高校教学教务管理流程分析及优化研究

杨海波

（广州工商学院，广州 510850）

一直以来，教育都是我国重点发展的事业之一，每个人都对其持高度关注的态度，它直接影响着人们的文化生活，并且受教育程度在某一方面也反映了个人的道德素质修养。改革开放之后，高等教育的进度大幅度加快，逐渐呈现国际化、个性化的鲜明特点［1］，教学制度逐渐采用学分制的方法。在新形势下，其教务管理工作难度越来越大，如何对教务管理工作注入更加新鲜的血液，实现教务管理的创新，是每个高校都应该加强的工作［2］。流程管理是一种先进的管理理念，在高校教学教务管理体系中起着重要的积极作用。再加上先进科学设备的支持，使得教务管理工作实现更加科学有序指日可待。

1 高校教学教务管理的现状

1.1 管理理念太过狭隘

高校教学教务管理是一项综合性质极高的工作，它是各项工作之和。除了对学生的考试成绩、学籍等进行管理外，还包括对教学计划、教学质量等多项具体内容进行管理［3］。在传统管理理念中，对该工作的认识具有一定的局限性，认为其只是简单的上下级管理制度，把各分块工作做好就可以了，这就直接导致管理工作过于呆板。随着各类水平的提高，各高校的规模越来越大，教务管理人员不断精简，使得管理工作越来越复杂，压力越来越大。在管理理念中，极易出现“为管理而管理”的现象，太过机械，缺失了人文理念，人们对其的信任及满意度大大下降，加剧了管理工作的困境。

1.2 管理模式不合理，整体性不高

在很多高校之中，对于教务管理设置了很多部门，形成了金字塔式结构，职能性质极强。管理模式出现严重的分散现象，使得教务管理的整体性大大弱化。此外，在各个机构之间，出现职能重复的情况，一方面提高了管理成本，另一方面对管理工作的有序进行造成了严重阻碍。另外，在管理信息流通上，出现了信息重复、迟缓等各种现象。学校管理系统和各院系之间出现了严重的分工不合理现象，校级管理系统空置，而院级管理工作过于繁重，使得职责和权利之间存在很大的不平衡。信息在传递过程中极易出现错误，造成整个管理体系的失误，并且在两级管理之中，监督力量薄弱，管理流程极不规范。

1.3 管理信息化发展缓慢，信息化建设不强

近几年来，各高校都不断进行扩招，学生资源日益丰富起来。教务管理在对学生信息储备和检查时，面临着很大的压力。在实现信息化管理上，各高校都面临很多的实际问题，如常见的有经费不足、硬件设施不完善等。对于购买的管理软件，学校与供应商之间存在较大的沟通矛盾。在硬性技术上，管理软件能表现出极佳的辅助功能，而在个性化上，却存在很大的不足。每个学校的实际情况不尽相同，管理软件无法做到针对性管理，从而导致软件闲置、资源浪费。在信息化建设上，存在较大的技术困难，发展缓慢，对于信息设备，无法做到真正意义上的全面掌握。

1.4 对管理人员的重视度不高

作为教务管理工作中的重要实施者，管理人员在整个教务管理流程中占据重要地位，而各大高校却普遍存在对管理人员重视度不高的现象，把该项管理简单地认为成事务性管理，以致在培训力度和薪资方面都极低，很大程度上降低了管理人员的积极性，使得管理工作效率不高。在整个管理队伍的选拨上，要求并不严格，使得管理人员的能力参差不齐，综合能力不高，出现严重的能力不均衡、工作不稳定的情况，对教务管理形成了很大的负面影响。

2 高校教学教务管理流程的优化措施

流程管理（BPM）是一种全新的系统性方法，它通过对整个流程进行分析和定义，不断进行多种优化措施，从而达到管理效果优化。该方法可以把复杂的过程简单化，大大加快了工作效率。在高校教务过程中，有效应用这一方法，不仅可以降低管理成本，还能使整个管理工作更加规范、有序。应用这一思想，可以对管理流程进行一些列的优化措施。

