图书分编工作流程优化问题的探索

□郭 琛

一、引言

图书分编工作是由图书验收、建立副本、整理编号、制图和加工审核等工作流程组成的，这些环节看似独立，其实相互联系，缺一不可。流程衔接若是出现问题将影响到整个分编流程的工作效率。图书分编工作的流程复杂，工作量大，需要工作人员协力合作，细心负责，因此需要一个有效的分编管理工作制度，避免出现分工不合理、顺序颠倒、责任不明确造成工作人员互相推卸责任等不良后果。因此，优化图书分编工作成了图书馆管理中的当务之急，一是随着各种现代化技术的推广应用，大多图书馆已经实现信息化管理，而图书分编工作作为图书管理过程中的一个重要环节，也必须随之加以改善和优化，简化分编流程，节省人力物力，推进图书管理的信息化建设。二是良好的图书分编工作能够帮助图书馆提高运作效率，最大程度的发挥图书馆的作用，由于各图书馆的特色不尽相同，使各图书分编工作也各有不同。为了提高图书分编工作的效率，需要工作人员彼此间明确分工，有效衔接，根据实际情况科学合理地改进分编工作的各个流程。

二、图书分编工作中存在的问题

由于现实需要，现阶段许多图书馆都进行了合并工作，造成了许多管理混乱的情况，比如，多个管理系统的共存情况，这些管理系统在进行实际运作时容易产生交叉管理，或者发生多余的管理系统闲置的现象，对馆内资源的共享性和利用率造成了严重影响;多种分类体系引起的混乱，各个图书馆的分类体系会有一些细节上的差异，不但造成分编工作的困难，也影响到了借读者查找文献的效率;多种检索号、多种文献格式等会造成图书管理工作的混乱，容易出现同一图书在目录中重复出现的现象，造成各种不良后果。由于各个图书馆管理工作中的个体差异，合并后虽然提高了图书馆的规模与资源范围，但也因此出现很多的混乱情况，而由于传统分编工作流程复杂，对图书资源进行重新分编整合无疑要花费大量的人力、物力和时间，因此最优化分编工作成了合并后图书馆管理工作的当务之急。

三、图书最优化分编工作的策略

(一)进行小批量分编作业。通常图书分编工作一种是采取大批量作业，另一种就是小批量作业。大批量作业就是一次性将所有购进的图书进行分编工作，这种工作模式作为一个整体工作单元，一般需要花费一定的时间进行操作。因其每一个分编流程都要进行整批完成，有序地完成最后步骤后收纳图书入库，必须要完成这个单元的工作量才能进行下一批购进图书的分编工作，虽然不容易造成分编工序的混乱，但存在许多局限性，比如有一批购进图书的数量很多，采用大批量作业所需的时间将会很长，不但会延迟后进图书的分编工作，造成图书的积压，也会影响到图书的实时性，从而影响到图书馆的服务质量与整体形象。并且随着图书的积压，也会对后续的分编工作造成影响，分编过程中出现的问题也很难查清原因，影响到整体分编工作的质量。而小批量作业是指将购进的图书按照实际情况分成若干单元，减少一个单元的工作量，提高单元分编工作的速度和效率，直到所有图书入库收纳。这个过程中，每个单元的图书可多可少，能够完全按照实际需要进行，灵活性很强，比如，将一批急需图书划分为一个单元，先进行分编工作，完成后再开展其他图书的分编工作，这样就保证了图书的时效性，提高了图书馆的服务质量，也提高了图书的利用率，此外，此过程中出现的错误也能够根据单元的不同进行及时查找和更改。综上所述，小批量作业相较大批量作业，更有利于提高图书分编工作的效率和速度，提高图书馆的图书管理质量，为广大借读者服务。

(二)完善分编管理制度。图书分编工作的效率低下很多时候是由于相关管理制度不够健全造成的，没有完善的分编管理工作，分编人员就没有明确的分工意识与相对的责任心，造成相互之间推卸分编工作过程中出现种种问题。因此，为了提高分编工作的质量和效率，就必须不断完善相关的管理制度，建立岗位责任制，明确每个环节的工作责任和工作内容，并建立相关的考核奖惩机制，以提高分编人员的工作责任心。首先，要制定规范的分编流程指南，并要求分编人员严格按照指南进行分编工作，规范工作流程，减少失误的发生;其次，要建立相关的员工管理制度。一是要建立起岗位责任制度，使工作人员明确自己的岗位工作内容，并提高工作人员的工作责任心，二是要实行相应的奖惩制度，定期对分编人员的表现给予评定，并将评定结果挂钩奖金等实质上的奖惩，激励工作人员的工作积极度。

(三)提高分编工作人员的素质。分编人员的整体素质对图书分编工作质量是有极大影响的。为了提高分编工作人员的素质，一是要提高分编人员的道德素质。分编人员的道德素质和职业操守将决定它的工作质量和业务水平，一个有责任心的人会认真对待自己的每一项工作，从而减少失误的产生，而没有责任心的人在进行分编工作时更容易出现顺序混乱、归类错误等现象，直接影响到了分编工作的效率，而且良好的道德素养会使分编人员更好地明白图书的重要性，提高他们对图书的热爱，从而更加热爱自己的工作，而图书馆最终是服务于大众的，良好的道德素质能够使工作人员具有更好地服务意识，进一步加强工作责任心，因此，加强分编人员的道德素质是提高分编工作质量的第一步。二是要加强对分编人员的培训工作。图书分编的每一个流程环节都是很重要的，不能混淆工序作用，不能颠倒顺序，以免造成图书管理的混乱，这就要求分编人员必须要有很高的职业素养，熟悉分编各方面的专业流程。比如，在查重、分类等工作中就需要分编人员能够很熟练地使用MARC 格式的运用，并了解相应的图书分类标准，并根据本馆的实际分类情况对图书进行分类归纳。虽然大部分图书都有着统一的分类标准，但详细的分类中每一个图书馆都有自己的要求和原则，所以分编人员就要熟悉分类工序的各种操作原则，以免出现偏差，影响到本馆图书的利用效率。此外，还需要分编人员拥有广阔的知识面，比如，计算机信息技术、外语能力等，才能在进行图书分编时更加有效率，有质量。

四、结语

因此，为了提高图书馆的运作效率与服务质量，就必须优化图书分编工作流程，各图书馆应该与时俱进，充分发挥自己的聪明才智，以达到最优化分编工作流程的目的，提高整体图书管理的质量，更好地为广大借读者客户们服务。

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［2］ 高源．编目业务外包条件下的图书分编工作——以原河北理工大学图书馆为例［J］．河北理工大学学报(社会科学版)，2011

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［4］ 李燮慧．现代高校图书馆编目中的质量控制分析［J］．南昌高专学报，2011

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