论高校设备档案管理的作用和建设

文/李小飞

论高校设备档案管理的作用和建设

文/李小飞

设备档案是高校资产管理工作的重要组成部份，规范化的设备档案可以促进高校资产管理。结合工作实践，总结了高校设备档案建立的重要性，分析了高校设备档案管理存在的问题，最后探讨了高校设备档案管理的改进措施。

高校；仪器设备；档案管理

设备档案建设是高校资产档案的重要组成部分，也是高校资产管理工作的关键环节。强化设备档案的资产意识，建立和完善设备档案，提高设备档案管理水平，充分发挥档案的作用，对加强高校资产管理、为资产管理提供有效的服务、提高资产使用效率具有重要的现实意义。

一、设备档案建设对促进资产管理的重要性

1.资产管理工作的查考凭证。档案是未掺水的史料，是我们藉以完成工作的基本行政工具。设备档案详细记录了设备从申购到毁损整个生命周期的活动过程，可以为资产管理工作提供证据和咨询资料，有助于处理好各类资产问题，保证资产管理工作正常、有序地进行，有助于加强学校对资产的管理和监督，防止资产的流失。

2.资产使用效能的重要保证。设备档案能够系统地、完整地搜集设备各个环节中直接产生的文件材料，科学地管理和有效地开发这些设备档案的参考价值和凭证作用，有利于我们正确地总结过去，指导现在，规划未来，促进资产的优化配置，避免重复购置造成资产的闲置浪费，并确保设备在质保期内充分享受维修质保服务，使设备得到及时地维修和保养，缩短因维修造成的停机时间，保证设备正常、有序地使用，为高校节约不必要的开支[1]。

3.资产管理研究的可靠资料。高校设备档案是管理人员从事资产管理工作的劳动结晶和智慧积累，是资产管理工作的真实记录和客观评价，它可以从两方面为资产管理研究提供可靠的资料：一方面，设备档案的有效数据和原始记录可供现实的研究工作直接借鉴；另一方面，从设备档案记录的广泛事实和经验中，为管理研究提供了理论概括和阐述的基础资料。

二、高校设备档案管理中存在的问题

目前，高校设备档案管理存在三种管理模式：一是由资产管理部门管理；二是由设备使用单位管理；三是由学校档案部门管理[3]。这种多部门管理模式使得仪器设备档案管理工作不明晰，存在诸多问题，主要表现在以下几个方面：

1.设备档案意识缺乏。高校设备档案存在多部门管理，职能分工不明确，硬件设施不齐全，无法有效地建立和使用设备档案。一种情况，由于缺乏有效的宣传和培训，使管理人员对设备档案建设的重视程度不到位，致使一些有价值的资料无法归档。另一种情况，为了迎接某些考核，临时拼凑一些无价值的材料来填充档案的缺失，影响了档案的质量。

2.设备档案制度不健全。有些高校对于设备的建档认识不到位，意识不到其重要性，没有建立一套完整的关于设备档案的归档制度，以至于设备档案工作无法并入到资产管理的日常工作中去。

3.设备档案人员的队伍建设不完善。设备档案的管理人员没有经过正规的培训，管理工作大部分凭借平时工作经验的积累，缺乏一套科学合理的档案管理理论。同时，设备档案的专职人员较少，人员更替频繁，交接工作不完整。

三、加强高校设备档案管理的措施

鉴于设备档案在高校的科研、教学以及其他高校活动中的重要地位，并且结合目前高校设备档案存在的问题，提出以下管理措施：

1.确保材料的完整性。设备档案材料大部分由使用部门提供，这就需要职能部门加强与使用部门的沟通，加大档案管理的宣传，使更多的设备管理人员意识到设备档案管理的重要性。同时，要求相关部门确保存档材料的完整性。以大型设备为例，将随机文件[4]材料以及设备开箱、调试验收、使用记录等文件材料的积累、收集并整理归档。具体内容包括：开箱记录及装箱单；设备说明书及全套随机文件材料；安装调试记录和双方签字移交文件、保修单；使用、培训、检修、故障事故记录；重大事故的调查分析及处理意见；技术改造和开发过程中形成的技术文件；设备的盘亏或者报废材料。

2.制定相关的规章制度。合理的规章制度，能提高高校设备档案的管理效率，使高校的设备档案管理有章可循。高校应该按照“一法两令(一法即《档案法》;两令即《国家教委6号令》和《国家档案局l号令》)精神”[5]，制定一套切实可行的设备档案的管理制度和办法。

3.对高校设备档案进行信息化管理。各高校可以根据实际情况，选择一套合适的设备管理系统，在保证有价值纸质材料存档的前提下，扩大并推广无纸化的操作。学校各部门以及教职工可以方便地登录设备档案的数据库，对设备数据进行分析和研究，实现资源的共享。

4.加强设备档案管理人员的责任感和业务水平。相关部门应定期对设备档案管理人员进行培训，包括设备档案的重要性、设备档案的规章制度以及设备档案的管理系统。既可以增强设备档案管理人员的责任感，又可以提高其业务水平。只有这样，才能使得设备的档案管理工作向规范化，科学化方向迈进。

四、结语

综上所述，设备档案的真正价值在于对现实工作的指导意义，评价一项工作是否有成效主要看其利用价值。因此，各高校应该根据自身的实际情况，对症下药，制定出一套高效的设备档案管理体系，使设备档案能够切实地服务和指导日常工作，这才是设备档案建立的真正目的。

[1]陈奕.加强高校资产档案建设，促进高校资产管理[J].档案时空，2004(4)：32.

[2]邹鑫.大型仪器设备档案管理存在的问题及对策[J].中国高校科技，2011(11)：22-23.

[3]刘桂花，骆桂峰.高校仪器设备档案管理存在的问题及其对策[J].桂林航天工业高等专科学校学报，2009(2)：207-208.

[4]杨妙灯，刘武宇.浅谈高校设备仪器档案的管理[J].机械电子档案，1995(2)：16-18.

李小飞(1986-)，女，山东济南人，研究实习员，主要研究方向为高等教育管理。

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2095-9214(2015)03-0217-01

南京工程学院资产管理处)

南京工程学院校级高等教育研究课题“大型仪器设备管理的研究”(项目编号：2014ZD02)