澳大利亚国家档案馆的数字连续性计划研究

肖秋会　伍黎丹

(武汉大学信息管理学院，武汉，430072)

澳大利亚国家档案馆的数字连续性计划研究

肖秋会伍黎丹

(武汉大学信息管理学院，武汉，430072)

[摘要]数字连续性计划是澳大利亚国家档案馆提出的一项针对数字信息的长期保存计划。本文分析了该计划制定的背景、管理理念及理论依据，阐述了其构成要素以及在关键领域的特色举措。最后，分析了数字连续性计划对我国数字信息长期保存的借鉴意义。

[关键词]数字信息长期保存澳大利亚国家档案馆数字连续性计划

1数字连续性计划的提出

2011年，澳大利亚国家档案馆在广泛征求政府部门意见的基础上制定了 “数字连续性计划”(Digital Continuity Plan)，旨在促使澳大利亚政府在数字环境中建立更为高效的业务处理流程，提高业务活动的透明度，强化政府机构、社会团体和各类利益相关者的责任，减少信息存储空间和费用，提高数字信息长期保存的安全性，最终有助于整体性政府政策目标的实现。

数字信息作为宝贵的国家资源和业务资产，驱使各国政府着手应对针对它们的妥善保存及长期利用问题，澳大利亚国家档案馆的数字连续性计划由此应运而生。此外，数字连续性计划的提出也是为了满足行政管理和公共服务领域的发展需要，为构建“整体性政府”奠定基础。整体性政府(whole-of-government)是指20世纪70年代欧美各国针对公共服务碎片化问题提出的政府治理理念，澳大利亚将其定义为“以公共服务机构的跨部门协作为标志、为解决特殊问题而成立的联合政府”，旨在恰当处理那些涉及不同公共部门、不同行政层级和政府范围的棘手问题[1]。要构建整体性政府，既要利用网络技术构筑部门间的信息交流与共享平台，又要确保数字信息在流动与管理过程中的安全，还必须充分保证政府机构的业务效率和质量。数字连续性计划的实施则能为部门间信息的交流、共享及长期保存提供保障，为整体性政府的打造创造有利条件。

数字连续性计划的理论依据可追溯至文件连续体理论(Records Continuum Theory)。文件连续体理论最初由澳大利亚著名档案学者、国家档案馆首任馆长Ian Maclean于20世纪50年代提出，基本形成于20世纪80年代。20世纪90年代，澳大利亚档案学者Frank Upward以英国社会学家Anthony Giddens对结构主义理论的阐述为基础，重新阐释并进一步发展了文件连续体管理模式，使其成为澳大利亚电子文件与数字信息管理的基本原则。1996年出版的《澳大利亚文件管理标准》中将文件连续体解释为“从文件的形成(包含文件管理系统的设计)到文件作为档案保存和利用的全过程管理中连贯一致的管理方式”[2]。文件连续体理论打破了文件保管的阶段区分，通过构建一个包含4个维度、4大主轴、16个焦点的多维坐标体系，描述了电子文件生命运动各阶段界限日趋模糊、联系却越发明显的特点，揭示了文件运动在时间和空间上的连续性和整体性特点，为数字连续性计划提供了科学的理论依据[3]。与著名的PANDORA项目(Preserving and Accessing Networked Documentary Resources of Australia，即保存和获取澳大利亚网络文献资源项目)相比，虽然同为澳大利亚国家层面开展的数字信息长期保存项目，PANDORA项目主要针对网络出版物开展，旨在完成对澳大利亚重要联机出版物的筛选、编目、长期保存、提供利用，数字连续性计划则更多地面向政府机构和企业团体的业务信息管理[4]；而另一方面，始于1996年的PANDORA项目制定了一系列关于网络存档的政策、程序、方针、标准，为其后包括数字连续性计划在内的诸多数字信息长期保存活动提供了宝贵的经验。

2数字连续性计划的相关要素

澳大利亚国家档案馆推行的数字连续性计划是数字连续性战略的组成部分，数字连续性战略由数字连续性原则、数字连续性计划、实用指南、数字连续性成果等若干要素构成。如图1所示，“数字连续性”是为了确保机构所保存和管理的数字信息得以按照需要予以利用、按照期望时限予以保存所采取的基本战略，在此基础上概括提炼出“数字连续性原则”；在数字连续性原则指导下实施的一系列关键举措称为“数字连续性计划”；而战略的最终目的是实现“数字连续性成果”。

图1　数字连续性基本要素及相互关系图

2.1　数字连续性(Digital Continuity)

