中国企业档案跨文化管理研究

李 颖，徐拥军

（1．河北大学 管理学院，河北 保定 071000；2．中国人民大学 信息资源管理学院，北京 100872）

经济全球化背景下，企业的全球化发展给企业带来了巨大的机遇，大量中国企业赴海外开展投资经营，开拓国际市场，我国企业“走出去”的步伐在不断加快。然而，由于不同国家的文化特点、文化差异，使我国企业在“走出去”的过程中面临着一系列新的严峻挑战，作为企业管理活动重要组成部分的企业档案管理，同样面临着前所未有的压力与挑战；与此同时，全球化背景下，企业档案的来源、形成、利用变得更加复杂，跨国企业档案管理从管理理念、管理制度到管理方法等方面，都面临着诸多亟需解决的问题，“跨文化管理”将以其自身的特点与优势，为企业档案管理活动提供全新的思路和有效的方法。

一、企业档案跨文化管理的提出

企业档案是伴随着企业经营管理活动而产生的真实原始记录，档案独特的工具价值和信息价值使其成为企业不可替代的信息资源，有效的档案管理活动是档案价值实现的根本保障。在经济全球化背景下，尤其是我国企业在“走出去”的过程中，作为企业管理活动重要组成部分的企业档案管理，肩负着更加沉重的使命，企业在激烈的竞争中，对档案价值的诉求更加凸显。一方面，企业文件与档案的形成和运转，是企业对“凭证信息”进行“合目的性”控制和管理的过程，它们通过为企业的合法合规经营管理提供凭证，再现企业在复杂的国际环境中承担的社会责任；另一方面，企业档案是企业重要的信息资源和知识资产，它通过为企业的发展战略及决策制定提供原动力信息支持，在服务企业国际化竞争中发挥着不可替代的作用。

然而，企业在“走出去”的过程中面临着诸多前所未有的新问题，直接影响着档案价值的实现，比如企业档案知识产权的归属，对档案价值的科学鉴定，对档案的合理收集与整理，对企业档案的开发与利用等等。企业所在国政治、经济、文化等方面与我国的差异，是新问题产生的重要根源；不同国家的文化特点、文化差异增加了问题解决的难度与复杂性。在企业中，文化与管理有着不可分割的联系，文化对企业的经营战略、组织架构设置、企业制度的建立和执行以及领导与员工的行为等都有重要的影响，对企业档案管理活动的影响亦不容忽视。美国人类学家克拉克洪与斯乔贝克（1961）［1］较早提出了跨文化管理理论，他们在《价值取向的变奏》一书中提出人类共同面对的六大问题，并指出不同文化中的人群对这六大问题的价值取向和解决方法都不尽相同。其后，郝夫斯特、蔡安迪斯、强皮纳斯等学者都对跨文化的相关问题进行了研究。跨文化管理理论自提出以来，学者们从不同的角度，不断丰富与发展着跨文化管理理论的内容，尼格尔·霍尔顿认为：“跨文化管理的核心任务是促进与指导在交流平台上的协作式交流与学习，在交流平台上知识、价值观与经历被转换到具体实施的多元文化领域”［2］。

对全球化企业的经营管理，离不开跨文化理论的指导。企业必须首先对不同国家的文化有较充分的理解，正确进行文化区分，进而结合本企业已有的文化特点，通过沟通、协调、融合，解决文化差异导致的矛盾，消除文化冲突，并利用不同文化的优势，实现对企业的有效管理。企业跨文化管理所要解决的根本问题，是通过一系列的管理活动，使企业在面对不同文化的态势下，实现最合理的资源配置资源，并最大限度的发挥各种资源的价值，形成持续的竞争优势。对于档案管理活动而言，跨文化管理将为其提供一个新的视角，笔者认为，企业档案的跨文化管理，主要是在跨国经营企业的档案管理活动中，对子公司所处国家不同种族、不同文化类型、不同文化发展阶段在对待档案管理相关问题上的异同采取包容、理解的态度，凝练出适合本公司文化的档案管理方法，实现对企业档案的有效管理，进而充分发挥档案的价值。它拓展了传统档案管理的理念与思路，有助于企业应对在全球化进程中档案管理所面临的种种问题。

二、企业档案跨文化管理的原则探究

在经济全球化迅速发展的今天，在企业的跨国经营活动中，来自于不同国家、具有不同文化背景的企业成员共同工作学习，企业档案管理活动的主体、客体、活动手段随之被赋予了“多元化”的特性，增加了对企业档案资源有效控制的难度。然而，在企业的全球化经营中，企业档案的原始记录性，对业务活动的伴生性，信息内容的真实可靠性等优秀品质，正在日益被企业重视，并将其视作在激烈竞争中生存与发展的重要砝码。

