浅析高校人事档案管理的问题与对策

綦 蓁

(黄冈师范学院 人事处，湖北 黄冈 438000)



浅析高校人事档案管理的问题与对策

綦 蓁

(黄冈师范学院 人事处，湖北 黄冈 438000)

人事档案管理是高等学校人力资源部门管理工作的重要内容之一。随着社会科技和信息技术的快速发展，以前传统的人事档案管理体系开始暴露出越来越多的问题：人事档案管理体制的科学性不强；人事档案管理的现代化水平不高；人事档案信息内容的全面性和真实性不够。针对这些问题，提出了更新人事档案管理的理念；改革高校人事档案管理体制；健全高校人事档案管理制度；提高高校人事档案管理的现代化水平；务实人事档案信息基础性工作等改革和优化的建议。

高校；人事；档案管理

人事档案管理工作是高校组织、人事管理不可或缺的基础性工作，它直接关系到学校教职员工工作、生活、学习等个人经历和德才水平的重要信息的采集度和真实性，进而更关乎到学校内教师群体的个人教学、科研、职称，管理干部的考核和任用等工作的进行和组织。基于此，提高对人事档案管理工作的重要性，对于高校工作的正常运转来说是必要的。

一、高校人事档案管理存在的问题

随着高等教育改革的深化以及高校群体近年来的整体发展，高校人事档案管理工作在基础性的信息化建设上有了较大的发展，档案管理意识逐步得到加强和提高。但就目前高校人事档案管理现状来看，仍与现代社会对高校发展的要求存在一定的差距，表现为以下几个方面：

(一)人事档案管理体制的科学性不强 目前高校的人事档案，主要是根据管理权限和隶属关系进行管理。这一管理体制的最基本理念，就是档案管理的最终目的是服务于本单位的人事管理实践。从学校角度讲，人事档案归其所有, 对其教职员工的人事档案拥有绝对的管理权、使用权甚至是“拥有权”；从个人来讲，人事档案虽然是记载个人信息的材料, 但个人对自己的档案信息不具备知情权，更不具备使用权。在这一体制下，档案除了反映人才的基本情况，更重要的作用是对个人进行约束和管理，即通过人事档案这种“死的物”来限制“活的人”。[1]这在人才流动时刻成为现实的当下，显然是不适应社会发展变化的。

高校是人才汇聚的地方，也是人员流动频繁，人才竞争激烈，人力资源的社会化调控优化配置比较集中的地方。高水平、高层次人才“跳槽”，高校之间相互“挖墙脚”的现象时有发生。如果出现个人流动意愿得不到单位回应甚至断然拒绝时，势必就会出现“弃档”、“死档”等现象。同时很多处于急需师资队伍壮大、人才发展的高校，为了更好地吸引和留住人才，在原单位不放档案的情况下，使出“免要人事档案”或“重建人事档案”的招数。由此，在高校群体内就出现了“多档一族”或“无档一族”等见怪不怪的现象。显然，这与正常的“一人一档”档案信息管理制度是相违背的。即使是在单位内部，也存在有因为这种管理体制而导致管理主体不清的现象。如在部分高校，人事档案管理并未统一归口专门的档案管理部门。因高校内部行政机关管理部门设置不统一，工作职责范围不尽一致，为工作管理的便利和需要，致使有的人档案在组织部门，有的人档案在人事部门，有的人档案在当地或外地人才交流中心。出现这种一个单位的人事档案在多个部门存放和管理的现象，势必给人事档案材料管理工作带来很多的弊端，如在档案材料的入档和传递过程中容易出现遗失或责任互相推诿的乱象。

(二)人事档案管理的现代化水平不高 相比高校内核心发展的教学、科研等工作，档案工作始终处于边缘和辅助的位置，得不到足够重视。而在许多高校，人事档案又并未归口档案管理现代化程度相对较高的档案馆等专业部门管理。所以，高校人事档案管理现代化水平不高。

