轨道交通行业物资需求计划的编制机制分析

张劲松，吴绍玉

(天津市地下铁道运营有限公司)

轨道交通行业是国家基础设施建设的一个重要方面，因其投入的建设资金巨大，其后续维护维修也需要政府投入大额资金予以扶持补贴，为节省成本，轨道交通行业做好物资计划的编制工作具有重要意义。

1 物资需求计划的分类

物资需求计划是指各部门根据公司下达的年度工作目标、任务，结合上一年度物资使用质量及消耗数量情况，分线提出下年度的物资需求。物资需求计划是物资供应的依据，它的内涵是生产单位所需物资以物资编码、名称及规格型号和数量为主要内容，以计划信息的形式，在公司——段——物资处——供应商——段之间相互沟通，并以此为依据组成物资采购供应及发放，它是物资质量安全控制和成本控制的源头。

从不同的角度出发，物资需求计划有不同的分类:

(1)按时间划分，分为年度物资需求计划和临时物资需求计划。

年度物资需求计划指各部门根据公司工作安排，结合本部门工作实际和下年度工作安排，分线提出下年度物资需求。年度物资需求计划在每年7 月中旬组织申报，经过室级、部门级评审通过后，于9 月中旬提交公司物资计划管理汇总，经物资计划管理综合平衡确定计划采购量，形成年度物资采购计划草案，于12 月将年度采购计划草案提交领导逐级审批。临时物资需求计划指在年度物资采购计划未批准之前，因紧急情况而需提前申报的，或是在年度计划外，因专项作业、突发故障等情况紧急需要而申报的物资需求计划。

(2)按用途划分，分为生产类物资需求计划和办公类物资需求计划。

生产类物资需求计划指涉及行车运营的物资需求，包括工具、备件、耗材三大类。其中工具可详细划分为通用工具、计量用仪器仪表量具;耗材可详细划分为建筑、装饰及五金材料、油料、化工品、电线、电缆及电料、急救药品、劳动防护用品、防暑降温、应急物资等。办公类物资需求计划指办公使用的办公电子设备及配件、办公家具、办公文具及耗材、生活类电器等。

(3)按是否通用划分，分为通用类物资需求计划和专用类物资需求计划。

通用类物资包括五金材料、生活电器、办公家具、办公文具及耗材等。专用类物资指特定用途的工具、计量用仪器仪表量具、专用备件等。

(4)按采购主体划分，分为公司物资采购计划和部门自主采购计划。

公司物资采购计划由公司采购人员执行采购程序，包括年度物资需求计划、临时物资需求计划。自主采购计划指在抢险作业、特殊专项任务、维修作业过程中发生的计划外的低值易耗品和原材料的紧急采购，且采购金额和采购单价必须在公司规定的部门自主采购限额内。需求部门对所购物资的规格型号、质量、数量负责，直接执行采购，采购完成后须携带由部门经理及主管领导签字审批的自主采购申请单、到货通知单、发票原件及复印件、领料申请单，经仓库保管人员检验核对后，方可办理入库出库手续，并统一向核算室报销。在遇紧急情况下，部门可事先口头请示本部门经理后执行采购，待紧急情况处理完毕后补齐所有书面程序。

2 物资需求计划的编制

(1)各部门要对物资进行深入研究，识别出通用物资和专用物资，明确是否单一来源，确保申报物资的安全性能良好，以保证物资在使用过程中能够保障行车安全、员工安全和乘客安全。

(2)公司需根据工作实际制定《劳动防护用品配备标准》，各部门在编制各线劳动防护类用品的需求计划时，既要结合各自的实际使用情况，又要严格遵守《劳动防护用品配备标准》，不得超标申报。

(3)公司根据各部门工作实际制定《办公用品配备标准》，各部门在编制各线办公用品的需求计划时，既要结合各自的实际使用情况，又要严格遵守《劳动防护用品配备标准》，不得超标申报。