较之传统企业档案管理，现代企业档案管理活动以跨文化的思想与理念来应对种种前所未有的机遇与挑战，确保档案价值的顺利实现，并为企业的全球化发展做积极贡献，已成为必然选择。结合跨文化管理的内容，根据企业档案管理的具体实践活动，在企业档案跨文化管理中，应从以下几个方面，形成有助于企业档案价值实现的思想理念与行为原则。

（一）应从根本上深入剖析企业中不同的档案管理行为方式

文化层次论认为，文化可以分为表层文化、中层文化、核心层文化。其中，表层文化是外在的客观显性部分，中层文化是一个社会的规范和价值观，核心文化则触及到该社会中人们最根深蒂固不容质疑的东西，核心层文化驱动影响中间层文化，中间层文化又驱动影响表层文化。

具体到跨国企业档案管理中，企业“走出去”之后，往往会出现原有的档案管理行为和管理方式“水土不服”的现象。从文化层次论来看，这一现象实际上根源于不同核心层文化的影响，核心层文化直接或间接地影响着整个社会及其成员对“档案”这一客体的理解，影响着对档案价值的认识、对档案所有权的判断等，而这些问题直接影响着企业档案的收集、整理、鉴定、提供利用等诸多环节的具体工作。比如，在很多私有制国家，其将企业档案视作私有财产，由此引发了对企业档案作用、企业档案由谁管理以及如何管理等一系列问题的认识差异。因此，在跨国企业档案管理中，应从认识核心层文化入手，分析已有的行为方式和态度是受哪些中层文化及其核心层文化影响而产生的，在跨文化管理的视角之下，分析现象背后的实质，进而实现档案管理的根本目标。而在当前的企业档案管理活动中，往往过于针对表面现象，囿于“从档案管理到档案管理”的小圈子研究解决问题的方案，极易导致治标不治本的不良后果。

（二）应正确对待企业档案管理活动中的文化差异

文化差异是把双刃剑，一方面，因疏于关注和妥善处理，文化差异往往成为导致文化冲突的重要根源，影响企业的正常运转；另一方面，文化差异是竞争优势的重要来源，将文化差异视为一种动力而非障碍，有效吸收不同文化的精华，发挥其在企业管理中释放创造力、增强宽容度以及拓展视野等方面的潜力，帮助企业更好的立足于全球化的竞争市场。在企业档案跨文化管理中，应以“多向包容”为原则对待文化差异，“包容不是进行简单的多种文化共同存在，共同发展的过程，而是各种优秀文化要素之间相互吸引和相互作用的过程”［3］。

2010年5月，在国际档案理事会企业与劳工处在法国组织召开的企业档案国际研讨会上，来自国际知名跨国公司的档案工作者，围绕企业档案工作如何为企业发展服务的主题，展示了档案管理理念的发展和变化，不同国家的档案管理理念与方法，既有共通之处，又有基于不同文化传统而体现出来的鲜明特色。来自不同行业、不同国家的跨国公司，都努力在“求同存异”的包容和学习中不断探索并创新企业档案管理活动。可见，正确认识因文化差异而导致的档案管理理念和管理活动的差异，在“多向包容”中发展和完善企业档案管理，有助于为全球化背景下企业档案管理提供新的动力支持。

（三）应在企业跨文化管理总体目标的辐射下，探求适合档案跨文化管理的操作模式

国外学者基于Berry（1982）的文化适应观，提出了不同的企业文化整合模式，包括同化模式、融合模式、分隔模式及消亡模式等［4］，阿德勒（2004）提出了五种跨文化冲突解决方案，即文化规避、文化支配、文化妥协、文化顺从和文化协同。通常认为，文化整合模式可分为四类：共存模式，即企业内母国文化与东道国文化共存；占领模式，即企业内只保留母国文化；本土化模式，即企业内只保留东道国文化；融合模式，即企业内母国文化与东道国文化融合，形成新型文化模式。跨文化管理是一个长期动态的过程，企业基于原有文化，通过对异质文化的扬弃、创新、再造和重塑，形成符合企业发展的新的文化体系，不同的企业，所选择的文化整合模式也有所不同。

企业档案的跨文化管理，应该与企业跨文化管理的总体目标与发展阶段相一致，应在企业所选择的文化整合模式辐射之下，通过构建跨文化沟通交流平台，对表现在档案管理领域的不同价值观和各种差异进行合理扬弃，将企业所选择的文化整合模式有机融合到档案管理活动中，寻找各方的最佳契合点，形成有利于档案管理活动价值实现的工作目标和被认可模式。比如，中国石油海外勘探开发公司在海外的档案管理活动，注重围绕公司油气业务的发展战略，并针对不同资源国家、地区、不同项目管理模式对档案工作的不同要求，充分发挥属地管理优势，不断健全和完善档案管理制度，以确保海外档案工作的健康发展。

