教育综合改革背景下的高校办公室管理创新研究

刘 冰

(中国石油大学 东营校区综合办公室,山东 东营 257000)

教育综合改革背景下的高校办公室管理创新研究

刘 冰

(中国石油大学 东营校区综合办公室,山东 东营 257000)

在十八届三中全会若干教育领域的改革部署中,与高校办公室管理创新具有密切联系的主要包括加快现代职业教育体系建设、创新高校人才培养机制和提高办学自主权三个方面。为实现这些目标,需要分别从学术基本思路和具体实践操作两个方面探寻高校办公室管理的应有之义。高校办公室以统筹化和功能化为特征,其管理要义定位为“专业”和“对接”,与行政办公室和企业办公室有巨大不同。高校办公室管理研究内容应当根据教育模式和人才供应的不同,进一步细分为学术型高校办公室管理和职业型高校办公室管理。学术型高校办公室管理要求具有精细的业务分类、精干的工作人员和精准的无缝对接;职业型高校办公室管理要求具有标准化的培养机制、规范化的工作机制和程序化的反馈机制。

高校办公室;现代职业教育;高校管理;学术型高校;职业型高校

一、十八届三中全会背景下高校办公室管理创新的题中之义

众所周知,2013年底,十八届三中全会《中共中央关于全面深化改革若干重大问题的决定》(以下简称《决定》)提出了有关社会、政治、经济各个领域深化改革的全面部署。这其中,深化教育领域综合改革被作为“推进社会事业改革创新”的首要目标得以强调。《决定》部署了有关改进体育和美育教学、促进教育公平、加快现代职业教育体系建设、创新高校人才培养机制、推进考试招生制度改革、提高办学自主权等多方面的内容。可以预见,在此系统化的改革部署下,我国的教育体制将迎来整体性的革新。

在若干教育领域改革部署中,与高校办公室管理具有密切联系的主要包括加快现代职业教育体系建设、创新高校人才培养机制和提高办学自主权三个方面,其他几个方面则主要与基础教育有关。首先,现代职业教育体系建设聚焦于我国高等教育人才结构与社会实践需求不相符的现状,通过职业教育弥补普通教育人才结构单一化及与市场实际需求的偏离;其次,创新高校人才培养机制则针对我国近年来高等教育绩效的若干不足,通过人才机制的革新提高学术与科研水平;最后,提高办学自主权则将视野放在目前饱受争议的自上而下式的教育体制,通过提高各高校办学自主权的方式来释放高等教育的活力。由此表明,探寻高校办公室管理创新的基本方略,将很大程度上围绕上述三个方面的内容展开。

二、理论框架:高校办公室管理的类型化谱系

高校办公室管理的创新,其依托的理论体系是管理学中的办公室管理分支,作为管理学理论和实践中长期关注的一个话题,我们有必要对办公室管理进行深入研究,从而作为高校办公室管理创新的重要理论基础。

(一)传统办公室管理“二分法”的缺陷

在办公室管理中,存在一个较为常见的理论体系建模,即根据办公室工作性质的不同将办公室管理类型化为企业办公室管理与行政办公室管理，二者在管理过程中所遵循的逻辑和技术是全然不同的。企业办公室管理是一种效率化和目标化的管理体制,企业对营利孜孜不倦的追求决定了这一典型特征。行政办公室管理则是一种标准化和程序化的管理体制,由于所处理的办公事务与公共决策和纳税人权利密切相关,所以规范和严谨成为其最显见的特征。

但是,这种简单的“二分法”使得“行政”与“企业”办公室管理中的两个典型语境变成了唯一语境,从而忽略了二者之间的过渡状态或者除二者之外的非典型状态,如高校办公室便是典例。高校显然是与企业完全不同的社会实体,尽管在工作上曾经长期比照行政机关的工作模式,但高校与行政机关属于不同类型,亦无需赘言,更何况高校的去行政化问题已经成为十八届三中全会所确认的未来改革方向之一。因此,这便决定了高校办公室管理工作既不可能遵循行政办公室以标准化和程序化为理念的唯形式理性论,又不可能遵循企业办公室以目标和效率为标准的唯实质理性论,而现有的管理学研究却又陷入了“二分法”的理论陷阱,导致高校办公室管理工作无任何既有理论可循,由此造成了高校办公室管理创新的现实桎梏。

