工程档案管理的典型问题及对策探索

□陈园园 尤 静

工程档案管理是档案管理领域非常重要的一个分支，是一项很重要的工作，不仅是整个工程建设领域的发展基础，也能够全面反映工程项目从立项到竣工的全貌，是企业生产经营过程中不可缺少的环节。但是，目前工程档案管理领域普遍存在一些典型问题，如何更好地解决问题促进档案事业的发展是摆在档案管理者面前的一项重要课题。

一、工程档案管理中常见的问题

(一)工程档案管理的重视程度亟待加强。目前普遍的情况是，相当数量的企事业单位普遍存在对档案管理重视程度不够的现象。档案管理的意识比较薄弱，有些人甚至认为档案管理约等于仓库保管，这些落后陈旧意识严重阻碍了档案管理的发展。

(二)工程档案管理信息化程度不发达。由于档案管理意识普遍较低，很多企事业单位的档案工作仍然滞留在书面整理的初级阶段，信息化管理程度远跟不上档案数量的增长，缺乏完整便捷的检索程序。纸质文件占用空间过大，电子文件收集不规范、不完整、不系统、不及时，与信息发展的大时代背景很不相称，对档案的保管、利用缺乏有力支持。

(三)工程档案管理的专业性人才匮乏。解决所有管理问题的关键是人才的问题，档案管理作为一门支持企业发展的管理学科，人才的培养和发展必须放在首要位置，现代化的档案管理应当建立在大力培养人才的基础上，而目前很多企事业单位档案管理人员专业化程度低，在职培训率低，青年后备力量储备不足，档案管理部门在很多企事业单位中地位不高受不到应有的重视，档案工作人员待遇普遍偏低，工作积极性不高，这些严重制约着档案管理的发展。

(四)工程档案管理的标准化、规范化有待进一步完善。一些中小型企业往往只重视经济效益，而对工程档案的归档不重视，对资料的收集、编制、整理的环节功夫下得不够，对一些工程档案资料仅重视文件资料的收集，而轻视了工程项目整个过程文件资料的前后逻辑关系，资料编制不规范、标识不统一，数据有偏差、修改不到位等等。

二、加强工程档案管理的措施

(一)从根本上重视档案管理工作。在当今社会生产力大力发展的主旋律下，档案管理的专业化和信息化已经成为档案事业科学发展的主旋律，工程档案是前人建设知识及经验的完整总结和归纳，这些档案的完整、准确与否，会直接影响人们的正常生活，同时也是借鉴前人经验、提高工作效率、科学发展的重要手段之一，因此，做好工程档案管理工作十分重要，是做好工程建设其他工作的重要条件之一。

(二)大力发展档案信息化。随着各行各业经济的快速发展，管理领域的信息化对当今社会国民经济与发展的影响越来越显著。档案作为一项专业的信息资源，面对信息化飞速发展的潮流，必须树立科学发展的思想，抛弃陈旧过时观念，解放思想，紧跟时代，这攸关档案事业发展的前途，也是时代赋予档案事业的使命。企事业单位应当树立提高效率的总目标，对档案进行数字化加工，建立多媒体档案数据库、档案信息目录数据库、在线利用数据库等各类信息化利用模式。同时，档案信息化的实现也要求企事业单位内部各个环节对档案工作高度重视，从各部门自身做起，共同推动档案信息化的发展。

(三)提高对档案专业人才的重视程度。任何一项管理事业的发展最关键的都是人才的培养和提升，人才的主观能动作用不言而喻。一是要对档案管理人员加强业务培训，通过自学、在职培训等方式拓宽知识面，了解档案发展的新趋势、新方法，培养勇于开拓创新的精神，适应档案工作的需要。二是提高档案人员待遇水平，用适当的报酬支撑档案人员的责任意识，树立爱岗敬业、乐于奉献的敬业精神，增强服务意识，通过辛勤劳动实现自我价值。三是档案管理部门可以组织工作技能大赛等竞赛活动，通过竞赛评比来进行总结、互通有无，学习先进，督促后进。

(四)建立健全企业工程档案管理的各项标准规范。做好档案工作的前提是建立档案各项标准规范，有了标准规范的指导作用，档案的各项管理工作才能更好地实施开展，是档案管理工作顺利进行的重要保障。一是要将档案管理制度纳入企业日常管理制度，建立专门的档案管理部门并配备专业管理人才。二是要根据本单位生产经营特点，建立和健全档案管理工作各项规章制度，并根据单位发展的新形势及时更新升级管理制度，做到与时俱进。三是做好管理制度的宣贯工作，落实到每个部门和员工，提高员工档案意识，树立人人重视档案工作的文化氛围。从与档案相关的各岗位职责、考核方式、管理运作制度入手，将档案从产生、收集到归档、利用的各个环节形成闭环管理。

三、结语

工程资料档案是过去工作和历史的记录，是历史的正式凭证，是第一手的参考资料，已经日益成为日常管理的一个重要分支。工程档案管理是企业生产工作规范性管理的基础与前提，作为档案管理者，必须充分认识到工程档案管理工作在企业生存发展中具有基础性作用和保护企业知识产权的重要性，不断发现问题，总结归纳，解决问题，进一步促进档案事业繁荣发展。