三、企业档案跨文化管理的创新实现路径

（一）积极构建跨文化沟通下的企业档案管理战略

企业档案管理战略是为了充分发挥企业档案资源的价值与贡献力，提升企业竞争优势，而根据企业内外部环境选择和实施的一系列整合的档案管理规划与行动，它是目标与手段的结合体，是企业档案管理活动的统领。在全球化企业中，企业所面临的内外环境更加复杂多变，竞争压力的增大不断增加着企业对档案资源价值实现的诉求，档案管理战略直接影响着企业档案管理活动的发展方向和目标的实现，构建科学的企业档案管理战略意义更加重大。

企业档案管理活动，不仅涉及到企业档案管理工作者，也覆盖了每个文件档案形成者，企业员工的档案意识、档案行为都直接影响着企业档案管理活动的效果，“全员参与”在科学的企业档案管理战略的构建中尤为重要。跨文化沟通为全员参与提供了基本保障，是构建科学的企业档案管理战略的基础和前提，为共同工作愿景的形成提供了有效的工具。而在跨文化沟通中，文化背景的差异增加了有效沟通的难度，“沟通方式和内容的直接程度，在沟通过程中对人际关系的关注程度，在沟通中对时间的关注度，空间因素在沟通中的作用”等方面的因素影响，都直接影响着沟通效果。因此，企业档案管理活动应首先立足于本企业的文化特点和员工个体的文化差异，关注上述不同因素并具体分析各种因素如何影响企业档案管理活动，选择和确定恰当的沟通方式，实现员工之间、部门之间有效的跨文化沟通和交流，在遵从、变革、创新中完成企业档案管理战略的构建。

（二）提升跨文化培训下的档案管理业务能力

对于企业员工而言，在新文化中从事的工作与在母文化中从事的工作之间的异同，即岗位距离，最直接、最淋漓尽致地使员工体会到了文化差异以及由此带来的不适，进而导致了行为、认知、情感等方面的无所适从和失控。跨文化培训是一种“教授受训者在异文化环境中进行有效行为的方法”［5］，通过有效的培训内容、培训方法和管理使员工提高跨文化适应能力，进而在工作岗位中形成正确的认知并采取有效的行为方式。

在企业档案管理中，可以通过以知识认知类和经验技能类为主要内容的跨文化培训，提升企业档案管理工作者对档案资源的获取、管理、开发利用等业务活动能力，有效管理档案资产，充分实现档案价值。

首先，企业档案管理中以知识认知类为主要内容的跨文化培训。这是企业跨文化培训中最基本的内容，它使员工对于有关跨文化的知识建立理性认识，以减少工作中的狭隘和偏见。针对档案管理活动的跨文化培训，首先是对文化特点、文化异同、特定文化环境的分析介绍，帮助员工具有充足的文化知识以应对和消除日常工作中的不适应感；其次是关于文化的影响领域，如文化对行业规范、机构设置、领导风格等方面的影响；再次，在上述前两者基础上，梳理本企业的档案管理活动价值观，也就是阐释企业档案管理活动中的文化，它是企业文化在档案管理部门（或团队）的具体体现，主要涉及对企业档案管理的工作对象、工作范围的统筹，对档案价值的认知和认可程度，对档案管理理念的凝练等内容。知识认知类的跨文化培训，提高了员工的文化敏感度，有助于员工接受、包容文化差异，真正把握本企业档案管理活动为什么、是什么，为有效开展档案管理活动奠定了理性基础。

其次，企业档案管理中以经验技能类为主要内容的跨文化培训。经验技能类的培训侧重于解决怎么做的问题，有助于将存在于头脑中的知识化为有效的行动，是上述知识认知类内容的具体实践。具体到企业档案跨文化管理中，可从两个层面来理解，一是对跨文化适应的基本应对技能和技巧的培训，如跨文化环境下商务活动解决问题的一般方法和模式等；二是关于跨文化环境下本企业档案管理活动基本原则、方法、注意事项等方面的培训。美国人类学家爱德华·郝尔认为，“基本价值观作为文化范畴中的正式规范往往不易改变，需要有效引导或主动适应；人们的生活习惯和风俗等非正式规范可以通过较长时间的文化交流改变；技术规范可通过人们学习技术知识而获得，很容易改变”［6］。可见，通过经验技能类培训，有助于将跨文化档案管理中的标准规范和行之有效的工作方法被档案管理者知晓接受，并在实际工作中践行，实现企业档案管理各项业务活动的优化和各个业务环节有效衔接，以提高工作效率。同时，经验技能类培训也是一个知识共享的过程，它以培训为形式，使关于档案管理的业务知识和技能在整个组织内传播并被利用，有助于实现知识的积累和创新，不断提升档案管理活动的科学性，推动档案管理活动的螺旋上升。

