新形势下高校机要文书档案的管理工作研究探讨

文/于洋

新形势下高校机要文书档案的管理工作研究探讨

文/于洋

机要文档是学校的机密文书和各项事业发展的重要凭证。而机密文书的管理为高校的文案管理工作带来了新的挑战。本文就机要文书在文案管理中存在的问题进行分析，并从科学技术手段完善管理制度方面给出相应的建议和对策。

新形势；机要文书档案；管理问题；管理对策

引言：机要文书主要涉及到高校档案的涉密文书、内部隐私文书以及科研成果、应用研究等重要文书内容。因此，高校机要文书的管理不仅关系到一些学者和专家知识产权的保护，还有可能关系到国家的军事、经济乃至政治机密文书的泄露。在社会科学不断发展的今天，信息、计算机和网络技术的不断提高和发展，机要文书的管理面临的问题也在不断发生变化，研究如何在新形势下应对机要文书的管理具有重要意义。

一、机要文书档案管理的主要特点

机要文书档案相对普通文案的机密性和价值更高，对高校信息的安全、未来的发展甚至国家的利益有着重要的关联。在新形势下的机密文书管理应该主要分为三个方面。首先，在机要文书的利用方式上。高校应在管理机构中设立专职的文书人员和管理制度，在相关人员借阅涉密的有关文案使，工作人员应先对文书档案进行填表申请、审查、登记，在通过学校相关负责人同意后在同意借阅，并一定要有文件的备份，以免出现遗漏丢失等现象；其次，在机要文件的保管方式上。高校应该设立符合国家规定的文书档案库，机要文书库房除了要有基本的安全设施外，还应加强防备安装报警器、防盗门、保险柜和防盗窗等安全设备。在工作人员加强防范，以确保机要文书档案的安全；最后，机要文件的载体形式上。当前我国高校的文书档案多以纸质为主，而电子文档备份的形式相对较少，机要文件的管理应顺应时代的发展的需求，实行“双轨制”存档，但电子文书应设定相应的打开与阅读程序，或者在高校内部计算机上才能取读，确保机要文书档案的安全性与完整性。

二、在新形势下机要文书档案管理存在的问题

(一)机要文书档案管理在传统保密观念中存在的问题

新形势下的机要文书管理受到传统观念“重保轻用”的影响，机要文书得不到充分的利用，其价值也不能得到最大限度的体现，查阅者需要进行查阅机要文书时，借阅和审批的程序过于复杂，而且不能轻易的进行复制或摘用，很多高价值的文书档案的价值被其束缚，导致资源的严重浪费，其价值也不能体现出来。

(二)机要文书档案管理在保密法律修订下面临的问题

在我国新《保密法》的颁布和实施过程中，对机密文件的揭秘条件做出了相关规定。保密期满了机要文件可以自动进行解密；相关部门正式公布可以自动解密；以及通过主动审核的可以及时解密。但《保密法》规定机要文档的解密和变更、利用和管理都必须按照法律法规来办理个执行。新《保密法》的建立为机要文档的解密做出了明文规定，使解密时间和形式的有据可循，提高了高校的管理效率，机要文档的按时解密使其价值得到充分的发挥。但《保密法》的完善和健全，给文书档案的工作带来了新的要求和任务，面临着更加艰难的挑战。

(三)机要文书档案管理要适应信息技术发展需要改进的问题

在新形势下的计算机网络信息技术的迅速发展，文档管理也开始形成信息化和数字化管理，机要文案的效率大大的提高，与此同时，信息科技的发达也为机要文档的管理带来了新的问题和挑战，当前高校实行的网络开放化，办公自动化的条件下，机要管理计算机和储存介质的操作不当，容易造成机密泄露，再加上当前网络黑客的不断入侵，给高校机要文件的管理工作带来巨大压力。

三、加强新形势下机要文书档案管理的对策

(一)提高高校机要文档的利用效能

机要文案的合理利用是实现自身价值的主要表现。因此，相关工作人员应改变旧观念，在做要保密工作的前提下，提高机要文档的利用价值。管理人员要做好机要文档的归档工作，在文书借阅前后都应仔细检查、审核，确保文书的完整性。加强机要文档的编研工作，建立完整的检索体系，为机要文档利用工作的需求做准备。

(二)建立机要文书档案管理机制，依法完善管理制度

机要文档的管理在高校的文档管理中至关重要，但是机要文档没有做好解密工作，不仅加大了管理难度，也造成文件的利用价值下降。这就要就我国《保密法》的保密制度和解密制度尽快完善和实施。工作人员在管理和检查时对达到解密条件的文书按时解密，在机要文档归档后，应根据文档解密时间做好登记，从而提高机要文档的管理效率。

(三)利用科技信息技术加强机要文档的管理工作

新形势下，计算机网络的发展为不法分子盗取机要文档提供了更多的机会。机要文档的管理手段也应该转变和提高，高校应利用高科技对机要文档加强技术管理，利用高科技软件和设备防止不法分子的入侵。同时要建立完善的计算机管理制度，提高工作人员的计算机技术水平。工作人员在实施计算机管理时，对计算机进行全面的检查，确保涉密信息的安全。

总结：随着科技信息技术的不断发展，高校的机要文档管理工作带来了新的管理模式和保密工作，同时也加大了管理难度。因此，高校在管理方面应根据时代发展的需求，不断开发和利用新技术来加强保密工作，在合法合规的前提下，使机要文书的利用价值得到最大的发挥和体现。

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[4]梁艳玲.论如何做好高校文书档案管理工作[J].神州,2012,34:250.

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于洋，东北大学软件学院，专业：体育教育训练学。

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