(二)高校办公室管理是办公室管理精密类型化的产物

前述分析表明,必须在理论上突破办公室管理“二分法”的理论局限,为高校办公室管理赢得研究语境上的“一席之地”,才能真正为高校办公室管理创新提供理论基础。无论是行政办公室还是企业办公室,都无法全面包含高校办公室管理研究和实践的内涵,只有对办公室管理类型进行精密化改革,实现从“二分法”到“三分法”的变革,使高校办公室成为与行政办公室和企业办公室并列的类型,才能真正实现高校办公室管理创新研究的突破。

具体来说,高校办公室管理具有如下典型特征:其一,服务目标的二重性。高等学校具有推行行政管理和服务学术研究极强的二重性特征,在高校办公室的日常工作中,“高校管理层决策的参谋者”“高校各项任务的具体执行者”“高校工作有序进行的协调者”和“高校工作落实的督查者”四种典型的管理身份和内涵[1],其实与行政机关具有很强的相似性。中国多年来在高校工作体制上面临的批判,即是源于这种对行政属性的过分偏重,而忽视了高校办公室管理在服务学术研究上的作用。后者强烈的社会公益性决定了其不能照搬行政办公室管理的方式进行。“高校去行政化是必须的发展方向,回归大学的学术理想和大学精神,是大学焕发活力的前提。去行政化是一项系统的工程,既需要教育界的努力,更需要相应的社会环境支撑,理念需要相应的具体措施支持,相应的制度、法律建设非常重要。”[2]其二,管理属性的对接性。高校办公室管理具有行政与学术的二重性,而二者工作所遵循的逻辑却有一定程度的矛盾,因此,有必要在管理程序中设置一道“防火墙”,既要防止行政工作对学术工作独立性的干扰,又要防止学术工作对行政工作标准化的妨碍;但不可否认的是,高校两种性质工作的界限并非泾渭分明,很多情况下,二者呈现出一种交叉乃至交融的状态。因此,又有必要在“防火墙”机制下做好具体工作制度的无缝对接,从而实现整体工作效益的最大化。其三,工作人员的专业性。服务目标的二重性和管理属性的对接性决定了参与高校办公室管理的人员必须具有充分的专业性。这种专业性不论是纯粹从事企业管理还是纯粹从事行政管理的人员都无法完全胜任,由此造成了当前在高校办公室管理上人才供给的匮乏,严重遏制了高校办公室管理创新的活力。

综上所述,如果分别以“工作特征”和“管理要义”两个方面来为企业办公室、行政办公室和高校办公室管理进行区分,那么企业办公室管理以效率化、目标化为特征,以营利和高效为管理要义;行政办公室管理以标准化、程序化为特征,以规范和严谨为管理要义;而高校办公室则以统筹化和功能化为特征,管理要义则定位为“专业”和“对接”。

(三)高等教育类型下的高校办公室管理创新

十八届三中全会以后,进一步深化教育领域综合改革被提上日程,与此一并发生变革的,是高校办公室管理再次面临的理论重塑。由于我国近几十年来在教育体制上存在的若干问题,现行的高校结构与人才供应均无法满足市场的正常需求,学术型人才存在供大于求的情况,而技术型人才则供不应求,由此造成了人才价值梯度在一定程度上的扭曲。这方面的一个典型表现即为大学本科人才在毕业后却大批回炉技校进行深造的现象①。“大批应届毕业生回炉技校的第一个警示,就是我们的教育结构设置不合理。我们应该让多少人接受高等教育,多少人接受中职教育后直接就业,应该设置多少普通高校和专业,又设置多少职业院校和专业,都需要根据社会发展和市场需求,进行科学的研究和测算,并不是大学越多越好、平均学历越高越好。”[3]

