档案信息化建设的问题与对策

张美佳

(天津市疾病预防控制中心综合部 天津 300011)

随着我国经济建设和社会的快速发展，人类社会进入信息化时代，党政机关部门、企事业单位逐步实现了办公自动化，档案工作也将逐步实现信息化管理。电子档案是档案信息化建设的重要内容，是实现档案资源信息化共享的重要手段。在新时期下，档案信息化建设对信息的需求量、系统、时效性提出了更高的要求，提高资源共享和社会效益是当前面临的新问题。[1]

1 档案信息化工作存在的问题

1.1 档案工作程式化

目前，党政机关部门、企事业单位的档案工作大多归属办公室，办公室设 1～2人兼管，没有独立的综合档案室和人员编制，负责档案管理的工作人员与实际业务工作需要相差甚远，直接影响到档案工作信息化进程。单位不愿投入过多财力，职工也不愿选择这一岗位，繁沉单调的档案工作气氛使档案工作者感到枯燥、没有发展，于是产生了消极思想，增加了档案信息化建设的难度。[2]

1.2 档案软件缺乏通用性

党政机关部门、企事业单位的档案部门使用的计算机软件规格各异，很多单位依据自己的工作实际情况，各自开发文书档案工作管理软件，各自为政，缺乏通用性。我国至今还没有建立一个数据交换的机读档案目录系统，档案信息系统和网络建设形式各行其道，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。

1.3 标准化、规范化程度不一

档案信息化建设的前提是档案业务基础工作的规范化和标准化。[3]电子档案保管自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准。这也给档案的电子化管理带来了障碍。

1.4 档案管理人员的专业技能参差不齐

实现档案信息化管理，首先要有掌握现代化技术和档案业务知识的人员，这种复合型的档案管理人员要有较高的知识层次和先进的技术水平，特别是计算机技能不能仅仅满足于一般的操作。从目前看，许多档案部门缺乏这样的人才。

1.5 档案保管的长久性问题

随着办公自动化的不断深入，很多单位实现了无纸化办公，为档案的归档存储简化了程序，也方便了利用。但若网络突然瘫痪或被毁，电子文件可能在一瞬间同时消失，造成难以弥补的损失。这也给每一位档案员提出了一个严峻的问题。

2 档案信息化建设的对策

2.1 建立统一联网档案管理软件

早在 2002年，国家档案局就发布了《全国档案信息化建设实施纲要》，要求电子文件形成单位和接收单位认真做好电子档案的管理工作。因此，选取适合电子文件形成统一管理的档案软件，有计划、有针对性地进行录入、开发利用等是档案信息化建设不可回避的一项重要工作。[4]建立统一联网档案管理软件，更能充分做到“横不缺项、纵不缺限”，无论是从时间角度还是空间角度都是完整、一体的。它对国家根据国际形势变化探究经济趋势、制定政策法规可产生重要影响，为国家在全球一体化中开展国际竞争提供了更为宽广的信息来源。

2.1 提高档案管理人员的业务素质

档案工作的质量高低，直接取决于档案人员的素质。《档案法》第九条明确规定：“档案管理人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。”作为档案管理人员，应具备的专业知识有两层含义：一是档案管理和编研业务知识，二是掌握现代化技术。[2]在新时期下，不断对档案管理人员进行知识更新，也要将新的管理概念和技能应用到工作中去，加快档案信息化建设进程，积极开发档案信息资源，使档案更好地为各行业服务，造福社会。

在信息化迅速发展的今天，加强档案信息化管理，要根据电子档案自身的特点，注重硬件建设，充分利用计算机技术和网络技术，同时注重软件建设，建立健全电子文件及电子资料管理制度，不断加强各个环节的沟通、管理。[5]只有这样，才能不断提升档案信息化建设水平，推进这项工作的深入开展。■

［1］ 黄敏. 加强疾病卫生预防档案信息化建设的几点探讨[J]. 海峡预防医学杂志，2009，15(5)：77-78.

［2］ 黎娟. 浅谈疾控档案信息化建设问题与对策[J]. 南方论刊，2009(S1)：162.

［3］ 殷雪梅. 浅谈信息时代的电子档案管理[J]. 黑龙江史志，2012(21)：29-30.

［4］ 刘春波，闫霜. 浅谈如何选取档案管理软件[J]. 黑龙江档案，2010(1)：38-39.

［5］ 韩莉. 新时期下城建电子档案的管理思考[J]. 科技创新与应用，2012(11)：277.