高校年鉴编纂中数据使用的问题分析

陈玉英　刘冬梅（湖南工业大学档案馆　湖南　株洲　412007）



高校年鉴编纂中数据使用的问题分析

陈玉英刘冬梅
（湖南工业大学档案馆湖南株洲412007）

摘要：年鉴是逐年编纂、连续出版的年度性的资料性工具书，编纂中“求实”是其主要原则，只有“求实”才能做到“存真”。所以年鉴编纂中就收录了各类统计数据。通过分析在年鉴中使用统计数据时的各种问题并加以重视，才能有效提高年鉴编撰的质量。

关键词：高校年鉴；数据；问题；分析

高校年鉴属综合性年鉴，它汇集学校各方面重要信息，全面、系统、准确地反映高校各项教育事业的发展情况，如实记载学校年度教学、科研、管理的重大事件、重大成果、重要统计资料。它系统地总结学校的办学特色、教学科研成果、学校管理的发展变化、办学条件的变化、师生成长的变化等。通过年鉴，可以了解学校的概况、办学目标、发展方向，查找学校发生的大事、要事、特事，掌握各部门各学科各专业的动态进展以及学校发布的制度性文件和逐年可比的统计数据资料。年鉴可为后人提供学校历史沿革的真实记录，为学校各级领导决策提供参考，为学校的发展定位、战略规划、管理改革、学科建设等一系列重要问题提供可靠的历史依据。所以，高校年鉴的编纂是一项非常重要的工作，应怀着高度的责任感和神圣的历史感完成这项年度任务。

一、当前高校年鉴的主要问题

我们湖南工业大学档案馆从2010年开始编纂《湖南工业大学》，回顾从2010—2014年的年鉴编撰情况，发现在编辑和撰稿方面存在诸多问题。《湖南工业大学年鉴》编撰工作是由各部门、各院系撰稿汇集成书的一项系统工程，参与的部门和人员较多，资料来源广泛。如，撰稿人员流动性较大、缺乏稳定性，有些撰稿人对年鉴的定位和重要性认识不到位、撰写规范掌握不够，致使有些撰稿不够严谨，或将上年度年鉴的文字和数据加以改动，不能做到规范中的“常写常新”；有些部门甚至把年终总结照搬上来。总结出在年鉴编撰工作较突出的一些共性问题，供编辑年鉴的各位同仁借鉴。

（一）对当年发生的大事、要事记述不突出，缺乏连续性

年鉴的编撰，要突出本年度的特色，针对年度的一些重大事项、特色事项应单独提出来处理。例如，湖南工业大学新校区工程建设，应该列为专题，新校区建设”作为对学校发展具有重大意义的一项建设工程，从开始立项建设到竣工交付使用，在每一年的年鉴中都应单独列条记载，记述每一项工程进展情况，特别是要全面记述新校区建设工程从决策、立项、规划、开工建设到全部竣工投入使用的全貌及各项工程的信息，或列表说明新校区建设各项工程的全部信息。

（二）撰稿人对年鉴的文体、规范了解不够，稿件质量参差不齐

1.综合性条目内容空泛。概况是系统概括一个部门基本情况及重要信息全貌的综合性条目，在高校年鉴中，它综合反映部门性质、结构、人员、职责及当年完成的主要工作、成就及存在的问题。要用数据说话，没有实质性数据信息，直接影响到年鉴的质量。

2.有些稿件的综合性条目内容空泛，没有实质性信息也无明确主题，把指导思想、工作目标、工作思路和工作要点等套话和空话进行罗列，通常会见到“在……正确领导下”“坚持以……为指导”“XX工作又上了一个新台阶”“……取得优异（可喜）成绩”“贯彻学习（落实）……精神”等缺乏具体实质内容的文字和总结式的语言。例如：【概况】2013年，XX部门坚持以党的十七大精神为指导，认真贯彻落实科学发展观，紧紧围绕学校发展战略，广开言路、广求良策、广谋善举，以和谐发展为主题，大力推进管理规范化、服务人性化、全力打造服务型、产业型、学习型、文化型、节约型XX部，圆满完成了学院下达的各项任务。整个条目内容空洞，缺乏实际有效的信息，反映不出关于该部门的年度全貌，也不符合年鉴的“写实”原则。

3.条目标题提炼不准确。条目标题是查阅信息的根据，是条目的窗口，是条目内容的高度概括，标题的确定，必须着眼于年鉴的基本性质，通过标题可以知道条目的内容。条目标题不准确会直接影响读者的阅读和信息查找。其特点是望题知意，遵循客观准确、贴切朴实、简明扼要的原则。

4.统计数据有出入，缺乏连续可比性。年鉴的工具书性质决定了年鉴既要反映存在或发生的事情，也要反映事物的数量程度、数量关系和数量界限。数据是年鉴中不可缺少的组成部分，准确运用统计数据，才能体现年鉴的全面性、系统性。数据收录中的主要问题有：一是本部门的数据：概况中教授XX人,博士XX人，再到科研情况中博士XX人，与前不付；二是由于是部门撰稿，参与撰稿的人员较多，对各类信息掌握不够全面，再加上数据的出处不同、统计口径不同，因此在统计数据的运用上，经常会出现误差。不同部门对同一事件表述的统计数据不一致。经常出现的，学校年度工作总结中科研情况与科技处的数据不符；三是个别教学单位在科研成果表述上模糊，不是记述当年的东西，而经常写近三年或近五年的取得的教学科研成果或奖励；四是文字表述的统计数据与统计表格中的不一致。五是电子稿件环节，及时对提交的电子稿件进行全方位的审核校对，电子稿与纸质稿有出入。档案馆编纂统稿时基本使用电子稿，纸质稿是存档用，表明该稿已经通过部门领导审核签字审核的。

