对高校院系资料室与图书馆融合的几点建议

陈春香

陈春香/天津师范大学外国语学院助理馆员（天津300387）。

在图书馆事业发展的过程中，实现资源与信息的交流与共享是一个十分重要的环节，也是我国图书馆建设过程中面临的一个新挑战。随着现代技术的飞速发展以及广泛的应用，计算机与网络在高校的图书馆建设中普遍应用，这就为我国高校院系资料室同图书馆的融合提供了便利的条件。

一、当前融合中存在的问题

图书和资料之后不对其进行编目就上架，这样就会导致图书的排列以及管理状况十分混乱。并且不按规定进行图书借阅现象也十分严重。即使有些图书进行了著录，著录信息也十分简单，并且格式也不规范，亟须相关的图书管理人员加以重视，改进工作方式，准确地了解馆藏情况，促进文献及资料信息的交流与借鉴。

1.浪费现象十分严重。图书馆属于公益性的服务部门，并且是我国高校发展的重要支柱，图书馆的建设经费是由国家的财务部门下拨的，相对比较稳定，有很大的保障。虽然目前我国高校建设的经费有些紧张，但是对于高校图书馆的投入经费却逐年增加，这为图书馆提升服务水平创造了良好的条件。相对于高校的图书馆来说，高校各院系资料室的经费比较紧张而且也不固定，这就极易导致图书和文献购置的不合理以及馆藏结构的失调。严重时还会出现查不到资料的现象，从而严重地影响高校教学活动的正常开展。并且图书馆同资料室之间各自为政，服务的体系也各自独立。虽然在名义上资料室在图书馆的管辖范围之内，但是图书馆没有权力对各院系的资料室进行统一的领导。这就导致资源浪费的现象十分严重，并且出现书刊断层区。院系资料室一般只对本院系的师生开放，这就不利于其他学生对资料的查阅和应用，不能真正地做到资源共享。也不利于高校教学水平提升和科研活动开展。

2.融合方式落后。在传统的图书馆与院系资料室融合进程中，虽然很多高校图书馆已经基本上采用了计算机的管理方式，但是在服务内容以及方式上仍然还是停留在过去水平上。这就使得融合方式十分落后，融合管理观念也比较陈旧，不能适应社会发展以及高校图书馆建设需要。同时，很多管理人员在购入

二、进行融合的意义

1.优化资源配置。在传统的高校院系资料室的建设和管理过程中，往往比较封闭，同时资料室与图书馆之间也并不经常交流信息。这种情况就导致了资料室和图书馆购买的书籍、资料等出现重复。因此，如果图书馆可以派专人加入到院系资料室建设中来，就可以制定统一购书计划，订购高校所需要的书籍，那么就可以极大地减少不必要的浪费。使得高校建设经费能够得到有效的利用，缓解书籍购买重复的现象，进而优化图书馆的资源配置，使得图书馆建设工作更加高效、科学地开展。

2.提升管理水平。高校图书馆拥有大量的专业管理人才，这些人才精通图书馆管理，有着丰富的图书馆管理经验，熟悉图书馆的业务工作。相较于图书馆来说，资料室的管理人员大多数都缺乏专业知识训练和管理经验，平时只是做一些借书、还书等相对简单的工作，管理的水平和质量都不高。因此，在图书馆和资料室二者融合过程中，图书馆的专业人才可以为资料室的建设提供一些建议、传授一些经验，帮助资料室的工作人员提升自身的专业技能，帮助他们加强业务修养。这样不仅可以使资料室的管理更加规范，也可以全面提升工作人员的能力和素质。

三、融合的措施

1.资源普查。要想切实有效地加强高校图书馆与专业资料室的融合，就需要高校的管理人员采取有效的措施，推进二者一体化进程。图书馆可以首先对资料室的书籍和资料进行普查，准确地了解和掌握资料室的图书、资料的种类和数量等信息。并且要准确地了解哪些期刊和图书是与图书馆订购重复的，还有资料室读者的信息等。这样就可以方便管理人员加强对于资料室的管理，将图书馆建设和资料室的完善相结合，做好全面、统一的规划和协调，从而使资料和文献等资源可以最大限度地发挥效益。

