网络环境下的高校档案工作探析

宋绍梅

摘 要：在以往的传统环境下开展高校档案管理工作主要是以人工为主，自动化水平较低来开展档案管理工作的，在高校档案管理工作开展过程中，由于受到其管理人员素质与环境等多方面的因素影响，造成了网络环境下高校档案管理工作效率非常低。高校档案工作开展过程中，网络环境已经成为了当前影响高校档案管理工作开展的重要影响因素。针对高校档案管理工作的发展现状，对网络环境下高校档案工作的开展情况进行合理的分析和探讨，对于促进高校档案工作的开展有着非常重要的作用。

关键词：网络环境 高校档案工作 探析

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2014）10（c）-0226-01

在以往的传统环境下开展高校档案管理工作主要是以人工为主，自动化水平较低来开展档案管理工作的，在高校档案管理工作开展过程中，由于其管理人员素质、环境等多方面的因素影响，造成了网络环境下高校档案管理工作效率非常低，因此，在档案工作开展过程中，正确的认识档案工作存在的不足，并且充分的重视档案管理工作对于高校发展建设的重要性认识，进一步提高当前网络环境下高校的档案管理工作开展效率。

1 网络环境条件下高校档案工作开展提出了更高的要求

随着我国科学技术的发展和进步，信息技术逐渐在各行各业得到了广泛的发展和利用，这些信息技术的发展和应用，使得档案管理工作和档案信息资源发生了很大的变化，其管理工作的开展和服务工作的开展都发生了很大的差异。

第一，档案信息资源的数字化。在网络环境条件下，现代信息技术不断的渗透到高校档案信息资源的管理工作开展过程中，现代信息技术使得高校档案信息资源内容也发生了很大的分离，形成了以数字编码形式存在的网络环境中，可以被用户广泛的利用。那么信息化技术的实施，实现了资源的网络共享，用户可以随时随地获取想要的信息资源，同时对于纸质保存可能丢失信息资源的情况也进行了很大程度的转变，使得信息资源和电子信息档案完全解决了这样的问题，提高了资源的利用效率和保存效率。

第二，档案工作开展的自动化和智能化，高校通过建立相应的信息网络平台，使得电子文件在完成其相应的建设工作后，就可以通过网络进行传输，各个部门之间也可以实现资源的共享，同时在档案资料整理完成后，可以在第一时间及时的传给档案管理部门，档案管理部门也可以对档案资料进行及时的保存，提高了档案工作效率，便于将其进行分类整理和归档，并且能够及时的将有关的数据和信息进行发布，供人们使用。

第三，档案资料实现从保存到利用的转变。网络环境是一个公开的环境，能够促进外部交流的深入，高校档案网络传输的开设，一方面能够保证本校的师生及时的获取有关的档案信息，同时各个高校之间也可以进行档案资料数据的共享，使得人们能够通过上网进行资料查询，从而获取自己所需要的资料，提供了资料使用的受益面，同时在当前的网络环境下，有关技术人员也进行了不断的技术更新和创新发展，对其各类数据库也不断的完善。

2 网络环境下高校档案工作优化途径探析

第一，档案资料的信息化基础建设和发展。高校档案工作在开展过程中，必须要加强对高校档案部门的设备投入，在管理工作开展过程中，高校一定要充分的重视和认识到高校档案工作开展过程中必须要加大经费的投入，利用先进的计算机软件和硬件设备系统，提高硬件系统的建设和发展水平。那么档案资源的信息化是促进档案管理工作顺利开展的重要基础，在档案管理工作开展过程中，一方面要重视传统的一些纸质的档案资料的管理工作开展，同时也需要重视对电子资源的保存，通过将电子文件直接转化形成电子档案，从而整合各类档案信息资源，根据我校的实际情况设置分类，方便及时的获取有用的资料和信息数据。

第二，搭建完善的数据库，数据库是高校资源综合的一个重要组成部分，数据库的构建和网络技术的融合，能够对高校档案的各类资源和数据信息等进行分类整理，形成一个完善的数据库系统，然后做好各类工作的开展和实施，通过网络系统，能够实现对数据库数据的及时更新，满足人们的广泛需求。

第三，不断开发和完善信息检索系统。以往的高校信息检索系统是不完善的，检索系统内所收藏的各类资源和数据信息和实际的资料存在较大的差异，那么在高校检索过程中，要不断的完善检索系统信息，对其检索系统进行合理的推算和编制，在检索过程中，需要进行及时的用户定制检索，提供多种类型的检索途径，然后帮助用户能够应用简单的检索信息进行准确的检索，用最简单的方式获取最有效的检索内容，提高检索效率。在检索过程中，需要对其检索系统内所收藏的各类资源和数据信息和实际的资料存在的差异及时的进行更新和弥补，使得两者能够保持一致。

第四，网络环境下提高档案信息的安全性。网络技术的发展给当前高校的发展带来很大的促进作用，但是与此同时，网络的不安全因素也给高校档案管理工作的开展带来很大的安全管理隐患，在高校档案管理工作开展过程中，我们需要正确的认识到网络环境下可能引发的管理问题和管理漏洞，及时对管理工作的开展给予必要的支持和鼓励，充分的发挥网络环境下高校档案管理工作开展的优势，能够提高其防护监督技术，避免造成档案管理工作的漏洞。

在工作过程中，需要制定严格的法律法规，结合高校的发展情况，制定有关的安全管理制度，并且形成一套严格的监督措施来保障高校档案管理工作的顺利开展，可以通过安装一些杀毒软件、数据系统加密技术处理等网络技术来提高网络环境下高校档案工作的安全性能，在登陆系统的过程中，采用实名制的身份认证方式，这样也能够有效的避免造成信息资源被侵害。

第五，不断创新服务方式，互联网技术是一项新型的发展技术，在服务工作开展过程中，需要及时了解用户的需求和满意度，将自己的意见及时的反馈给高校档案部门，进一步促进高校档案工作的顺利开展，针对其存在的问题及时的进行更新和服务方式创新，探索新的服务质量，创造网络环境下的高效率的档案工作。

3 结语

高校档案管理工作开展过程中，一方面要充分认识和重视高校自身档案管理工作开展过程中存在的问题以及必要性认识；另一方面也需要对其所处的网络环境条件进行合理的评估，从而促进高校档案工作在环境下的顺利开展。

参考文献

[1] 李淑华.论网络环境下的高校档案工作的创新管理[J].长春师范学院学报：自然科学版，2005，24（3）：155-157.

[2] 吴建新.网络环境下的高校档案工作[J].档案管理，2013，6（1）：55-56.

[3] 章树成.网络环境下高校档案工作新探[J].兰台世界，2012，3（7）：31-32.endprint