2.1 确定核心流程

高校教务管理首先要明确核心思想，应该把“让学生学到足够的知识”定位成流程的主旨目的。制订详细科学的核心流程，使每个环节之间相互关联，井然有序。一般来说，学生在进校之前，都要办好注册手续，然后获得相应学校的学籍，再正式接受高校专业教育，一学期完成之后，要对所学知识进行相应的考核，具体分为考察和考试两种。对于每位学生的成绩，要进行不同的分析、整理、管理。借助学籍管理条例，对学生进行相应的学籍处理。如若成绩满足条例要求，则让学生进入到下一阶段的学习中去，若没有达到要求，则要采取必要的管理措施监督学生补考。确定核心流程，强化了学生学习的每一个环节，有力保证了他们能够有序地展开学习任务，对于每个环节都做到了约束和指导，确保了学生学习的高效性。高校的各个教务部门都应该努力履行好自身的监督义务，对流程做到严格化监督、科学性管理，从而为提高整个管理流程效率奠定良好的基础。有关核心流程的详细内容，如图1所示。

图1 核心流程

2.2 对管理流程进行梳理

在核心流程的基础上，明确管理流程的每一项任务，做好梳理工作，了解每个流程所处的具体部门，使每个流程任务都更加直观清楚。对于流程的内容，要做到全方位的设置，具体包括管理范围、管理原则和管理手法［4］。把每一项管理任务落实到具体的部门责任之中，使工作细化开来。对于信息种类和数量多的部门，要做到着重管理，增派更多的管理人员，进行多次检查和确认，使信息更加准确。

2.3 加强对管理组织的管理，完善部门结构

在职能型结构的模式上，加以改进和完善，使管理模式逐渐形成“流程性”为主。部门结构设置得更加合理协调，使其在工作中能够做到相互制约、相互帮助。对于每一个流程部门，都要选定好一名负责人，对其对应部门起到监督领导作用。各负责人要选择好流程管理团队，实现双重管理。流程管理团队中的成员不仅需要具备良好的专业管理能力，还要具备较高的道德素质，具有较强的责任感，能为集体出谋划策。每个部门在运作时要有效结合信息化，及时提高技术能力，有效节省人力、物力资源。每个部门要加强彼此之间的交流和竞争，使得在管理工作中能做到默契配合，又能达到共同进步。对于流程管理中的每一个成员，都必须拥有“为师生服务”的工作理念，实现高效工作，提高师生对教务管理工作的评价。

2.4 强化管理理念，确定优化目标

在传统的管理理念上，要做到及时的思想更新，与新时代教育理念有机地结合起来。对于管理过程中存在的问题，要做到全面分析，并寻找有效的解决对策，对不合规格的管理机构进行重组。有效借鉴国外的优秀管理案例，取其精华、去其糟粕，完善管理流程。坚持“以人为本”的理念，时刻牢记老师和学生的主体性，从他们的角度分析问题，确定管理制度。对于管理团队中的人员，要加强培训工作，培养他们的管理意识，提高他们的管理能力，使管理操作能够更加规范有条理。对于一些补考制度、毕业制度要制订严格的要求，不能马虎了事。树立教务管理系统的权威性，加强学生的法律意识。增设奖惩制度，使管理人员能够形成竞争意识，争当先进个体，做到更加全身心地投入到管理工作中来。对于一些管理软件，不仅要加大资金的投入量，还要做好维修保养作用，有效延长其使用寿命。聘用更高端的人才进行操作，使网络技术的资源利用率可以达到100%。从思想上、技术上做到全面改进，坚定管理目标，实现教务管理流程系统化的终极目标，为学校的其他工作奠定管理基础。

图2 流程型组织机构

3 结束语

在各大高校中，教务管理工作是各工作内容的重要组成部分，它是其他工作实现高效快捷的基础。通过分析我们不难得出，只有将理论和实践有效统一起来，才有可能实现全面优化。这不仅要求管理者和决策者做好相应的流程管理工作，更需要学校内部所有师生的共同努力，从思想上做好改变，再把每一项改变落实到每一处实践细节上，达到优化效果。从而促进每个高校事业的共同发展，提高我国的整体教育水平。

［1］ 张俊芝，周耀林，李姗姗.价值流与业务协同机制在能源企业固定资产管理中的应用研究［J］.中国城市经济，2011（9）.

［2］ 程振锋，王国成.政府业务流程再造——构建服务型政府的必由之路［J］.大连干部学刊，2005（10）.

［3］ 梅勇.面向企业内部市场链的长液公司业务流程再造及实施研究［D］.重庆：重庆大学，2004.

［4］ 高志民.基于业务流程的信息安全风险度量方法研究［D］.北京：北京交通大学，2012.