抹现象，根据相关条例予以处罚。对于借阅的纸质档案，管理人员应严格记录在案；对于遗失档案的用户，也应按照《档案法》严格给予惩治。

相关部门还应制定好各项规章制度，提高惩治力度，让档案保护工作能够有效地进行下去。一旦发现不规范操作以及乱涂乱撕现象，给予追求责任。对于档案的整理、归纳等各项环节都要严格执行。一旦强有力的规范产生，工作人员才能按照规章制度办事，做好本职工作。

（二）提高保护措施，加强防范

由于纸质档案的材质较为特殊，容易受到外部环境的影响，因此，管理人员应提高相应的保护措施，加强防范。对于纸质档案的保护管理，须从以下几个方面入手，即从库房的温度、湿度、清洁、消毒、光照等五大方面进行管理和防范。

纸质档案应单独存放在空气良好、干爽的库房。在档案入库之前，相关工作人员应对库房进行消毒、清洁工作。除尘、除虫工作要仔细、认真，将污染源隔绝在库房外。对于库房的湿度、温度以及光照因素也要严格控制，防止档案因外部环境因素而减少使用寿命。最大限度的降低纸质档案的损害率，维护纸质档案的完整和安全。

由于纸质档案的化学成分容易与光照产生一定的化学反应，因此在存放档案的库房中应采取一定的避光措施，避免阳光直射。可以通过人工照明来代替阳关的亮度。对于灰尘的处理，除了日常的清洁工作之外，还应采取相关的防护措施，如在换气窗上盖上纱网，在入室口安装过滤设备等。管理人员还应确保库房的湿度、温度在一定的标准范围内，可以安装烘干机等设备来保证室内的干爽。

除了要保证库房的温度、湿度以及光照的影响之外，还应定期对其进行清洁和消毒，避免灰尘积压损害纸质档案。同时，还要注重对纸质档案的消毒工作，以免霉菌滋生、生物繁殖。一旦发现任何情况，要及时清洁、及时处理。

（三）提高管理人员处理突发事件的能力，有效保护档案

除了上述基本保护措施之外，各单位、各部门还应根据企业的自身特点加强提高管理人员处理突发事件的能力。尤其是那些地质条件较为复杂的企业，应合理制定好防火、防洪、防地质灾害的应急措施。

目前，各个单位、企业的档案管理工作还仅仅停留在档案的收集、整编等工作内容上，而忽略了身边的环境因素，一旦发生危险，毫无应对能力。因此，企业应加强培训员工的应急能力，定期进行培训工作，同时注重实战演习。这样，在灾难来临之时，工作人员才能够有秩序地进行撤离和保护档案的工作。对于日常的管理工作，相关部门还应制定有效的管理措施。对于提前发出警报的工作人员给予奖励；对于擅自离岗或监守自盗的人予以惩罚。

结束语

综上所述，纸质档案是企业重要的历史记录，是较为全面的历史文献，因此，对于纸质档案的保护尤为重要。各单位、各企业应采取积极措施，提高管理人员的保护意识，加强保护管理工作。要“防患于未然”，制定全面的、有效的管理措施。相关技术人员也应不断学习和掌握保护纸质档案的技术和有效方法，从而降低对纸质档案的损害，提高其使用寿命。

[1]丁勇，陶革.浅谈如何做好纸质档案的保护工作[J].天然气勘探与开发，2012，（4）：22-23.

[2]李丹秋.浅谈如何做好地质档案的管理工作[J].档案管理与利用，2013，（6）：33-34.

[3]程巧玲.浅谈纸质档案管理的保护工作[J].科技咨询，2011，（15）：44-45.

[4]贾利岩.电子档案与纸质档案管理的并存于互动[J].山西档案，2012，（22）：33-35.

C939

A

1673-291X（2015）05-0265-02

2015-01-14

许明蓉（1966-），女，福建厦门人，馆员，从事档案管理研究。

[责任编辑 杜娟]