基于OA系统的财务信息化实践浅析

中国公路工程咨询集团有限公司 林光华

基于OA系统的财务信息化实践浅析

中国公路工程咨询集团有限公司 林光华

办公自动化系统（简称OA系统）初衷是用于公文审批和归档处理，解决办公自动化问题。笔者在实践应用中发现，企业也可以将OA系统的应用拓展至日常费用报销审批系统，并结合部门费用预算控制系统，实现对企业各部门费用预算的事前控制、事中控制和事后反馈。财务信息化的下一步拓展是将基于OA的费用预算报销系统延伸至生产成本预算控制或项目成本预算控制，并同现有财务软件的端口建立关联，实现财务记账凭证的自动生成，包括自动生成凭证摘要、会计科目、金额、辅助核算数据、附件张数以及日期等。

一、费用预算及报销系统上线工作

(1)规范费用报销制度和标准，明确以部门为单位，按费用的明细项目实行季度预算预警和年度预算控制。

(2)编制并审批年度部门费用预算。统一报销系统的明细报销项目与财务账套中管理费用的明细会计科目的一一对应关系；年初由各部门根据上年度各自部门的费用使用情况编制部门年度费用预算明细，并提交预算管理委员会审批。部门年度费用预算未审批通过前，暂不进行部门费用报销的预算预警和预算控制。

(3)设置OA系统的待办任务自动定期提醒功能，提醒时间间隔可设置为3小时；开发OA系统的手机客户端软件，确保差旅过程中的及时审批，提高OA系统的运行效率。

二、费用报销审批和预算控制管理

(一)明确费用报销审批权限规定

1、制定预算内报销的统一审批流程和标准

根据公司治理结构明确报销审批的具体环节和标准，如：报销金额小于等于1,000元时，审批流程为，申请人——部门领导——分管领导；报销金额大于1,000元时，审批流程为，申请人——部门领导——分管领导——总会计师——总经理。对于借款单，1,000元的流程区分标准可视具体情况提高至5,000元或更高。

其中，随着报销申请人级别的上升，审批流程也相应缩短，总经理的报销单据可以设置由董事长进行审批，以完善内控制度。报销申请人收到OA审批完成的系统通知后，登陆并打印报销审批单（含各级领导的电子签章），粘贴报销原始发票等附件并签字后，提交财务部门（包括纸质报销单据提交和OA系统提交至财务稽核环节）。最后，财务部门在收到报销人粘贴有原始发票和各级审批电子签章齐全的报销单后，登陆OA系统办理该报销流程的最终稽核并办结，以确保实物报销和OA系统报销一一对应，确保该报销业务的唯一性。

2、制定预算控制的预警和拒绝报销标准

根据公司费用控制要求，确定费用报销的预警和拒绝报销标准，并内置入OA报销系统，以实现自动预警和自动拒绝提交功能。可按季度平均值设置预警标准，当本年累计已提交报销金额超过该项费用截止该季度末的预算累计金额时，OA系统将自动弹出包含该类费用部门全年预算金额和已实际发生金额及占比的预警信息，以提醒申请人和该部门关注该项费用的年度预算控制。当本年累计已提交报销金额超过该部门此项费用的全年预算总额时，OA系统将在申请人提交该报销单时，自动拒绝提交并提示该项费用超支。只有办理好相应的部门费用预算外支出追加审批流程后，该部门此项费用才有新的预算余额，才能顺利提交并办理报销。

3、预算外支出追加审批

当出现年初预算外的新增业务或事项，导致已审批预算额度无法满足实际需求时，可根据实际情况提交《部门费用预算外支出追加申请表》。该申请表中，应包含“费用科目”、“原预算金额”、“已实际支出金额”、“已申请预算外支出额”、“本次新增预算外支出额”和“申请追加理由”等信息。制定预算外支出追加审批流程，明确具体审批环节，如：申请部门——分管领导——总会计师——总经理。办理好部门费用预算外支出追加审批后，该部门的此项费用额度将自行增加入本年度的预算额中。

(二)费用报销审批流程

1、报销界面

设计简洁、人性化并且重点突出的费用报销界面，是OA费用预算报销系统能顺利实施的重要环节。在包含金额、摘要、申请人、所在部门、备注、支付方式、费用分摊部门、审批人、附件张数、日期、单号等基本信息的基础上，可以考虑增加部门该费用本年预算余额、申请人借款余额和报销特殊要求等附加信息，并添加上传附件功能。同时，划分必填项、选填项和自动生成项，并对必填信息和重点信息使用星号或红色字体，以突出重点。设置漏填必填项时，无法提交报销单据，以提高报销单的填报质量。

2、逐级审批和代审批功能设置

根据确定好的审批流程和标准，逐级审批。对于特殊事项无法执行审批的人员（如长期国外出差），可以设置代审批功能。通过指定固定的代审批人，在授权期内，代为审批报销流程，从而不影响审批的时间进度。执行代审批流程时，在审批流程的最后，可加入原审批人最终确认环节，该环节为独立环节，不影响申请人的打印报销单和财务稽核办结环节的操作。

3、票据流转环节

审批结束后，OA上的报销申请单重新回到申请人处，并已含全体审批人的电子签章。申请人打印申请单（已含审批人的签章），签字，并粘贴原始票据和附件后，提请部门经理审核并签字后，提交纸质报销单至财务部，同时在OA上将该报销申请单提交至财务稽核环节。财务经理审核纸质报销单及原始票据无误后，签字并提交财务稽核人员，财务稽核人员办理OA系统的稽核操作，办结该流程以确保OA电子报销系统和纸质报销单据的一一对应，并进行相应的记账凭证的录入。最后，财务稽核人员打印记账凭证，并粘贴好原始单据后，提请出纳办理相应的报销支付。

(三)预算执行情况的查询、反馈及考核

1、设置查询岗

授权各部门指定人员以预算查询岗，该查询岗可查询本部门各项费用的年度预算和实际使用情况，可联查各项费用的逐笔构成明细，并可联查至OA系统中的相应每笔报销单。通过联查明细功能，可及时发现部门费用超预算的原因，有效把控部门费用的关键控制点。

2、定期反馈

财务部门每季度或半年查询，并以各部门单独发文形式反馈各部门的费用预算执行情况，并对存在超预算隐患的费用科目进行专项预警，以达到监督、预警和督促预算控制的作用。

3、年度考核

年度末，以各部门单独发文形式反馈各部门全年度费用预算的追加和实际执行情况，并适当引入年度考核制度，将其纳入部门年度绩效考核评分系统中，提高部门费用预算控制的公平性和有效性。

三、财务信息化延伸

(一)横向延伸

结合OA系统的部门费用预算报销系统，可以延伸至生产成本或项目成本审批中，并加入生产预算或项目标后预算，以实现生产成本或项目成本的事前控制、事中控制、事后反馈和考核，全方位提高公司的生产经营效率。

(二)纵向延伸

部门费用预算报销系统，也可以同现有财务软件的端口建立关联，通过定义OA报销系统中的明细报销项目和财务软件中的明细会计科目的一一对应关系，在最后的财务稽核环节，设置自动生成记账凭证功能，实现财务软件中记账凭证的自动生成，包括自动生成凭证摘要、会计科目、金额、辅助核算数据、附件张数以及日期等，从而提高财务工作的效率和准确性，实现全方位的财务信息电子自动化。

10.16266/j.cnki.cn11-4098/f.2015.14.169