“数字连续性”是对原英文名称Digital Continuity的直译，实际上就是一项对数字信息进行长期保存的战略，故王熹也将其译为“数字信息长期保存”[5]；而从战略的内容看，相比于广义的、未限定用户群体的数字信息长期保存，数字连续性更强调为政府机构和企业团体进行指导。作为一种管理和保存数字信息的方式，数字连续性从满足机构、政府和社区利用需求的角度加强对原生性电子文件的管理和保存，目的在于确保数字信息按需提供利用[6]。对具有需求的用户而言，数字连续性应保证数字信息是完整的、可获取的、可利用的，且保管期限不能超过需要保存的期限。其中，可利用性是数字连续性计划的最终目的，具体指：①当你需要时能找到它；②当你需要时能打开它；③能够按照你需要的方式处理它；④能够理解它是什么、它要表达的是什么；⑤能够信任它所表达的内容[7]。

2.2　数字连续性原则(Digital Continuity Principles)

澳大利亚国家档案馆提出独具特色的数字保存六项原则，旨在确保业务信息能够根据需要得到尽可能长久的保存和利用，内容包括：

第一，理解数字信息作为业务资源、证据资源和社区资源的价值，据此对其采取资产管理。随着时间的推移，数字信息的价值因相关性和背景的变化而变化，准确评估商业风险、法律义务和社区义务成为数字信息管理的基本前提。

第二，确立数字信息治理在政府机构治理中的核心地位，清晰划分角色并分配职责。认知数字信息对于机构业务处理的重要性，将其纳入机构管理的流程和框架中，明确岗位责任，制定数字资源战略。

第三，数字信息必须是真实的、可靠的。数字信息是决策的重要依据，而问责制要求决策的依据能够承受审查，因此数字信息必须是完整、可靠的，即在特定背景下能被证明是真实的、可信的、安全的、没有发生未经授权的修改和变更。

第四，数字信息应当是可发现的、可获取的、可利用的。数字信息的可发现是指易于被检索，可获取指易于检索和阅读，可利用指易于判断、理解、编辑、更新、分享及重复利用。数字信息只有同时满足这三点，才能更好地满足用户需求。

第五，数字信息应采用数字化的管理方式。将数字形式的信息打印到纸上将使有价值的背景信息丢失且降低办事效率。因此，应将数字信息以数字化方式保存在具有必要功能的业务系统中，降低对纸质载体的依赖。

第六，对数字信息的保存、保护和管理应持续进行，直到信息不再被需要为止。数字信息的保管期限应以满足机构、政府和社区的需要为根本目的。数字信息的保管时间可能会超过其生成、捕获和管理系统的生命期限，积极的全生命周期管理则应覆盖这些变化，包括系统的变更和信息格式的变化等[8]。

2.3　数字连续性成果(Digital Continuity Outcomes)

有效的数字连续性能为机构带来巨大的收益，这种收益会在多方面、多层次得到体现。首先，在业务方面，能提高业务处理的效率、质量和透明度，降低可预见的经营风险和不必要的开销，使机构和组织获利最大化，同时也让政府、市民和其他利益相关者的需求尽可能得到满足。其次，在操作方面，协助对机构现状和业务重要性的评估，促使人员、流程和技术等构成要素得以均衡，让机构的整体运作更为流畅。再次，在信息方面，使信息在其全生命过程中能充分发挥作用，使用户的一切信息需求都能得到满足。

3数字连续性计划的关键举措

为了使数字连续性战略在业务管理，人员、流程、技术管理和信息管理三个核心领域取得显著成效，需要实施如下关键举措。

3.1　针对业务的举措

为促成机构利益最大化，需要对该机构的信息管理现状和前景有准确的把握。对此，数字连续性计划建议机构实施信息审查(information review)，即对业务管理过程中创建、捕捉和利用的数字信息进行记载并建立收支记录，明确本机构数字信息管理的职责、义务、条件、花费、收益和风险。该审查可以只针对业务活动的某一阶段状况，也可以从具有最高优先权或最大风险的业务开始，逐步扩大审查范围。理想状态下，信息审查的对象应包括各种类型的业务信息。信息审查有助于机构确定实现其业务目标的必要条件，如具体的信息和人员。机构依靠信息审查不仅能掌握所需信息的来源、信息在不同环境间的流动方式、特定的信息利用方式等，还能掌握最大程度发挥信息价值所需的条件以及当前信息管理存在的缺漏，为修改方案的制定奠定基础[9]。

