事业单位档案管理创新的思路与策略

□蔡成斌

一、事业单位档案创新的特点

(一)具有社会活动性质，保存了重要的社会信息。事业单位包含了社会中多个行业，主要集中在教育、科技等单位，是国家中基础的社会活动，而事业单位中档案主要就是对社会活动的一种记载。文化档案为人们留下了精神财富，科技档案则有利于提高国家文化软实力和科技竞争力，教育档案有利于提高国民素养，医疗档案有利于提高国民健康体质。这些档案在一定程度上可以为国家提高大量的社会活动信息记载，同时也是国家与社会宝贵的财富。因而事业单位档案管理在国家发展中的作用是不可忽视的。在某种程度上来说，虽然事业单位是不属于政府机构的，但是却可以为国家各种机关提供大量的信息。事业档案中包含从业人员的档案，这种档案称作是人事档案，到人事档案仅仅是事业单位档案中一小部分。档案主要就是各种工作中所产生的工作记录记载，这不仅是事业单位中现有工作的一种材料准备，也是国家科技兴国的准备。因此，我们可以档案管理是每个事业工作中必须要进行的一个单位。事业单位档案管理对单位经济发展起着重要的推动作用，有利于维护群众的利用。所以，科学管理档案，对于事业单位具有重要的现实意义。

(二)事业单位档案管理具有服务性质。事业单位档案是由国家出资设置的，主要的目的就是为了保存各种各样的档案文件，为社会各行业进行资料的汇总。这些行业没有办法自己进行汇总，这个时候就需要借用事业单位来进行档案管理。这种类型的事业单位是不具有盈利目的的，是无条件为国家提供信息的查询，以为社会服务为宗旨的，具有一定的服务性质。在社会中这种类型的事业单位其实很多，为广大人民群众无偿的服务。

二、事业单位档案管理的不足

在事业单位档案管理中，存在一些不足的地方，在一定程度上影响着事业单位的发展，阻碍其进步与发展。

(一)事业单位中缺少专业档案管理人员。目前，在我国事业单位档案管理在发展存在一定的问题，这些问题若不及时解决在一定程度上就会阻碍事业单位的发展。其中最大的问题就是缺少专业档案管理的人才。在事业单位中工作的人员很多都是没有经过正规培训就上岗的人员，这些人员在工作中多多少少都会出现误差，这样就使得档案管理起不到应有的作用。有的事业单位在档案管理中没有相应的管理人员，只是由其他部门人员进行管理，这样在档案管理中不但会使得档案管理过程没有办法顺利进行，同时也会造成工作人员在工作的时候出现敷衍了事的情况，工作人员的责任感丧失，没有办法顺利完成档案建设工作，乃至发掘档案管理中的失误。

(二)事业单位档案管理中离职人员缺少交接环节。在各个事业单位中工作人员相互交替是存在着必然性的，随着社会经济的发展目前很少有人可以在一个职位一直做到退休了。在事业单位档案管理中，档案管理人员在离职交接的时候出现一些都是档案管理部门中的重要问题。若是档案管理人员在工作中突然出现离职、或是生病等情况，这样在一定程度上都会对档案管理工作的进程产生一定的影响。在当前我国大多数的档案管理部门都缺少比较完善的交接手续，这样在一定程度上就会导致相关工作人员在工作交替的时候没有相关章程来遵守，最终就会导致很多的档案变成了没有用的档案，给事业单位造成一定的损失。

(三)事业单位在管理档案的时候没有相应的措施。事业单位中档案管理的重要步骤之一即电子化，即使现在事业单位中已经普遍应用了电子档案，但是其中多数情况下相对于一些贵重档案目前还是利用纸质档案来保存的。在事业单位档案建设的时候，一般对于机密性、重要的档案来说还是缺少相应的管理措施，这样就会造成电子档案与纸质档案管理制度互相不配套。电子文件对应用程序具有一定的依附性，设备与系统在更新的时候就会导致系统中没有办法进行读取，这样就会造成系统中一些重要文件丢失，失去了档案应有的意义。在查找使用中，又没有办法使得档案信息发挥其应有的最大价值，这样在很大程度上就会使得事业单位在发展中受到一定的阻碍。

(四)事业单位一般缺少高科技管理档案的意识。随着时代的发展进步，事业单位管理方式与设备上已经没有办法适应当前时代的发展了，但是在我国的事业单位中还没有认清这一问题的严重性，在日常的工作中，很多事业单位在进行档案管理的时候，信息没有办法进行及时更新，或者是没有根据社会发展与工作的需要来进行统计安排。因而，在事业单位中引用高科技来进行档案的修复与处理，这样有利于提高档案保护的意识。

三、事业单位档案管理创新的策略

(一)转变事业单位思想认知。这里所说的事业单位思想，其实并不是指档案管理方面认识出现了误差，而是指事业单位中对于档案管理的重要性认识不清楚。第一，应该要转变领导者的思想认识，只有他们重视了档案管理的重要性，才能够作出符合事业单位整体利益的决策。第二，应该要使社会对事业单位的认识有所改变，加强事业单位档案管理监督力度，这样才有利于在宏观上更加关注事业单位，在社会生活中也应该利用报纸、广播等途径来进行宣传。

(二)加强事业单位档案管理人员的培训。第一，若是想要对管理进行培训，应该要着重于档案管理技巧、修复等方面。让相应的管理人员可以从中提高自身的专业素质与修养。第二，加强对工作人员的管理，对每个部门要分清他们的职责，这样在出现重大事故的时候就可以及时解决，不会出现互相推诿等情况。第三，适当增加管理人员的福利政策，为他们提供良好的上升空间。

(三)完善档案管理制度。完善档案管理政策，在一定程度有利于保证信息的完整性，需要及时更新的可以按时更新，需要删除的也可以按时经过审查进行删除，同时也可以做好安全防护措施，保护档案安全的整体性质。在完善档案管理制度时，首先注意的应该是档案保管制度、档案机密制度、档案监督制度等。事业单位也应该做好内部的监督，这样在一定程度上才会保证档案不会外泄，保证了档案的安全，同时也会进一步促进事业单位的整体发展。

四、结语

综合上述，只有科学的管理制度才会进一步促进事业单位的发展，在事业单位档案管理的发展过程中面临诸多的问题，其中有管理人员专业素养不高，单位在思想上还没有得到重视，这都会限制到事业单位发展的速度。但是其中还是有着诸多的优点是不能否认的，事业单位档案管理为社会提供服务，为广大群众提供服务，这些都是不可否认的。因而，在未来的发展中要扬长避短，更好地服务社会。

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［4］王中政．对事业单位档案管理的创新思考［J］．企业技术开发，2015，5

［5］律继生．事业单位档案管理工作中存在的问题与解决措施［J］．黑龙江方志，2015，1

［6］陈鸿雁．事业单位档案管理创新与改革分析［J］．办公室业务，2015，3