论财务电算化条件下内部控制制度的完善

郗红格

摘   要：本文围绕财务电算化条件下内部控制环境的完善、财务电算化条件下内部控制内容的完善、财务电算化条件下内部控制制度的具体完善措施三大方面展开讨论，对财务电算化条件下内部控制制度的完善进行了浅析。

关键词：会计电算化;数据;内部控制

内部控制是企业为了保护自身财产安全及信息安全、推进企业经营管理政策有序开展、提高企业经营效率、降低业务风险、避免弊端发生而建立的各类规定、措施、手续等控制方式的统称。随着电子信息化技术的日渐成熟，各类企业逐渐成立了自己的电算化会计系统，使会计核算及财务管理系统的运行环境发生了极大的改变：首先，计算机的使用使会计数据的运行速度得到快速增加，会计核算的精确性也有了很大的改善，避免了人工核算过程中由于人工失误而导致的错误;其次，会计电算化的使用，同时也为为企业的内部控制带来了极大的难题，影响了企业内部控制的正常运行。

一、财务电算化条件下内部控制环境的完善

企业在利用计算机进行财会数据处理之后，企业内部控制环境发生了极大的改变，原来的会计部门通常由财务及会计人员构成，而财务电算化条件下的会计部门在原先财务及会计人员的基础上增加了计算机数据处理系统管理专员。财会部在计算机的帮助下不仅实现了基本的会计业务，同时还能利用计算机帮助其他部门完成相关业务，例如年度销售额预测、人员计划等等。

二、财务电算化条件下内部控制内容的完善

1.保证原始数据操作的正确性。在电算化会计条件下，被电子计算机输出的财会数据一直是受程序所控制的，并且会对

输入的数据进行自动计算并处理，最后储存在一些网络介质上，且后续入账、分析等工作程序都是在计算机所设定的程序控制下自动运行的。但是，电脑中所有的原始数据都是经过财会人员核算后输入计算机系统中的，众所周知，一切人为操作都离不开标准化，因此这里也必须将所有数据的处理方式进行规范化管理，并确保过程的正确性及可靠性，这样才能确保财会信息的完整性及真实性。

2.严格管控财会人员操作权限。在内部控制中最常见的方式为批准与授权。在原始手工财会系统中，任何一项涉及财政

业务的过程都需要经过严格的授权与审批，并且由具有资质和权限的人员进行确认。但引入会计电算化系统之后，财务职能的划分发生了彻底的改变。由于财务数据处理全部都是以会计电算化系统为核心进行的，电算化中所有功能的汇集直接导致部门职责之间的汇集，一些职能人员在进行原始数据输入的同时还能完成财务数据的分析及输出。因此，若不加强企业内部控制的管理，就很容易导致某些会计电算化系统人员根据个人经验或个人想法对程序进行个性化操作，引起不必要的错误产生。

三、财务电算化条件下内部控制制度的具体完善措施

1.明确员工职责划分，加强内部控制。职责划分的首先任务便是明确会计电算化部门与用户部门的相关职责。会计电算化软件

正式得到使用之后，原先的财务组织架构应得到全面调整，为每位员工制定相应的岗位职责。会计电算化条件下的工作岗位主要由基本会计人员和电算化操作人员构成。基本会计人员包括出纳、财务档案管理等，电算化操作人员包括系统操作、系统维修等。岗位架構的调整必须与组织内部控制方式相应，以便在早期预防错误发生，例如组织需规定系统开发技术人员不能同时兼任系统管理人员。

2.加强系统安全管控，优化系统操作环境。系统安全的管控应从预防入手，主要是防止无权限人员进入系统并执行各项操作。程序与数据安全的管控应尽可能减少外界因素侵入计算机导致故障发生。对于以上两点所采取的措施如下：首先应制定内部操作规程，在规程中明确各人员职责，授予部分人员财务系统操作权限，并严禁未授权人员对财务系统进行操作;其次是建立操作人员身份密码机制，登入系统前必须输入相应密码以识别操作人员身份，并要求进行交接班记录及日常运行记录;最后是将数据储存路径与处理路径进行分隔，对控制系统软件的安装与更新行为进行严格控制，定期对财务系统进行预防性检查与维护，当发现系统存在故障时，要求系统自带应急功能，能够对系统内容进行自动备份及快速修复。

3.加强内部审计力度。内部审计对于企业来说是一种重要的内部控制方式，同时也是对于内部会计监督的强化剂。在公司内部定期开展内部审计能够及时发现问题，积极打消员工犯罪意图。因此内审人员应按照一定的规则定期检查计算机相关控制目标及达成情况，同时核查财务数据的真实完整性。除此之外，还应对会计资料进行定期审核，确认电算化账务处理方式及结果是否正确，是否违反《会计法》相关法规条例，费用批准流程是否符合内部控制规定，报销凭证是否有效等等。另外，还应审核电子数据与纸质数据是否相符合，具体可查看账册内容，确保账表一致，对错误帐表应立即进行改善。最后应核查电子数据储存的方式是否安全可靠，禁止出现违规数据修改现象。

4.加强电算化会计档案管理工作。随着会计电算化系统的推广，财务数据的储存介质也发生了变化，因此对于会计档案管理方面的要求也越来越严格。与此同时，会计档案的概念也正在发生改变，并得到了可观的发展。在会计电算化条件下，除了账单、凭证、表单等输出内容之外，整改系统在运行过程中所形成的所有文档都属于电算化档案范围，需要进行重点管理。

参考文献：

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