首先，多数高校没有配备专业化的人事档案管理人才。作为较强的专业性档案管理工作，必须要求具有经过专业的档案管理学习和培训的档案人员从事此项工作。目前来看，具有专业资格的专职档案管理员数量微乎其微。多数高校主要以兼职人员来充实档案管理人员队伍，他们大多半路出家，学历水平不高，年龄结构偏大，对档案工作没有太多热情。人员队伍缺乏稳定，工作的持续性难以保障，造成人事档案管理工作的随意性太大，错漏和失密时有发生。

其次，多数高校没有配备现代化的人事档案管理设施。因长期以来对档案管理工作的重视性不够，致使档案管理工作发展的先天不足，如由于学校长期的投入不足， 档案管理基础设施异常简陋，缺乏必要的防火、防水设施，一间小屋，几个档案柜，一台复印机就是全部。档案的整理、归档、保存和利用基本上靠笔记手写，计算机、打印机、扫描仪及管理软件，都未投入完全的使用，档案管理软件的开发和数据更新则更为滞后。现代电子设备和技术即使在有的高校有所应用，也仅仅只是完成了一些基础、简单的工作，如人事档案的目录管理、信息录入等工作，潜藏在人事档案背后的大量的人才信息，还未得到全面的开发和有效的信息化，信息的充分利用还具有很大的空间。

(三)人事档案信息内容的全面性和真实性不够 由于历史原因，在当前高校人事档案的十大类之中，关于比较老套传统的履历材料、自传材料、鉴定考核、考察材料、政治历史情况的审查材料等这几类材料的共同点是内容格式化、陈旧化、固定化。致使有些工作性质较为固定、工作时间长、流动频率少的员工的人事档案中这些类别的信息材料都是多年前甚至是几十年前填写的信息，而部分年轻人的人事档案中，这几类材料空白居多。“学历”材料残缺，“工作岗位”材料未能及时更新的时而有之。而高校考察人才现实能力和实际表现的一些重要项目，如个人最新的科研成果、专利技术材料；工作业绩考核、健康状况检查、个人诚信记录、各类专业技术考试证明等材料，则没有被全部收纳。同时，由于部分人事档案的记录内容是由个人自己填写，单位也无从核实或没有认真核实，容易出现出生年月、工作时间、学历等个人重要信息一填一个样、信息不统一的现象。尤其是人才引进工作中另辟蹊径的“重新建档”一族,其档案内容的真实性、全面性、准确性仅仅依靠本人提供的证件及其道德自律，没有原始的确定性依据，档案信息管理的严肃性完全无从保证。

二、 高校人事档案管理的优化手段

以上论及的这些问题和不足，极大地阻碍了高校人事档案管理工作水平的提高，对于高校自身的发展也造成了不利影响，建议从以下几个方面进行改革和优化。

(一)更新人事档案管理理念 如前所述，现行的人事档案管理体制是基于组织内部发展需要的这一出发点，档案在很多时候成为管理人、限制人的一个重要手段。随着人才的普遍化流动, 传统人事档案管理理念已跟不上发展的需要，给人事档案管理带来很多的局限性。这就要求我们重新确立新的管理理念，即：人事档案管理既要服务于人事管理，更要服务于人的发展。这是因为：人事档案管理不仅要从人在组织内部发展的需要和需求出发, 根据人事管理需要、需求形成档案信息并提供相应的查询和利用，而且要满足人才流动后对原有的反映其成长、体现其历史能力与业绩的档案信息的需要。既然人才流动在当今社会是一种正常而频繁的人事现象, 那么作为人才流动过程中必备的手续和材料，人事档案管理在其全过程中就应该具备相应的社会视野，从满足社会的需求与人的需要来进行档案信息管理。不然的话，所有的单位都会面临着相同的困境，即只要有人才的流动和变化，就会出现人事档案信息残缺或空失，从而无法保障正常的人事管理。从这个角度来讲，更新档案管理理念，更好地做好人事档案管理工作，是一件利人利己的好事。

