高校教学档案管理初探

高校教学档案管理初探

霍倩倩

(杨凌职业技术学院， 陕西 杨凌 712100)

摘要：教学档案是高校教学研究发展的重要依据和教学过程的全纪录，是衡量一所学校教学质量和管理水平的重要标志之一。新的时代背景下，为适应社会主义市场经济的发展要求，教学档案的管理工作必须得到充分重视。本文从对教学档案的概念及特点入手，结合笔者自己的工作实际，分析了高校教学档案的主要归档内容，进一步论述了完善高校教学档案管理工作的思路，以适应当前高校档案管理现代化的发展需求。

关键词：教学档案； 教学质量； 管理

收稿日期：2015-03-10

作者简介：霍倩倩(1987-)，女，陕西杨凌人，法学硕士，助理馆员。

中图分类号：G647； G275

Preliminary Discussion on College Teaching Archives Management

HUO Qian-qian

(Yangling Vocational and Technical College, Yangling, Shaanxi 712100, China)

Abstract:Teaching archives is an important basis of colleges teaching development and records of teaching process, it is also a major indicator for assessing teaching and management quality of a school. In new era, in order to adapt to the demands of socialism market economy, the management work of teaching archives should be put enough emphasis on. From the concept and characteristics of teaching archives, combined with own working experiences, the author analyzes the contents of teaching archives, elaborates the ideas of how to improve the management of college teaching archives, so as to meet the demands of modernization of teaching archives management in colleges.

Key words: teaching archives; teaching quality; management

伴随着改革开放和社会主义市场经济的不断发展以及高等教育体制改革的进一步深化，教学工作的中心地位进一步突显。高校的教学档案管理工作逐渐成为了高校建设发展的主要内容，完善教学档案管理工作，是实现高校教学工作科学化、现代化和规范化的重要依据。

1高校教学档案的概念及特点

1.1　教学档案的概念

教学档案是指在高等教育的教学管理、教学活动以及科研过程中所形成的所有文件资料，是最原始文献和成果的记录，是具有一定保存价值的文字、图表、声像等各种载体和形式的材料。高等学校教学档案记载着学校的发展，是学校教育教学工作方针、政策的真实写照，是教学活动状况的真实记录，是教学内容、方法和途径的真实反映，是学校全体师生所积累下来的宝贵文化 “财富”，更是衡量一所学校教学质量和管理水平的重要标志之一。

1.2　教学档案的特点

1.2.1时间特殊性由于学校实行秋季招生，因此教学档案一般也都是按照学制年度或教学年度来形成的，教学管理方面的文件材料、学校规划，各专业上的教学大纲、教学计划，在年度上都有一定的交叉，周期性也有所延长，有的材料是学生入学到毕业后形成的，比如成绩登记表、学籍表等，所以教学档案与其他门类档案的区别就在于时间的特殊性。

1.2.2形式多样性学校专业设置以及教学环节形式所出现的广泛化，致使教学档案出现了多样性。从形式上看，有报告、请示、教学计划、教学大纲、实习日志、学生毕业设计、考试成绩、教材、论文、证书等等；从载体上看，有文字、照片、声像、模型等；从来源上看，有教务处所产生的，也有各院系、教研室所产生的。

1.2.3材料成套性学校工作的主体是学生，而每个学生从报到入学一直到毕业离校，整个的培养过程中有一套系统的程序，在这个过程中相对应的会有教学研究成果的产生，对应的也就会有档案材料，只有全面收集这些材料，再经过整理分类，才可成为一套完整的教学档案。

1.2.4专业共同性学校的学科专业是在科学的基础上组成并以此来培养人才的。也就是说教学活动的基本规律决定了学校各专业在教学方式、内容、周期、制度等方面的共同性，因此，这些教学活动所产生出的教学档案也会有着一定的共同性，同一学校同一专业学生不但可以使用，不同专业的学生也可以使用，甚至其他学校的也是可以相互借鉴运用的。

1.2.5客观真实性教学档案所记载的内容与教学活动应该是相符的。这是因为教学档案是教学活动状况的真实记录，是教学内容、方法和途径的真实反映，因此为开展教学研究、评估以及对走出校门的学生和用人单位的负责，教学档案的记录必须保证它的客观性。

1.2.6内容丰富性教学档案是学校教育教学工作方针、政策的真实写照，反应了学校教学工作的真实面貌，是学校发展的记录。从学科门类上看，有涉及社会科学、自然科学的，也有各个专业的原始教学及管理文件，数量大，涉及面广，内容丰富。

2高校教学档案的主要归档内容

教学档案的产生一般来自于教学管理部门，因为教学活动形式的多样化，导致教学档案的多样性。因此，不可能把所有的材料都进行整理归档，根据国家有关文件的规定以及各院校教学工作的规律，以及结合自己工作实际，笔者认为可以将高校教务处所需要整理归档的教学档案大致归纳为以下几个方面：

2.1　综合材料

包括上级有关教学工作下达的相关文件；学校及教务处制定、下发的各类教学文件；教学工作会议材料、教学简报；学校向上级主管部门的工作汇报、请示；关于教学计划、总结的各种统计表以及教务处的岗位职责、机构改革等材料。