3.2　针对流程、人员和技术的举措

数字连续性计划要求将人员、流程和技术等关键要素进行整合，从整体上构建数字信息治理框架(digital information governance framework)，即：以机构目标为导向，利用信息通信技术(ICT)、安全、风险管理、业务连续性和问责等多个领域的知识和技术对数字信息进行科学有效的管理。这响应了澳大利亚政府所倡导的政府信息存储、利用和传播既要从满足业务处理的需求出发，也要充分考虑隐私、版权、知识管理、安全、历史和责任等问题[10]。其次，正如数字连续性原则所强调的，数字信息的管理应充分融入机构管理且明确界定岗位职责，高级管理层(领导层)成员负责相关政策的实施，专业技术人员负责运作和监管，分工明确、各司其职。另外，对同时扮演着数字信息管理者和用户双重角色的机构人员，澳大利亚政府通过政府网站等平台提供了各种援助，如：国家档案馆的网站张贴了有关信息利用的建议，推出文件管理在线学习课程“The Keep the Knowledge-Make a Record eLearning”，新南威尔士州文件管理局还发放了免费的电子文件管理在线训练包，这些举措值得我国借鉴。在具体操作上，机构除了要确保系统、工具、标准和技术对数字信息管理的有效支持，还应将数字信息的创建、捕捉、利用和管理等环节纳入日常的业务工作流程。此外，长期监督和审查也是十分必要的。

3.3　针对信息的举措

数字信息管理的对象始终是信息，无论其内容、留存目的和管理环境如何特殊，都应从信息本身的特性入手，遵守信息管理的基本要求，推行从信息创建到销毁的全过程管理。机构不仅要重视对数字信息本身的管理(如谨慎选用文件格式、加强对元数据的管理)，还应重视对环境整体状况的把握，例如：通过建立数字信息长期检查系统等方式监视数字信息的保存环境，或在数字信息进行跨环境交换时掌控信息流动前后的环境状况(具体可参见《澳大利亚政府互操作框架》)。

以数字形式创建或接收的信息，应以数字形式进行归档和提供利用，使其在全生命过程中都以数字形式参与流转并得到管理。数字连续性计划特别强调，机构应专门对此制定相应的政策并提供技术支持。维持原生电子文件的数字形态，实际上是对电子文件生命运动规律的遵循和对数字连续性原则的实践。

此外，档案馆长期保存超过需求期限的信息容易导致信息公开方面的问题，因此，需要对这些数字信息进行及时的、合乎规范的处置。澳大利亚1983年档案法规定，联邦文件应依法进行保存、销毁或移交到国家档案馆。这里的“联邦文件”实际上包括了政府机构在业务处理中创建、传递和接收的所有文件。在遵照特定销毁流程的前提下，需销毁的文件指重复的、不重要的、短期的、辅助性的一般性文件。除了遵守一般的法律法规，对文件的最终处置还应考虑文件自身的特殊性和机构内的规定。

4数字连续性计划对我国数字信息长期保存的借鉴意义

综上所述，数字连续性计划是澳大利亚国家档案馆在政府电子文件激增背景下提出的针对三个核心领域的数字信息管理方案，它吸收了文件连续体理论对文件生命运动整体性及连续性的独特理解，是扎根于现代档案学理论成果的数字信息管理实用方案。作为数字连续性战略的关键部分，数字连续性计划以数字连续性六项原则为指导，即：充分理解机构数字信息的各项价值并实施相应管理；将数字信息管理纳入机构业务管理并明确岗位责任；数字信息应是真实、可靠的；数字信息可以被发现、获取和按需利用；数字信息管理应在数字环境中进行；对数字信息的保管应持续进行到不被需要为止。数字连续性计划旨在达到数字连续性成果：为机构及利益相关者带来最大利益，使机构的关键性要素得到最佳配置，使信息在全生命过程中能满足一切需要。

数字连续性计划对我国电子文件及数字信息管理具有重要的借鉴意义，表现在：

第一，原生性数字信息资源应在数字环境中保存和提供利用。应有意识地维持原生电子文件的数字化形式，摆脱将信息“打印到纸上”的思维定势和习惯。数字连续性原则明确指出，“数字信息应采用数字化的管理方式”，这为我们管理和保存原生性电子文件提供了一种思路：对数字信息真实性、完整性、可靠性的维护不能简单套用传统纸质文件的管理方式，而应当尊重数字信息生命运动的连续性规律，维持数字信息生命阶段的连贯性和完整性，既然原生性电子文件在数字环境中生成，就应该在数字环境中长期保存。这涉及到政策、技术、版权、隐私等诸多问题。我国现阶段完全实现数字信息的数字化保存尚有一定难度，但要提前为这一必然的趋势做好政策、法律、标准和技术上的准备。电子文件的双套制管理仅是条件不成熟时的权宜之计，不能长期依赖纸质拷贝。