（三）强化可信任领导者在档案跨文化管理中的角色定位

“带领一个群体和影响这个群体实现目标的过程，这就是领导者的工作”［7］，领导者正确的角色定位，直接影响着企业档案跨文化管理目标的实现。Mayer（1995）认为：“当员工相信他们的领导者正直、胜任、善良，他们将更加愿意投入于一些潜在的危险事务之中”［8］。在企业全球化进程中，员工因面对企业文化的多样性、差异性而产生的文化震荡，增加了其对组织、对领导者“可信任”的期望。“信任是领导的实质”在跨文化管理中体现的更加淋漓尽致，因此，在档案管理活动中，领导者应更加注重自身“可信任”角色的定位。员工对领导的信任度越高，越易于突破文化障碍，克服文化不适应，理性地投入到业务活动中。

Shapiro等学者认为信任可分为三种表现形式，即“威吓型信任、知识型信任和认同型信任”［9］。通常认为，认同型信任是一种无条件信任，信任质量最高，持续时间最长，效果最佳。而这其中，领导的开放性是影响可信任性的重要维度。开放性带来信心和信任，在企业档案跨文化管理中，领导者的开放性可通过以下几方面进行强化：首先，不断提升对不同文化包容度。来源于不同国家或地区的档案工作者，在档案管理活动中不可避免的受其本土文化影响而产生不同的工作理念和工作方法。可信任的领导者应以包容的心态对待差异，以增强档案工作者的认同感，进而增强员工的归属感。其次，增强与员工共享思想和信息的意愿。领导所彰显的共享意愿是尊重员工，与员工平等交流的直接表现；是在跨文化管理中，实现科学决策的必然要求，共享的充分性极大的影响着领导者的可信度。共享既包括将自身拥有的信息和思想分享给他人，也包括吸收和接纳员工的思想和信息。比如将自身所具有的企业档案管理优秀经验与员工分享；鼓励员工讲述自身档案管理活动的得失，并吸收和借鉴其中的先进思想。再次，将企业档案管理活动全方位的呈现给员工，使不同文化背景的档案管理工作者与档案形成者充分了解档案管理活动的目的、原则和方法，形成共识，并形成共同的工作愿景，共同推动企业档案价值的实现。

四、总 结

跨文化管理既是一门科学，也是一门艺术，既具有一定的规律性，又颇具灵活性。经济全球化背景下，企业档案跨文化管理是企业档案管理的必然选择，是实现企业档案管理根本目标和充分发挥档案价值的有效保障，而目前我们对企业档案跨文化管理的研究和关注相对较少。现代企业，档案的形成过程与来源日趋复杂，管理主体日趋全员化和多样化，整个管理活动较之以往更具挑战性；与此同时，企业对档案价值实现的诉求不断凸显，对档案资源的合理配置与有效利用更为关注。跨文化档案管理着眼于全球化企业所呈现的特点，结合档案管理活动自身的现状，为全球化企业档案价值的顺利实现提供了一种崭新的视角和思路，有助于从根本上解决经济全球化给企业档案管理带来的新问题和严峻挑战。

［1］陈晓萍．跨文化管理［M］．北京：清华大学出版社，2013：27，151．

［2］尼格尔·霍尔顿．跨文化管—基于知识管理的视角［M］．康青，等，译．北京：中国人民大学出版社，2011：208．

［3］刘瑛．当代跨国企业跨文化管理的特点与强化措施［J］，对外经贸，2013（6）：113－114．

［4］唐炎钊，唐蓉．中国企业跨国并购商业文化整合模型研究［J］，商业研究，2011（6）：2－7．

［5］范征，张灵．试论基于动态平衡模型的跨文化培训［J］．外国经济与管理，2003（5）：25－30．

［6］马燕翔．企业国际化经营竞争战略与跨文化管理模式的匹配性研究［J］．中国物价，2011（2）．

［7］斯蒂芬·P·罗宾斯，玛丽·库尔特．管理学原理与实践［M］．毛蕴诗，译．北京：机械工业出版社，2010：293－295．

［8］MAYER R C，DAVIS J H，SCHOORMAN F D．An Integrative Model of Organizational Trust：Past，Present and Future［J］．Academy of Management Review，1995（2）：344－354．

［9］L CHERASKIN．Business on a Handshake［J］．Negotiation Journal，1992（8）：365－377．