正是在这种背景下,《决定》提出了一揽子深化教育领域综合改革的方案。为更好地进行高校办公室管理研究,应当根据教育模式和人才供应的不同,进一步将高校办公室管理细分为学术型高校办公室管理和职业型高校办公室管理。过去的教育政策和管理资源主要向学术型高校办公室管理倾斜的状况应该得到改变,从而适应当前国家提出的加快现代职业教育体系建设和创新高校人才培养机制的要求。另外,在学术型和职业型教育存在差异的管理体制下,十八届三中全会提出的“提高办学自主权”,主要将视野放在学术型教育,这是打破学术型高校办公室管理过于行政化的又一重要举措,而职业型高校办公室管理则由于其与技术人才需求的对接性,更多地会被施以规范化和标准化要求。换句话说,在职业型高校办公室管理中,由于高校的教育对象更多地以服务市场人才需求为目的,其工作过程中体现出的学术与行政的“二重性”色彩不够浓郁,这便使其更多地贴近行政办公室管理的色彩,从而表现出无论是在理论基础还是实践操作上与学术型高校的不同特点。但是,鉴于现在综合性高校在全国范围内的普及,同时以服务学术和塑造职业为目的的综合型高校办公室管理也不是少数,这也决定了重视对职业型人才的培养已是多数学校都无法回避的紧迫话题,我们必须共同面对。

三、制度框架:高校办公室管理创新的改进方案

(一)依托《决定》深化教育综合改革的目标,确定创新方案的基本原则

在当前背景下,高校办公室管理创新的具体改进方案,应依托于基本创新原则的厘定,而这应当建立在对《决定》深化教育综合改革目标深入分析的基础之上。

《决定》对高校办公室管理创新提出的三个目标:加快现代职业教育体系建设、创新高校人才培养机制和提高办学自主权。这三点并不能按照完全平行的概念关系去理解,有着明显的层级性。在这三个目标中,“创新高校人才培养机制”是最高或是终极目标,而“加快现代职业教育体系建设”和“提高办学自主权”则是分别立足于职业型高校办公室和学术型高校办公室所提出来的要求,即在当前高校教育人才供应与社会实际需求不匹配的背景下,以创新高校人才培养机制的原则去解决问题。在此前提上,职业型高校推行加快现代职业教育体系建设,学术型高校推行提高办学自主权变革,由此实现高校办公室管理“一体两面”式的创新。很显然,如果不能精准地认识到三个目标之间层级性的区别,则很有可能出现不区分高校种类所造成的“削足适履”之失误。

(二)学术型高校办公室管理创新方案

学术型高校办公室管理最为集中地体现了高校办公室管理的经典模型,即应当以统筹化和功能化为特征,以专业和对接为最根本的管理创新要义。我们认为学术型高校办公室管理要实现工作过程中对学术与行政两种性质工作的中和与协调,从而“探寻学术与行政的和谐之道”,其基本创新要求包括精细的业务分类、精干的工作人员和精准的无缝对接三个方面[4]。

1.精细的业务分类

“作为高校管理的基层部门首先应当明确院(系)办公室的具体业务内容,明确指定各办公室人员的职责,科学制定工作计划,形成办公室管理目标体系。”[5]显而易见,这种业务分类在学术型高校中显得尤为重要,其要义在于通过业务的类型化将学术型高校的纯行政性工作、纯学术服务性工作和二者兼而有之的工作进行区分,从而匹配不同知识结构的工作人员,在工作过程中也能因此施加不同的职业要求和目标规划。

2.精干的工作人员

现今从事管理工作的人员基本上是按照企业办公室和行政办公室的传统“二元化”结构培养的,即缺乏专门服务于高校办公室管理、符合新时代深化教育体制综合改革要求的专门人才,由此构成了我们学术型高校办公室管理创新的一个重要障碍。因此,必须在管理学体系安排上进行学科重构,建议建立单独的适合高校办公室管理的独立学科性人才培养体系,按照学术型高校办公室管理创新的基本要义对其进行理论体系和实践基础上的培养。

3.精准的无缝对接

所谓“精准的无缝对接”主要体现在三个方面:其一,在综合性高校中,即使是以学术型为主干,也必然面临一定程度的职业型高校办公室管理问题,因此要处理好两种不同类型的高校办公室管理制度的无缝对接;其二,在办公室工作中,为了正确地处理做好行政工作和学术服务两种目标的工作,要做好学术与行政性事物的无缝对接;其三,在各项具体的办公室工作业务中,做好整体流程的无缝对接,从而实现管理过程的精密化和无瑕疵。

