关于科研单位档案管理工作的信息化建设的几点思考

王丽花(黑龙江省交通科学研究所)

关于科研单位档案管理工作的信息化建设的几点思考

王丽花
(黑龙江省交通科学研究所)

摘要:首先介绍了当前科研单位档案管理工作的基本特征，然后结合科研单位档案管理工作实际，分析了对其进行信息化建设的意义，接着提出了今后加强其信息化建设的相关措施。希望能够将科研单位档案管理工作的信息化建设提高到新的层次，也为今后相关探讨增砖添瓦。

关键词:科研单位;档案管理;信息化建设;思考

中图分类号:U415.1

文献标识码:C

文章编号:1008－3383(2015)07－0198－01

收稿日期:2014－12－28

最近几年，伴随着经济和社会的不断进步，信息技术也在不断发展中并且影响到社会中的多个方面。近年来，科研单位都关注到了信息技术的重要性，因而对于这方面的投资也日渐增多，在这其中，档案管理的信息化建设尤其重要。但是，还存在不少科研单位在近二十年的档案管理信息化建设中，不能正确的认识信息化，对信息化建设的理念也存有一定的误区，不能对档案信息化建设进行科学而合理的规划，于是就使得建设效果难以和预期保持同步，虽然投入很多却得不到应有的回报。所以说，对档案管理信息化建设进行相关思考有着重要的现实和理论价值。

1　关于科研单位档案管理工作的基本特征分析

对于科研单位的档案信息管理工作来说，其有着自身的特殊性，因而，档案管理相关部门要和科研单位的整体步调保持一致并且做好相关配合，从而为科研提供必要的服务支撑。在档案管理的时候，也要结合科研工作实际对档案进行相应的分类并且就每类档案的作用，对其的使用频率，需要如何保养进行合理的分析，如此就为日常中的查阅和管理打好地基，并且，科研工作在持续推进的过程中也会推进档案文件的生成，于是，档案量就会不断的增加，因而档案管理任务也就相对较重，所以，科研单位档案管理工作也需要不断改革和发展，应该与时俱进。

2　关于科研单位档案管理工作进行信息化建设的意义分析

对于科研单位的档案管理工作来说，其信息化建设对其以后的发展有着重要的意义。(1)对其进行信息化建设可以提高科研单位档案管理的工作效率。对于科研单位来说，每一部新档案都会涉及多元化的内容，因而在存档之后难免会被多次借阅或者查看，在平常也需要做好相关的维护。而伴随着档案存储时间以及其质量和重要性的变化，档案文件也难免这样或者那样的变动，若这些工作都由人工来完成的话，必然需要耗费大量的人、财、物力，于是，工作效率也会受到相应的影响，如此，就难以对科研工作者的相关需求及时满足。而采用信息化对科研单位的档案进行管理，将会将人工操作及时的解放，而档案管理工作也在高效率的状态下进行。(2)对其进行信息化建设可以提高科研单位档案管理的质量和水平。在传统的档案管理下，很多时候，人们会发现对档案进行查阅之后里面并没有自己所需要的东西，于是，还需继续进行查阅工作。而若频繁和重复的对文件进行查阅就会难免文件的损耗，更有甚者造成文件丢失的后果。同时，对于科研单位来说，很多档案具有保密性，因而，不仅档案管理者有责任去做好保密工作，档案使用者也应该具有强烈的责任心。而在信息化建设过程中，通过对档案基本内容和保密性质以及借阅者做好相关记录，可以将档案的损耗和泄密控制到最低，如此就使得借阅者在借阅的时候更有针对性，同时，在信息化下，也更有利于结合档案的类别进行日常的维护，进而将档案管理质量提高到一个新的层次。

3　在科研单位中做好档案管理工作信息化建设的相应措施

(1)数据库设计要科学高效化。对于数据库来说，其是档案管理信息化建设的地基，也是其重要组成部分。它集合了系统中的数据，不仅能将档案本身的数据信息及时反映出来，也能将一些管理中新生信息及时储存。因而，在进行数据库设计的时候，应该把档案管理相关的环节尽数囊括，采取的原则是管理严谨和方便使用，从而避免信息化管理漏洞的伴随。待档案生成之后，要在第一时间和数据库连接起来，档案管理工作者要将新生档案做好相应的登记，及时将其序列号生成。待数据库建成之后，档案管理工作者要将当前的保存方式及时改革，采用传统管理和数字化管理协调统一的方式，对档案进行数字化扫描和著录，从而将数字化存储及时完成从而为日后的查阅提供方便。

(2)及时将档案管理信息化建设标准确立起来。在信息化建设的时候，对于科研单位来说，传统的档案管理制度已经难以和当前发展需求保持同步。因而，除去数据库的设计，还应该基于标准化制度的角度进行信息化建设从而实现当前管理工作的改革，要就数据库的类别、新档案必须囊括的内容等标准明确化，从而让档案在收集上、在使用上、在保存上都有相应的信息化制度提供保障。而在此标准化下，档案管理工作也减少了很多不必要的步骤，如此更有利于科研单位的上下统一，从而在同一个管理标准下将自身工作开展完善。

(3)针对信息化管理，制定相应的安全防范措施。这一措施主要是针对档案的使用以及管理权限作出相应的规定以及相应的安全监控。伴随档案内容被进行了数字化的存储，对于那些阅读档案者，应该针对他们的权限作出明确的规定。要结合档案的保密级别，对借阅者的权限进行规范化。必要的时候，管理工作者可以通过对档案文件进行一定的加密措施或者仿写文件措施以及网络监控措施等保证档案处于安全状态下，从而一发现异常能够追根溯源。

4　结语

总之，对于科研单位来说，其档案管理工作的信息化建设具有重要意义，但其建设过程也不能一蹴而就，需要科研单位立足实际，放眼全局，和档案管理部门共同制定出相应的建设方案，从而使得合理设计数据库、标准化管理、安全防范等工作一一落实，将信息化管理和服务的优势彰显的淋漓尽致。

参考文献:

［1］王惠惠.提高档案管理水平，丰富档案管理方式［J］.办公室业务，2012，(6).

［2］胡继芬.谈谈如何做好科研单位档案管理工作［J］.办公室业务，2013，(10).