新形势下对于档案管理工作的思考

吴秋明（保山市隆阳区地方公路管理段　云南保山　678000）



新形势下对于档案管理工作的思考

吴秋明（保山市隆阳区地方公路管理段云南保山678000）

摘要：提高事业单位档案管理水平，是提高资源开发、查询效率的基础。然而，由于受到传统管理理念的影响，事业单位长期未能对档案管理工作产生足够的重视，导致档案出现不同程度的遗失、损毁，面对崭新的发展环境，事业单位应该深入思考自身的档案管理工作。

关键词：事业单位；档案管理；思考

一、引言

档案管理工作的优劣直接影响着事业单位的工作效率和工作质量，已经逐步成为事业单位日常管理过程中必须可少的内容。科学的档案管理工作，彰显的是事业单位良好的业绩管理水平，伴随着我国社会主义市场经济建设的稳步推进，档案管理工作的内涵和外延也已经发生了深刻的变化，事业单位唯有积极做到与时俱进，才能够主动适应激烈的市场化竞争，促进单位实现可持续健康发展，将发展过程中的成果、不足真实客观地加以反映。档案管理工作并不是一项孤立的内容，而是同事业单位的战略管理、效率管理等内容有机结合起来的，因此，做好事业单位的档案管理工作对事业单位有着直接而深远的影响。

二、事业单位档案管理工作存在的主要问题

1.未能对档案管理工作产生足够的重视

由于受到传统管理理念的影响，我国很多事业单位长期以来并未对档案管理工作产生足够的重视，这一现象在单位领导、员工中都普遍存在。我们经常看到，不少单位都没有设置专职的档案管理人员，一般都由办公室的通知兼任，有些是安排临退休的老同志管理。究其原因，从单位领导的角度来说，由于档案工作的后台管理属性，因此基本不可能为单位带来直接的经营效益，再加上上级对事业单位领导进行任期考核的过程中，也没有将档案管理工作纳入其中，因此事业单位领导缺乏提升档案管理工作水平的外在动力。除此之外，监督的缺位和滞后的软硬件投入，也在客观上不利于档案管理工作的顺利高效开展。

2.档案管理人员业务素养有待进一步提升

客观来看，档案管理工作具有较强的政策性和专业技术性，因此，事业单位档案管理人员需要具备良好的专业素养，才有可能胜任档案管理工作。一些事业单位没有专门的档案管理人员，是由其他岗位的员工兼任，长期兼岗导致员工较为疲惫，应付日常工作已属不易，很难具备足够的精力和时间做好事业单位的档案管理工作，再加上事业单位员工岗位的相互轮换，导致单位往往缺乏专业的档案管理人员，档案管理工作的持续性、稳定性受到较大的影响。由于长期以来都缺乏对员工进行档案管理工作的培训，因此在档案文件的整理、分类、保管等基础性业务上规范性不足，相关职责权限的界定也较为模糊，档案不按时归档、归档移交错误等情况时有发生。

3.档案管理的信息化程度不高

随着科学技术，尤其是信息技术的不断发展，事业单位的信息化办公程度逐步提升，但是在档案管理工作方面的应用还并不是十分广泛。目前，一些事业单位已经开始采用信息管理系统来对单位内部档案进行管理，但是一些先进的手段、技术还并没有得到充分的挖掘和运用。计算机在档案管理中的应用程度已经得到大幅度提升，很多单位都开始将相关信息录入计算机，但是在实际操作中，仍然有很多事业单位习惯用手工操作，无纸化阅读档案并未完全的实现，不利于档案保管工作效率和效果的提高。

三、完善事业单位档案管理工作的途径

1.深化对档案管理工作的认识，完善档案管理工作的基础建设

一方面，事业单位应该对档案管理工作引起高度的重视，将其作为一项重要的日常性管理工作来对待。事业单位可以尝试建立专门的档案管理小组，主要对档案管理工作进行定期的指导、督促、检查，一旦发现问题，可以做到及时修正。为了达到更好的档案管理效果，还可以制定相应的考核机制，对单位档案管理工作进行定性、定量有机结合的考核，保持动态管理模式，引导事业单位档案管理工作的科学化发展。另一方面，事业单位领导还应该有意识地强化档案管理工作的基础性建设。档案管理的库房、阅览室、档案管理人员的办公室三者应该分开，并且给予适当的资金支持，为档案管理工作配置先进的计算机管理设备。

2.重视对档案管理人员业务素养的提升

技术的创新与发展，最终也需要人来执行，因此做好档案管理工作的核心仍然是人。针对岗位轮换导致档案管理人员更换频繁的情况，事业单位可以考虑成立专门的档案管理部门，配置专人，在岗位调整时，尽可能保证档案管理人员的稳定性，人员的稳定是提升业务素养的基础。随着时代的进步，很多工作内容都不断与时俱进，档案管理人员也必须及时更新自身的知识结构，并时刻强化职业道德修养，培养起正确的职业道德挂念，在不断精进专业知识的同时，还要积极学习相关的信息化技术，紧跟时代的发展潮流。

3.推进档案管理工作的信息化进程

想要在新的发展环境下做好事业单位档案管理工作，就必须将档案管理工作信息化例入工作日程。首先，事业单位需要在档案管理部门中配置必须的信息化设备，并且在此基础上做好档案管理人员的计算机培训，将现今较为流行的光盘、声像、微缩等先进技术灵活运用于档案管理工作之中。其次，在推进档案管理信息化的进程中，事业单位需要充分考虑自身需求，在面临机遇和挑战并存的时代背景下，需要对管理方法和经验进行科学整合。最后，档案管理工作的信息化建设需要制定出最优的档案管理政策，既能为本单位的各项业务工作服务，同时也能够更好地满足社会需求。

四、结语

综上所述，事业单位档案管理工作存在的问题，会影响事业单位对我国经济和社会所做的贡献。面对崭新的发展环境，事业单位必须从根本上重视起自身的档案管理工作，紧跟时代发展潮流，创造性开展档案管理工作，这是经济环境的客观要求，也是事业单位经营管理水平全面提升的重要参考内容。

参考文献：

[1]方婷.对当前事业单位人事档案管理的思考版[J],企业改革与管理,2014(24)

[2]韩英.探析新形势下的事业单位档案管理存在的问题[J],办公室业务,2014(23)

[3]何建茹.事业单位档案管理工作现状及发展路径[J],中外企业家,2014(23)