2.2　专业建设、课程建设材料

包括专业建设和发展规划；新专业设置申报以及批复；专业调整、专业改革和精品课程建设在过程、总结和验收等方面的材料。

2.3　教学研究与改革材料

包括国家、省、校各级教学研究立项申请报告；教学改革方案、检查以及总结；教学研究成果；教改项目以及教学获奖统计表、教师发表的教学研究论文等材料。

2.4　教材建设材料

包括上级关于教材建设方面的有关文件以及各专业使用教材目录、校内自编教材情况统计等材料。

2.5　教务管理材料

包括每学期有关教务管理方面的总结报告；学生成绩单；历届毕业生、结业生名单和有关审批材料；学校关于毕业生资格审查的规定及历届毕业生审查；在校学生学籍以及变更(包括休学、退学、复学和转学)；期中教学检查安排、过程及总结；期末考试安排、考试总结；学生毕业论文安排、答辩记录；调课、串课、停课审批表；教学任务书、学校教学年历、教学情况统计表；学生奖惩有关材料以及评奖办法、评奖结果与记录等材料。

2.6　质量监控与信息反馈材料

包括教学质量考评专家组的检查记录、汇报材料、总结等；学生对教学工作的反馈信息；学校领导、督导组听课意见及原始材料以及教务处听课记录。

2.7　实践教学材料

包括实习基地的相关建设材料；实验室的建设规划、评估验收材料；各类实习、实践安排计划、总结等材料。

2.8　教学评价材料

包括每学期教学评价总结；教学工作水平评估等材料。

以上各方面所形成的教学档案，是学校教学活动的必然产物，只有遵循这些教学文件形成的规律，才能做好教学档案的管理工作。

3完善高校教学档案管理工作的思路

教学档案真实地记录了教学、科研活动的过程和成果，为教育教学改革和发展的进一步深化，为提高教学质量和教学管理水平提供了丰富的信息基础。笔者结合自己的工作实践提出一些建议和措施，希望能够促进教学档案管理工作的进一步完善。

3.1　统一思想，提高教学档案管理工作的地位

教学档案的管理工作想做好，首先需要主管领导给予高度重视，建立必要的规章制度，规定管理方法。教学档案工作是教学管理的重要组成部分，应将其纳入教学管理制度加以明确。其次，不断加强对教学档案的管理，真正把教学档案工作真正地纳入到教学工作计划、议事日程，做到统一要求、统一安排、统一验收，要让教学档案管理工作做到与教学工作真正同步发展；最后要提供一定的物质条件为档案管理工作服务，比如足够分类存放、方便查找档案的档案柜、资料室、档案库房等。学校领导和各部门档案工作人员要充分认识到教学档案的建设是高校工作不可或缺的一部分，确保教学档案的真实、客观、成套。

3.2　健全管理制度，合理配备专职人员

建立和健全管理制度是科学化、正规化档案管理的前提。要制定和完善教学档案从产生、收集、归档到查询利用等一系列的规章制度，首先要求档案管理工作人员要明确档案收集的时间以及范围等注意事项，要把握教学的周期，在平时收集的基础上，每个学期结束时，就要把应归档的文件材料进行整理，拾遗补漏。根据学校工作规律，将收集齐全的文件材料加以整理鉴别，按归档时间要求及时向档案管理部门移交。其次，要把综合素质较高的专门人才安排到档案工作岗位上。当前高校的档案工作人员，除了要有合理的知识结构外，还应该具有熟练的档案专业知识和丰富的档案工作实践经验，尤其是要增强现代化信息技术的使用能力，只有这样才能满足现代档案工作的需要。学校应加大力度健全档案管理制度，确定专职人员进行相关工作，确保档案工作规范化，使档案管理工作有章可循。

3.3　加大资源建设，提高档案管理人员素质

档案人员是档案工作的主体,档案工作的质量以及档案事业的发展受他们素质高低的直接影响。首先，良好的政治思想素质、高度的责任意识、精湛的专业技能、健康的心理以及无私奉献的品格等都是作为一名合格的档案管理工作人员所应具备的基本素质要求。其次，要加强对高校档案管理工作人员的继续教育。学校要营造良好的学习氛围，要有计划、针对性地对档案工作人员、包括新上岗或兼职的档案工作人员进行基本的岗前培训和定期业务培训，帮助他们解决在实际管理工作中遇到的问题，通过参加培训，使其能够全面提高综合素质和工作能力，为确保教学档案管理工作的实施提供有力保障。最后，处在信息和网络发展的时代，计算机的使用作为现代档案工作人员所必备的知识和技能，这一点是毋庸置疑的，档案管理工作人员在实际的档案工作中要善于使用计算机，用计算机对档案信息进行科学的分类、归纳和筛选，使其能够得到高质高效的利用。

3.4　强化档案意识，加快档案信息化建设步伐

强化档案意识是提高档案管理人员素质和工作能力的前提。档案意识是人们对档案和档案工作的认识过程中的反映，档案意识的强弱对档案管理人员是否能够顺利开展工作有着重要的作用。伴随着信息化社会的到来，电子档案随之大量产生，档案工作的重心开始逐步向信息化方向转移，档案工作者在努力做好学校建设的同时，应该结合工作实际，将现代化的管理手段逐步引进到档案工作中，为资料的有效开发和利用、档案工作的规范和便捷提供服务。

充分利用现代信息技术，一是要对档案进行数字化的处理和加工，对多媒体数据库的建设起到一个推动作用，便于信息有效查询的实现；二是要对电子档案进行规范的归档，对电子文件的收集、归纳等工作要进行监督，保证有价值文件的及时归档；三是要把档案信息化的建设纳入到“数字校园”建设的总格局当中，建立一个可以与校园网络、校园OA系统同步管理的电子平台，真正实现档案资源的有效利用。

高等教育的迅速发展对高校教学档案的管理工作提出了新要求，加强教学档案的管理对高校建设发展、教育教学改革、提升学校管理水平具有十分重要的意义。所以，我们要不断提高档案工作水平，充分发挥档案在教育中的重要作用，促进高校档案工作的全面发展以及高校教育教学质量的全面提高。

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