(二)改革高校人事档案管理体制 高校一般是学校、院系两级管理模式。因此，笔者认为，在人事档案管理上，应实现垂直领导和管理。首先应该要设立校级的档案工作委员会，在全局上对人事档案工作进行干预和管理；其次要逐步建立各基层院系的人事档案工作网络，具体负责档案信息的完善、充实和相关证明材料的搜集、整理和提交等工作，从整体上优化人事档案管理模式。目前，我国高校人事档案管理基本采用两种模式，一种是将人事档案全部内容纳入学校档案馆(室)的纳入式管理，另一种是没有纳入集中管理，由各相关部门分散管理的非纳入管理模式。人事档案的管理体制和模式因为各高校档案管理归口部门的不同而呈现极大地差异。成立一个权威的校级档案工作委员会，建立全面的人事档案工作网络，无论是对纳入式管理的高校，还是非纳入管理的高校，都可以迅速及时地处理人事档案管理中出现的矛盾，合理地解决问题。

(三)健全高校人事档案管理制度 要想进一步优化高校人事档案管理，还必须建立和健全相应的管理制度。面对档案信息普遍存在缺失的这一问题，必须尽快形成相应的制度，明确人事档案管理部门具有向外单位提供人事档案信息的职责，特别是向人才流向单位提供对应人员在原单位的人事档案信息，从全局的角度满足人事管理的实际需要。在高校内部，也应健全查借阅、转递、保管保密等制度，确保将人事档案纳入到档案工作制度体系中去。同时，对非纳入管理模式的高校来讲，校级档案工作委员会必须建立起有效的档案信息交流制度，协调档案部门、人事档案管理部门以及各实际用人的院系和职能部门定期交流人事档案管理信息，互通有无。一旦这些制度得到建立和执行，高校人事档案管理必将得到优化。

(四)提高高校人事档案管理的现代化水平 要加强人事档案管理工作，必须加大力度进行硬件上的提升，要投入资金，购买和更新设备，促进管理工作的信息化发展。除了硬件的投入，还要注重软件的提升，要开发更好的人事信息管理系统。使计算机不仅仅应用在编目、检索、统计、借阅等方面，还能对档案进行组卷、分类、保护、编研。要建立信息网络，改变单机作业状况, 建立完善、开放的数字化信息平台，充分发挥其速度快、数据准、存贮量大等特点，加快档案信息传递和共享的速度，提高其便捷性，更好服务于人事管理。

同时， 要持续提高高校人事档案管理者的综合素质，特别是运用计算机和网络的能力，要对既有人员进行信息管理和数据库管理等专业知识培训，提高其专业素质。要进一步加强人才队伍建设，不断补充新鲜血液，挑选专业性强、积极性高的人加入到人事档案管理队伍。适当引入竞争机制，保持队伍活力，不断满足人事档案管理的新需要。

(五)务实人事档案信息基础性工作 做好人事档案的基础性工作，首先是要收集、整理档案信息并做好分类归档。着力提高档案意识和责任意识，使人事档案管理人员充分认识到，人事档案原始记录是作为一种具有法律效力的凭证。要想办法拓宽信息搜集渠道，充实、丰富档案信息和内容，根据来源甄别信息的真实性。要通过科学的方法去鉴定，严格把关，不敷衍了事，不粗心大意。进一步加强对年龄、工作时间、学籍等信息内容及原始材料的核查审定，提高信息数据的可靠性，维护人事档案材料的权威性。

总之，高校人事档案管理工作是学校档案管理的重要内容之一，在学校的建设和发展过程中，发挥着积极的推动作用。新的形势下，高校人事档案管理改革势在必行。更新管理理念，改革管理模式，健全管理制度，提高人事档案管理的现代化水平，务实人事档案信息基础性工作是优化高校人事档案管理的有效手段。

[1]书玉匀.如何发挥人事档案在人力资源开发中的作用[J].公会博览，2011，(3).

[2]朱玉媛.现代职工档案管理[M].北京：中国档案出版社，2002.

责任编辑 周觅

G271

A

1003-8078(2015)02-0122-03

2015-03-02

10.3969/j.issn.1003-8078.2015.02.31

綦 蓁(1979-)，女，湖北浠水人，黄冈师范学院教师。