品管圈用于提高门诊药房自动发药机工作效率实践

2015-03-02 15:16李全良刘艳秋卢小兰黄富宏
中国药业 2015年4期
关键词:圈员品管圈工作效率

李全良,刘艳秋,卢小兰,李 蕾,黄富宏

(江苏省扬州市第一人民医院,江苏 扬州 225009)

品管圈用于提高门诊药房自动发药机工作效率实践

李全良,刘艳秋,卢小兰,李 蕾,黄富宏

(江苏省扬州市第一人民医院,江苏 扬州 225009)

目的通过品质管理圈(简称品管圈,QCC)活动,提高自动发药机工作效率。加强团队合作精神,发挥员工潜力和提高工作效率,提高患者满意度。方法成立品管圈小组并集中培训,掌握品管圈方法的使用流程,针对自动发药机进行现状调查、原因分析、设定目标、制订对策并组织实施。结果自动发药机平均故障次数由原来的293次/周,降至69次/周。结论门诊药房开展品管圈活动后,发药机工作效率大大提高。

品管圈;自动发药机;工作效率

品质管理圈(QCC)简称品管圈,是指由同一部门的人员自发地进行品质管理活动所组成的小组,小组成员在自我启发、相互启发的原则下,应用品质管理各种统计方法作为工具,以全员参与的方式对自己工作场所的质量管理品质项目进行分析,解决存在的问题,以达到不断对自己的工作现场进行维持和改善的活动[1]。2013年5月至11月,我院门诊药房将品管圈应用到提高自动发药机工作效率的活动中,故障率明显降低,工作效率明显提高,全体圈员也在活动中有所收获。

1 资料与方法

1.1 一般情况

2011年11月成立锐进圈,由门诊药房15名工作人员自发组成。活动实施日期为2013年5月至11月,推举圈长1名,圈员各有分工。每月进行1~2次圈员活动,每次2 h。利用头脑风暴法,结合管理重点、存在问题和困惑,确立锐进圈本期活动主题为提高门诊药房自动发药机的工作效率。

1.2 方法

现状调查及原因分析:对2013年6月1日至14日自动发药机故障进行统计,平均故障次数为293次/周。圈会时进行讨论与总结,列出自动发药机故障的主要原因及平均每周发生故障的次数(见表1),并根据数据制订出柏拉图(见图1),参考80/20原则(即柏拉图定律),分析出自动发药机工作效率低的主要原因为补药系统故障、出药系统故障和打印机故障。

表1 自动发药机故障主要原因及平均每周发生次数(n=293)

图1 自动发药机改善前柏拉图

目标设定:根据实际能力,设定圈能力为 95%。目标设定值=现状值-(现状值×圈能力)=293-(293×78.87%×95%)=74。

解析:鱼骨图见图2至图4。

图2 鱼骨图

对策实施:2013年9月开始按戴明环(PDCA)循环方法实施对策。1)由于机器库存不准造成药品经常不掉或少掉,需去药架拿或手动发药,造成工作效率低,2013年9月开始每周轮流利用午休时间进行机器盘点;2)B机器的药槽为敞口,老鼠污物易造成药槽污染,影响了发药机的正常工作,故在B机器附近放置老鼠强力贴,并定期更换;3)由于药师对于各操作程序不熟练,如相关程序未打开、打印机撕纸方向和力度不对、补药相关操作不熟悉,严重降低了工作效率,为此专门组织药师轮流进行相关流程学习,每天轮流开、关机,登陆界面并登记,工程师负责每位药师的补药操作学习;4)机器经常导致HIS系统崩溃、电脑死机、打印机无原因的不响应,打印机色带绞带等问题,发现上述问题应及时反馈给相关人员;5)打印机的积尘和碎纸屑常导致打印机卡纸,影响正常发药过程,发药速度大大降低,故每天应清理打印机灰尘与碎纸屑;6)轨道偏离常造成机器复位,影响了补药的工作效率,应及时反馈给工程师,并对轨道进行登记,由工程师定期对轨道进行检测;7)药品包装相似或易混淆药品加错,增加了药师的工作量及发药差错,由于机器内药品图片不完善,药师由于粗心造成药品加错,故对包装相似、易混淆药品组织药师学习并做成展板贴在墙上,在易混淆药品醒目处注明以提醒药师,请工程师完善机器系统药品图片;8)药品加错频率高,且调配药品的速度降低,为此调整药架,尽量使机器外的药品靠近窗口,易混淆药品分开放置。

2 结果

品管圈实施前后自动发药机平均故障次数见表 2。可见,自动发药机故障发生次数明显降低,工作效率大大提高。目标达成率 =[(改善后数据 -改善前数据)÷(目标设定值-改善前数据)]×100%=102.28%。工作流程得以标准化:相似易混淆药品标准化,易混淆药品→易混淆药品信息登记→易混淆药品信息发布→易混淆药品周会宣读→易混淆药品全员熟知;药师规范化培训相关流程学习,未培训药师→相关发药机流程培训→补药系统流程培训→检测培训→完成培训登记。

表2 品管圈实施前后自动发药机平均故障次数

3 讨论

品管圈是由下至上、由点到面的质量管理活动,注重发挥每一位成员的聪明才智,营造愉快团结的团队氛围,从而达到集中、有序、有效地解决问题,持续改善内部服务品质,有效地改善部门绩效、患者满意度、提升质量的良好效果,也使成员感受到参与感、满足感和成就感,且因解决问题而体会到工作的意义和目的[2]。

本活动历时6个月,经圈员多次讨论,确定重点,逐步完成,活动后效果良好:提高了自动发药机工作效率,可降低药品调剂的工作强度,提高药品调剂准确性,缩短患者候药时间,使药师有更多的时间参与指导患者合理用药,从而提高患者的满意度;活动过程中,各圈员集思广益,充分发挥主观能动性,分工明确,提高了个人工作责任感,同时也融洽了集体关系,增强了团队凝聚力,激发了圈员的创新力与积极性,提高了个人信心。圈员在活动中对品管圈有了更深刻的认识,也会在今后的工作中灵活运用鱼骨图、分析图等对问题进行分析总结,不断发现问题、解决问题,从而在工作中取得更大的效益。

结合品管圈活动平台,我院开展了药事服务进社区,药物咨询,社区居民合理用药知识调查,量血压,测血糖,发放合理用药宣传资料等活动,受到社区居民的极大欢迎;还开展了药事服务进敬老院、干休所活动,老年人用药现状调查,指导老年人正确、合理使用药物,增加依从性,取得了良好的效果。但品管圈是一项持续进行的质量改善活动,故需以系统性及持续性的方式来进行[3]。

参考文献:

[1]钟朝嵩.品管圈实物[M].厦门:厦门大学出版社,2007:9.

[2]孙 妍,施 英.“品管圈”活动提升门诊药房药学服务品质的作用[J].浙江中西医结合杂志,2010,20(1):43-45.

[3]张辛国,赵春威,李 盈,等.品管圈在医院药学管理中的探索与实践[J].实用药物与临床,2009,12(4):233-235.

R952

A

1006-4931(2015)04-0059-03

李全良,男,大学本科,主管药师,(电子信箱)yzhfh5858@163.com;刘艳秋,女,硕士研究生导师,主任医师,本文通讯作者,(电子信箱)yzzc 2001@aliyun.com。

2014-06-06)

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