2.资源共享。图书馆可以要求高校内的各个院系都建立资料库，并且将本院系的书目库的相关数据导入到图书馆内的校园数据库之中，使得高校可以建立起一个统一的书籍目录。这样就可以使得教师、学生能迅速检索书籍的信息和位置，从而提高信息和资源共享的效率。不但有利于本院系的学生和教师来查阅相关的资料，也有利于更好地为全校师生提供一系列服务，使得资料室的功能得以充分地发挥。

3.进行审批。要想提高图书馆与资料室的融合水平，还需要高校图书馆积极发挥自身的优势和功能。例如，高校图书馆还可以对各院系的资料室实行审批。虽然当前高校的各院系都具有资料室经费使用的自主权，对于书籍的选购和资料的购置由院系自己来掌握。但是在购书之前，应该首先向图书馆提出申报。对资料室实行审批制度，可以有效地防止书籍和资料的重复购买和引入，不仅节省购书的经费，还可以提高高校采购的专业水准。值得注意的是，高校图书馆的管理人员要定期地将各院系资料室新购置的图书信息输入检索数据库当中，做好书籍信息的更新工作。

4.业务培训。高校可以定期地组织图书馆对各院系资料室的管理人员进行培训，全面提升他们的业务水平。在各院系的资料室中，资料员处于核心的地位，因为资料室的很多工作都依赖于资料员来完成。但是很多的院系资料室内只有一位资料员，所以他的专业水准和知识技能对于资料室工作质量有很大的影响。当前高校的资料室中，很多资料员在相关的管理方面还缺乏一定的经验，在日常的工作之中也不重视规范操作。因此，应该对资料室的工作人员进行有效的培训和考核，提高管理人员的专业知识和技能。

5.网络一体化。很多的高校图书馆都有自己的官方网站，同时还与国内其他大学都进行了图书馆的网络链接。但是很多高校都不重视对于内部网络的建设，这样不利于图书馆和资料室的融合和资源共享。基于这种现状，我国的高校首先要建立联合网站，实现资源和信息的共享。高校要不断地推进图书馆和资料室的网络化进程，购置一些必要的高科技硬件设施。还要组织专人对资源和信息等进行定期的维护和更新，加快建网的步伐，提升联网的质量。在信息时代中，数据库的检索和利用在高校图书馆的建设中占有十分重要的地位。因此，高校要利用高科技手段，建立起信息共享数据库，提升图书馆与资料室的融合水平。

四、不同环节的融合模式

1.资料采购环节。在高校图书馆同资料室的融合过程中，资料室具有自身的优势，同样也存在一定的不足。因此，融合时要充分地发挥各院系资料室的优势，使融合后更加适应学校教学科研发展的需要。在图书馆的主持以及协调之下，做好校园图书网络的建设工作，通过资源的整合和利用，达到高校的图书馆同资料室良好融合的效果。在图书以及文献的购置环节之中，应该由高校的图书馆根据不同院系的学科特点来有针对性地提供书籍的采购信息，然后再由各院系根据自身的需要来制定科学的购书计划，经过院系内以及高校图书馆领导的审批之后再由高校的图书馆统一进行订购。而如果需要订购的书籍量较小，也可以先由院系自行购置。这样可以极大地提高融合的效率和质量，提高图书购置的科学性和有效性。

2.资料管理环节。购入相关的图书以及文献资料之后，就需要图书馆的管理人员对购入的图书进行分类和编码，这些工作都要按照国家要求的标准来进行。之后再将书籍和资料分配到不同的资料室。这样既可以使高校图书馆的分类目录同资料室保持一致，也可以便于高校建立起统一的目录，方便图书和资料的查阅和借阅。并且形成高校统一的书籍检索系统，方便师生的检索，提升资料的利用率。做好高校图书馆同资料室的融合工作，有利于发挥各个院系资料室的优势，形成高效图书馆和资料室的科学管理模式，更好地为学生、教师服务。

综上所述，高校图书馆与院系资料室的融合是大势所趋，但是值得注意的是，由于不同高校的图书馆具体情况都不同，这就需要根据本校的实际情况来制定相应的融合计划，提升融合工作的合理性，更好地推进二者之间的融合。

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