ERP管理系统信息共享一体平台在财务中的应用

黄秀莲

【摘 要】目前中小企业存在基础管理薄弱，物流、资金流、信息流不能集成共享等问题。ERP管理系统可打造一个集采购、生产、销售、库存、财务核算等信息于一体的共享平台，实现企业经营信息与财务处理自动转化，优化中小企业资源，不断提高管理水平，提高经济效益，增强竞争力。

【关键词】ERP管理系统  信息共享  一体  财务

【中图分类号】G【文献标识码】A

【文章编号】0450-9889（2014）12C-0191-02

一、中小企业管理状况分析

当前，我国中小企业大多数属于私营性质，绝大部分还采用家族式经营方式，而且有相当多的业主在经营中只注重经济利益，缺乏管理知识，管理意识不强，对企业内部监控不到位，管理比较混乱。总体而言，中小企业管理存在的问题主要表现在以下几个方面：一是基础管理薄弱，即各岗位工作职责与制度不规范;二是财务管理不严肃，越权办事现象严重;三是物流与财务脱节，业务处理效率低，在营运过程容易出现发了货物但货款不及时收回、顾客下了订单而又不来付款取货的问题，导致存货积压甚至过期等;四是信息传递不及时，企业不同部门在运营中使用的相关基础信息不一致，出现对账、业务追溯、业务考核难等问题，极大影响到企业的正常运营。

要解决上述中小企业发展过程中面临的问题，可充分利用ERP管理系统功能，打造一个集采购、销售、库存、财务核算等业务处理于一体的信息共享平台，规范业务处理流程，加强管理，实现业务信息与财务信息自动转化，不断提高管理水平，提高经济效益，增强竞争力。

二、ERP管理系统在中小企业中应用的优势

ERP（Enterprise Resource Planning，企业资源计划）管理系统是提高企业管理效率的重要手段，它能有效保证企业的业务信息在各部门之间的及时传递和实时共享，对于企业清晰、准确高效的运作至关重要。

（一）使供应链处理流程优化

ERP管理系统将企业的所有资源进行了整合集成和优化，即将企业营运过程主要涉及的三大模块（物流、资金流、信息流）进行全面一体化管理。中小企业使用ERP管理系统后，供应链业务处理优化主要体现如下：第一，采购管理能进行未收货提醒;第二，销售管理除了可以进行订单、发货、结算等主要业务的管理和控制外，还可以对销售的毛利进行预测和计算;第三，仓库管理可时时查看库存量，降低库存成本;第四，企业各部门利用信息共享平台能及时掌握企业生产、销售和库存情况，有效管理和控制销售价格，有效管理订单、发货、出库等，降低经营风险;第五，利用订单追踪功能让管理层快速了解每张订单执行情况，业务信息（单据）一录入，表明业务成交，其他部门即可共享交易信息，减少不必要的重复劳动。总的来说，中小企业应用ERP管理系统后，信息质量和工作效率得到了提高，切实优化了企业整个供应链处理流程，实现供应链与会计业务处理的优化和各流程无缝连接。

（二）使会计业务处理流程优化

ERP管理系统中的财务模块和一般的财务软件不同，作为ERP系统中的一部分，它和系统的其他模块有相应的接口，能够相互集成。比如，它可将采购活动、销售活动在输入订单和发票时进行三方匹配，自动生成准确无误的会计凭证，自动计入财务模块生成总账、会计报表，取消了输入凭证烦琐的过程，几乎能完全替代以往传统的手工操作，实现在处理运营业务的同时进行了相关会计业务处理，优化和简化了会计处理流程。

三、ERP管理系统信息共享一体平台的创建

（一）基础信息设置

ERP管理系统在应用时需要预先设置共用的基础信息，方便以后在使用时整个企业的信息保持一致。ERP管理系统基础信息设置主要是与企业具体情况和所用的ERP管理软件有关，不管是哪个软件，基础信息设置步骤大体如下，一是录入企业基本信息（含企业编号、名称、地址和电话、法人姓名、纳税号、银行账号等）;二是录入部门信息（含部门名称、人员姓名、职务、分工、用户权限等）;三是生产基本信息录入（含工厂编号、名称）;四是录入仓库信息（含仓库、名称、性质等）;五是录入客户信息（含客户类别、客户名称等）;六是设置系统管理;七是设置并录入其他辅助信息;八是录入基础数据。

（二）会计科目的设置

ERP管理系统信息与会计处理一般通过ERP的供应链采购、销售、仓库、应收、应付模块进行，因此，就需要在ERP管理系统财务模块设置相关会计科目，设置会计自动处理流程，以实现供应链业务发生业务时能自动生成相关会计记录，并及时传递到存货管理以及应收、应付核算模块。

1.库存模块会计科目的设置。在存货核算模块的后台，需要对仓库业务和存货进行相关设置，在出入库单据发生时，系统自动核对仓库增加或减少并进行相关存货的会计记录处理。一般设置的会计科目有：原材料、委托加工物资。其中，原材料可根据情况设原料及主要材料、辅助材料、外购半成品、备品备件、广告用品、动物保健、燃料（燃煤、燃油）等明细科目。

2. 销售模块会计科目设置。销售模块主要设置主营业务收入、其他业务收入，营业外收入，明细科目的设置根据企业管理和会计核算需要自行设置。

3.应收应付模块会计科目的设置。应收应付模块会计科目主要有：应收账款、其他应收款、预收账款、应付账款、其他应付款等明细科目的设置根据企业管理和会计核算需要自行设置。