(三)职业型高校办公室管理创新方案

“管理理念和管理过程的创新是高校办公室管理创新的核心,既涉及管理者的素质,又涉及办公室人员的能力。”[6]在职业型高校办公室管理中,由于其更多地以加强学生职业教育、确定未来就业的可预期性、解决社会整体人才供求结构的失衡等系统性问题,因此,职业型教育以标准化为优先，对这一类型的高校办公室管理创新方案主要体现在标准化的培养机制、规范化的工作机制和程序化的反馈机制等三个方面。

1.标准化的培养机制

改革开放三十余年来,高等教育培养的人才在劳动力市场上的价值回报率不断下降,个中原因,除了高等教育普及所带来的人才供应量提高,从而影响人才价格的原因外,职业教育缺乏标准化的培养机制导致人才质量预期不够也是很重要的原因。由于非标准化培养机制造就的人才在劳动力市场上的表现浮动过大,造成雇用单位产生了对高等教育人才价值的质疑,进而缩小对人才价格支付的愿意,这影响了高等教育人才的就业率以及就业质量。因此,在职业型高校的办公室管理中建立起标准化的人才培养机制,为劳动力树立起标准化样本迫在眉睫。

2.规范化的工作机制

标准化的培养机制所必然需求的是工作机制中的规范化,即通过工作流程、工作平台和工作质量的规范化来对人才培养的标准化实现助推。工作流程的规范化是指高校办公室对服务教育、促进人才价值实现的工作流程性机制;工作平台的规范化是指以标准模式塑造办公室工作平台,实现与人才培养的良性互动;工作质量的规范化是指以既定的规范标准考察办公室工作质量,实现实时纠错和改进。

3.程序化的反馈机制

所谓程序化的反馈机制,是指当职业型高校办公室管理在完成输送人才至市场的工作后,形成具有固定程序化的人才培养绩效反馈机制。高校办公室应当与毕业生就业单位形成信息沟通制度,对相应人才在用工单位的绩效表现形成完善的评估结果,这些评估结果可作为对今后职业型高校办公室管理实施标准化培养机制和规范化工作机制进行调整的重要依据,从而进一步促进整体工作效果的改善。

四、结 语

在深化教育领域综合改革的背景下,高校办公室管理创新是一个深入且具有现实紧迫性的问题。它的全面启动和改革绝非一日之功,需要管理实践人士在宏观视野上的引导和持之以恒的努力。目前我国高校教育体制一直面临着过分行政化和学术活力不够充分的拷问,而高等教育人才在劳动力市场上窘迫的现状,甚至直接关系到我们的社会稳定问题。基于微观层面的高校办公室管理创新,虽不能直接带动这类问题的完全解决,但毫无疑问地能产生一个正面的推动力,起到教育体制改革“减压阀”作用。我们目前为促进深化教育领域综合改革所做的那些基础性的“思考”与“发现”,它们表面看起来零散、辛苦而又沉闷,却是深植于我们这片教育土地的灵魂,值得我们去发掘和探讨,值得我们高校办公室实践人员去终生领悟和体会。

[注释]

① 蒋雪林.广西大批本科毕业生回炉技校培训考证[EB/OL].[2014-12-20].http://news.k618.cn/happy/201405/t20140525_5253235_1.html.

[1] 林健平.高等学校办公室管理创新对策研究——论办公室的“四心法则”[J].内蒙古农业大学学报:社会科学版,2009(3):152.

[2] 冉亚辉.高校行政化与去行政化论析[J].现代大学教育,2010(5):14.

[3] 李清.大批应届毕业生回炉技校的警示[N].燕通都市报,2014-05-26(02).

[4] 刘冰.探寻学术与行政的和谐之道——高校办公室管理研究的逻辑与思路[J].办公室业务,2014(5):12-13.

[5] 陈薇.高校院系办公室管理面临的挑战与对策内[J].武汉科技学院学报,2005(10):96.

[6] 苏秀章.论高校办公室管理创新的内涵及其特征[J].山东省青年管理干部学院学报,2005(7):90.

[责任编辑] 梁敬升

2015-07-16

刘 冰(1981—),男,山东无棣人,中国石油大学东营校区综合办公室讲师,硕士,主要从事高校行政管理研究。

10.3969/j.issn.1673-5935.2015.03.016

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1673-5935(2015)03- 0055- 04