(4)各部门在编制各线需求计划时，涉及工器具、仪器仪表的需求部门，需要由相关专业技术管理、班组工长对工具的适用性进行评价，建立《工具配备标准》，申报计划时严格遵守《工具配备标准》，同时又要结合工具质量，还要满足自身工作对特殊工具的需求，配备必需的工具保障维修维护工作得以开展。

(5)各部门建立《应急物资配备标准》，自行申报应急物资，不得超标申报。

(6)国内物资采购周期一般需要1～2 个月左右，进口物资采购周期一般需要12 个月左右，各部门在编制物资需求计划时必须考虑到采购周期。

(7)各部门在申报化学品物资时需要识别出该物资是否为危险化学品，如属危险化学品要按日常使用量申报危险化学品的需求计划。公司物资计划管理应建立《危险化学品名录》，并提供给需求部门参考。在编制采购计划时要严格把控危险化学品的年度采购量，要求供应商必须提供化学品安全技术说明书。

(8)采购部门需在公司下达编制年度计划任务的同时，向各部门发送至少2年内物资采购单价一览表，以保证需求部门在填写物资单价时尽可能接近市场行情，使物资计划的预算金额与实际采购金额更加接近。对于首次购买的物资，需求部门在填写计划单价时可进行市场调研，多方询价。

(9)需求计划原则上不允许跨年度使用，年度终了计划指标作废(在途物资除外)。未执行计划部分如果确实还需要，须在下一年度重新申报。因此，在申报年度物资计划时，对于已经下发计划号却未到货的物资，需求部门在申报时需备注此项物资的计划号，说明未到货数量，便于物资计划管理在汇总审核物资时对需求数量综合库存数量和在途物资数量进行平衡，编制出采购计划。

(10)物资的规格型号、技术要求必须填写正确、详细、清晰、全面，需求部门在申报物资计划时需对物资进行分类，明确规格型号、技术要求方面的必填内容，包括材质、强度等级、色系、单位、容量、国标、物资代码等内容。使采购人员通过规格型号、技术要求项的描述对该项物资有直观具体的认识，便于后续采购工作顺利开展。

3 物资需求计划的审批

物资需求计划的审批实行逐级审批制度，室级、部门级、公司级物资审批工作的把控重点不同。室级评审物资计划着重于每项物资的申报数量、规格型号是否详细具体全面，要求申报原因充分，各修程申报物资数量与相应修程实际消耗数量相一致，若有出入需明确原因。部门级评审物资计划着重于各线申报物资金额的对比，同类物资的申报在规格型号、技术要求、品牌建议、单价等方面做好统一，在生活类耗材的申报数量上做好把控。公司级评审物资计划着重于各部门申报物资金额的对比，各线申报物资金额的对比，同类物资的申报在规格型号、技术要求、品牌建议、单价等方面做好统一，对于涉及生产运营的重要级别物资优先审批。

4 物资需求计划完成情况分析

(1)召开月度物资例会，跟进物资到货情况，协调物资相关问题

部门实行月度物资例会制度，由各线物资管理对各线物资到货情况、急需物资、物资领用、物资消耗情况进行汇报分析，提出需部门或公司协调解决的问题。公司实行月度物资例会制度，由各需求部门物资管理、公司物资计划管理、库务管理、采购员、主管物资工作的领导参加，协调解决急需物资到货等问题，保障生产工作顺利进行。

(2)年度物资计划完成情况分析

每年1 月份，公司采购人员对到货情况、预算金额、实际完成金额、预算单价、实际单价，在途物资、到货周期等情况进行汇总分析比较。需求部门对到货情况，物资出库使用情况进行汇总分析，明确未到货物资项目、数量、类别，对生产的影响等情况进行总结。

综上，轨道交通行业申报物资计划需明确要求，细化分工，从申报环节上做好严格把控，要求申报计划的相关部门、人员紧密配合，在细节要求上做好把控。从而杜绝资源浪费。

［1］刘晓，胡习权. 提高基层物资需求计划准确率的方法及实施措施［J］. 铁路采购与物流，2013，(9):122.