第二，档案机构与政府部门应保持全面、密切的合作。在数字连续性计划的拟定和实施过程中，澳大利亚国家档案馆多次与政府重要部门进行商议和合作，由此取得实质性成果。政府机构不仅是数字信息的重要生产者和数字信息生命周期中最初的管理者，还掌握着大量的人力、财力和信息资源，能提供必要的政策、标准支持和法律援助。因此，档案馆与政府机构的合作对于推进数字信息的长期保存十分重要。政府还能凭借其权威和组织优势成为可靠的组织者、监督者和协调者，为档案工作提供强有力的支持。档案馆在推进数字信息保存项目时应积极与政府主要部门以及技术部门、产业部门和标准部门等进行多方合作，将数字信息管理和长期保存与政府机构的业务工作密切结合，制定以满足业务需求为导向的数字保存政策和技术策略，促进数字信息在部门间的交流畅通，减少重复建设，实现资源的最大化利用。

第三，应制定我国的政府数字信息管理战略，提出政府数字信息管理的基本原则，并制定具体的实施措施。澳大利亚数字连续性计划针对数字信息管理和长期保存提出了详实的关键举措及实施指南，如信息审查、构建数字信息治理框架、实行评估和长期监督等措施，使该计划具有很强的操作性和实用性。一项计划兼具政策指导性和实际操作性，才能真正落实到实际工作中。例如：明确数字信息流转过程中的责任人及岗位职责；在制定电子文件管理系统的功能需求标准时，对保证数字记录真实性、完整性与有效性的需求指标提出强制性要求。

此外，澳大利亚国家档案馆提出的数字保存六项原则对于我国数字保存也具有十分重要的参考价值。

参考文献

[1]周晓霞，李玲玲．中国大部制改革的理论探析——以“整体性政府”为考量[J]．理论界，2009(11)：6-7

[2]张晓娟，余伟．文档一体化管理的理论基础及实现机制[J]．档案学通讯，2009(6)：30-35

[3]刘华，吴冰倩．文件连续体理论在数字时代的应用及发展[J]．北京档案，2013(8)：25-27

[4]程伟杰．澳大利亚数字档案PANDORA项目及其启示[J]．档案，2008(3)：8-10

[5]王熹．澳大利亚《数字信息长期保管原则》要义[J]．中国档案，2013(4)：52-53

[6]UK National Archives．What is digital continuity? [EB/OL]．[2014-08-12].http://www.nationalarchives .gov.uk/information-management/our-services/dc-what-is.htm

[7]National Archives of Australia．Digital Continuity Plan[EB/OL]．[2014-09-06].http://www.naa.gov.au/Images/12.02.05%20Digital%20Continuity%20Plan%20web_tcm16-52027.pdf

[8]National Archives of Australia．Digital Continuity Principles[EB/OL]．[2014-09-23].http://www.naa.gov.au/Images/12.02.04%20Digital%20Continuity%20Principles%20B5%20web_tcm16-52025.pdf

[9]Henczel, S．The information audit as a first step towards effective knowledge management: an opportunity for the special librarian[EB/OL]．[2014-09-21].http://archive.ifla.org/VII/d2/inspel/00-3hesu.pdf

[10] Australian Government． Australian Public Service Commission[EB/OL].[2014-10-08].http://www.apsc.gov.au/foundations/managinginformation.htm

Study on Digital Continuity Plan of National Archives of Australia

Xiao QiuhuiWu Lidan

(School of Information Management, Wuhan University, Wuhan 430072)

[Abstract]Digital Continuity Plan is a project aiming at long-term preservation of digital information, which has been put forward by National Archives of Australia. The paper analyzes the proposition background, management idea and theoretical basis of Digital Continuity Plan, and then describes its elements and characteristic measures in key fields. Finally, the reference value of the project in long-term preservation of digital information in China is emphasized.

[Key words]Digital informationLong-term preservationNational archives of AustraliaDigital continuity plan

(收稿日期：2015-03-07)

DOI:10.13365/j.jirm.2015.04.019

[中图分类号]G203

[文献标识码]A

[文章编号]2095-2171(2015)04-0019-05

[作者简介]肖秋会，教授，研究方向为档案管理、电子文件管理、信息政策与信息法；伍黎丹，硕士研究生，研究方向为档案管理现代化。