4.损益模块会计科目设置。损益模块会计科目主要有：管理费用、销售费用、财务费用、主营业务成本、其他业务成本。营业外支出、明细科目的设置根据企业管理和会计核算需要自行设置。

会计科目设置完成后，在发生采购业务或销售业务时系统会自动生成入库单或出库单，自动编制会计分录，交易信息自动传递到其他模块，自动进行记账和对账。采购管理模块或销售管理模块能自动生成采购应付款、销售应收款和往来账务核销提醒，对应收和应付账款进行控制和账龄分析，保证了应收账款的安全，降低坏账的发生率，同时也提供了应付账款的控制与分析，通过付款预测企业可安排合理的资金支付，保证资金使用效率。endprint

（三）供应链业务处理流程设置

设置建立了基础信息和会计科目以后，还需对ERP管理系统供应链模块进行信息共享设置。在中小企业经营过程中，ERP管理系统信息共享一体主要为采购管理、销售管理和库存管理三个模块信息共享。其中采购模块主要包含采购订货管理、采购收货管理、采购退货管理、暂估入库管理等功能项;销售管理模块主要包含销售订单管理、销售发货管理、销售退货管理、委托代销货品等功能项;库存管理模块主要包含货品进出仓管理、领料管理、仓库盘点管理、货品调拨管理等功能项。因此，在进行ERP管理系统信息共享设置时主要对供应链这几个模块设置即可，例如对采购管理模块处理流程设置：采购订货管理—采购收货管理—采购退货管理—暂估入库管理等;销售管理模块处理流程设置：销售订单管理—销售发货管理—销售退货管理;库存管理模块处理流程设置：货品进出仓管理—领料管理—盘点管理—调拨管理;其他模块处理流程设置：入库单—仓库—其他出库单。其中库存管理模块的入库单和出库单一般是根据采购订货和销售发货生成，基础设置已完成了部门信息、客户信息、生产信息、仓库信息等基础信息录入，业务发生时就可以ERP系统供应链平台完成了相关的业务处理。

四、ERP管理系统信息共享一体在财务中的具体应用

建立了ERP管理系统信息共享一体平台后，企业整个信息系统就包含财务处理和供应链两大部分，覆盖了企业最核心的业务，通过供应链各模块和财务模块处理实现仓库、销售、采购、财务等职能部门信息集成，信息共享。

ERP管理系统信息共享一体平台在财务中的具体应用过程如下：

第一步，录入业务基础信息（以采购开单为例），采购部门部发生采购业务，工作人员根据采购订单，在业务发生时及时在ERP系统中录入原始数据，并将其存储到指定的数据库中，即在ERP管理系统中的采购管理模块下选择引用采购订单—生成采购开单—审核采购开单—增加库存—转到库存管理系统中选择生成采购单据—填写单据编号—填写或选择供应商—选择结算方式—转到仓库—下拉选择原料库或成品仓库—录入单价—录入增加数量并保存。

第二步，财务部门根据采购部门所录入的采购信息，通过ERP系统的自动检测，所有与财务相关的业务数据信息将会自动传输到财务处理模块中的应收应付处理模块，由系统授权指定的财务人员进入不同的子系统进行财务业务处理，财务人员首先是对该业务进行合法性审核，再对付款单和往来账进行审核并处理，审核无误后即可进行凭证处理，再由审核人员对凭证进行审核并签章，点击记账功能系统自动登记总账和各明细账，并将信息保存。

第三步，财务部门利用ERP系统将财务处理后的业务数据自动进行编码并存储到数据库中，这时，业务信息和财务信息已实现了集成和共享。

第四步，管理层或其他部门需要某项信息时，即可通过会计信息系统输入信息的代码，系统便会自动从数据库中提取信息，并根据需要对信息数据进行处理，方便了管理层或各部门对每天的采购、生产、销售进行在线查询和分析，实现时时掌控生产经营情况。

第五步，总账管理人员或财务经理根据需要，对财务信息进行审核处理，ERP系统即可生成各类汇总统计报表和财务报表。

第六步，财务部门根据业务数据信息，利用系统中财务分析功能对企业生产经营成果进行财务分析和预测，为管理层提供真实的财务分析报告。

中小企业应用ERP管理系统信息共享一体平台进行财务处理，所有的会计核算信息和财务报表均直接来自实际的业务数据，这样既可根据财务信息数据追溯查询业务单据，实现企业物流、资金流、信息流“三流合一”，形成企业内部数字化管理，还可时时了解企业的采购、生产、库存、销售和资金流动情况，为企业经营决策提供真实有效的信息。建立基于ERP管理系统信息共享，既优化中小企业业务处理流程和财务工作，还能不断强化中小企业内部监控和管理，提高工作效能，为企业提高经营效率、打造品牌，增强市场竞争力提供有力保障。

【参考文献】

[1]李海东.现有ERP体系机构存在的几个问题及其对策分析[J].连云港职业技术学院报，2007（1）

[2]李赛娟.基于ERP的供应链会计处理流程的优化设计与实现[J].中国管理信息化，2009（1）

[3]李方，邹能锋.基于ERP的财务管理现状分析及其对策建议[J].安徽农学报，2011（2）

[4]孙炜.应用ERP财务业务一体化系统提高企业管理水平[J].西部财会，2013（6）

（责编 黎 原）endprint