“求实”则是由年鉴的科学性、权威性决定的。年鉴编纂要求直书其意，挤干所有“水分”，避免大话、空话和套话。尤其是年鉴收录的各类数据，如学生数，教职工数，科研经费、项目数等等，更是来不得丝毫讹错和虚假。

如何提高高校年鉴的编撰水平，是一项非常重要的任务。因此准确把握和解决编撰工作中存在的问题，才能有效提高编撰质量，更好地发挥高校年鉴存史、资政、育人的作用，才能使它真正成为展现学校改革发展的轨迹、展示学校形象的“窗口”和向社会展示学校实力、扩大影响、提高知名度的重要工具。

二、“求实”是年鉴编纂的指导原则

“求实”原则,是我们档案文献编纂工作总的指导原则，只有遵循这一原则,才能忠于史实,才能维护历史的真实,才能编纂出较高水平的档案文献出版物,才能为社会各方面的研究提供准确的档案史料。

所谓“求实”就是要从实际出发,对客观事物进行由近及远、由表及里的深入的研究,掌握事物发展的规律及其内在的联系,尊重历史事实,去伪存真,不歪曲历史真象。“求实”也包括两种意思:一是求作者的写作本意之实;二是求文件反映的客观历史事物之实。只有“求实”才能做到“存真”。常见的年鉴中不实内容主要表现有：盲目扩大的数据与事实真相不符，会议记录的内容不能都作凭证，工作上的差错使某些档案内容失实等等。我们应本着为历史负责的态度,认真考证、核实，以维护国家、集体和个人合法权益,保证年鉴档案的公正性、权威性、史料性。

三、提升高校年鉴质量的措施

（一）建立文责自负的纂、审署名制

年鉴编纂必须实行部门供稿、文责自负原则，只有防守好了这道底线，才能有效保证年鉴收录数据、信息的准确与正确，毕竟，各职能部处、学院是各大事件、事实的直接参与者，他们掌握着最全面的一手信息，来源自然真实并能准确把握重点和亮点。年鉴的编纂人员，说到底，只能负责统稿与校对。所以，为了责任分明，必须直接标注部门供稿人及核稿人姓名，一般来讲，供稿人是办公室主任，核稿人是部门负责人。

（二）建立严格的层级审校制

“三审三校”是我国出版工作的基本制度。“三审”指的是一篇稿件要经过从责任编辑初审加工、部门负责人复审把关到总编（主编）终审签发三个环节。严格初审、复审、终审及校对等各环节，才能确保年鉴编纂质量。“三校”指的是从稿件编辑到最后签发，最少要经过专职校对人员三次校对。年鉴因为部门供稿，文出多处，虽然不一定公开发行，但也必须遵循该制度，要明确编纂过程中审、复审、终审和校对等各环节的工作任务和岗位职责，做到职责具体，责任明确。实际工作中，因各高校一般均有专职编纂人员，“三校”可以轻松落实，“三审”则往往被简化，甚至落至“采编合一”的地步。此时，考量的不仅是专职编纂人员的文字功底，更是其综合素养。要通过联系、沟通，获得领导、主管部门的支持以及其他部门的配合，将审校制严格执行下去。

（三）突出高校年鉴特色

一是突出高校年鉴与其他年鉴的区别,彰显高校特色。年鉴是汇辑一年内的重要时事、文献和统计资料，按年度连续出版的工具书，这是各种年鉴都应该遵循的。但是高校年鉴与其他行业或地方综合年鉴相比，在许多方面都有着较大的不同，高校年鉴突出了服务教育这个主题，反映了教育思想、教育水平、教育状态。所以，高校年鉴更多的是为学校的教育事业服务，应该彰显“服务教育”这一主题,把上一年度的教学基本情况、反映学校教育改革和发展的突出成绩及基本经验作为一个侧重点,客观如实地记载下来。二是突出本校年鉴与外校年鉴的区别,彰显本校特色。俗话说:龙生九子,各有不同。每一个高校,都有着不同于其他高校的发展历史,形成了不同于其他高校的优势、特色。这些优势将导致各高校的教学、科研、学科、专业、人才培养等方面的差别。各高校的年鉴,应该在全面记录学校发展变化的基础上,突出本校的优势和特色,充分反映本校不同于其他高校的客观实际情况。三是突出本校年鉴与外校年鉴栏目设置上的区别,彰显栏目特色。彰显栏目特色,既要实事求是,又要与时俱进。要根据学校的优势和特色,增设相关的栏目。比如,本校的文科是优势学科,那就要彰显文科方面的内容,增设相关的栏目；如果工科或农科较强，那就要增设设置工科或农科方面的栏目。要与时俱进。“年鉴要在稳定的基础上有所创新,努力使相同的内容每年让读者都读出新意来”。随着时间的推移，学校的教育事业会不断发生变化,以前的弱势可能得到加强,甚至发展成为学校的优势,这就需要及时调整栏目设置,淘汰过时的栏目,增设新的栏目。

参考文献：

[1]李晓秋.浅谈高等学校年鉴的基本问题[J].北京教育史志丛刊,2010(2).

[2]肖东发.年鉴学概论[M].北京:中国书籍出版社出版,1991(12).

[3]张友鹤.试论年鉴的规范化[J].年鉴信息与研究，1998(3).

作者简介：陈玉英，湖南工业大学档案馆副研究馆员，综合档案管理科科长，研究方向：档案管理。刘冬梅，湖南工业大学档案馆副研究馆员，研究方向：档案管理。

收稿日期：2015- 8- 4

中图分类号：G64

文献标志码：A

文章编号：1003-949X（2015）-09-0095-02