高校科研项目质量管理的问题与对策

宋瑞丽 张立宾 贺蕾

（信息工程大学科研部，河南 郑州 450002）

0 引言

随着我国对科研投入的不断加大，以及高等院校在科研工作中地位的不断提高，高校已成为我国科研工作的中坚力量并发挥着突出作用。近些年，科研项目呈现出“大项目、跨部门、跨学科”等新特点，高等院校原有科研工作的管理模式和研发思路已经明显不能适应新型科研工作的需要和发展。为了实现提高科研实力并向顾客证明具备交付高质量产品的能力、承接更多的科研项目、提升学校综合竞争力等目标，多数高校对科研项目的管理开始从简单的管理项目申报、项目验收和成果鉴定等几个有限环节转向全面质量管理（Total Quality Management，TQM）。目前，许多高校和专职的科研机构在质量管理方面已经进行了一系列的研究，提出了各自的模型和方法，包括结合院校特点，针对项目级和学校级两方面的科研项目管理成熟度模型[1]，结合项目的纵向十二方面横向五化的管理成熟度模型[2]，针对多项目环境下的管理方法[3]。尽管质量管理方面已经有了很多科研成果，但具体到每一个高校或者是专职的科研机构，由于各自具有的特殊性，导致很多成果并不具备普遍推广性[1-3]。因此必须根据自身的特点，调查质量管理现状，灵活运用质量管理模型和评估方法，推动质量管理的持续优化和不断改进。本文的重点是根据高校科研项目实施质量管理的实践、经验和教训，提炼归纳出常见问题和相关对策建议，以便后续开展质量管理工作的组织和机构少走弯路。

1 质量管理概述

随着科技发展，质量这一概念在不断充实、完善和深化。普遍接受的质量定义由国际标准化组织（International Organization for Standardization，ISO）的ISO9000:2000提出，即质量就是一组固有特性满足要求的程度。由于质量满足要求的固有特性，各组织为了生存和发展需要，必须追求高质量，因此，质量管理理论和方法成为组织实践活动的现实需要。

质量管理的发展大致经历了检验质量管理、统计质量管理和全面质量管理（TQM）3个阶段。进入全面质量管理阶段后，质量管理方法的研究越来越多。20世纪60年代美国通用电气公司的费根堡姆和质量管理专家朱兰提出了全面质量管理[4]的概念，TQM解决的问题是为了控制成本、满足客户要求等条件而进行的生产和提供的服务；20世纪90年代比尔·史密斯提出了六西格玛（6σ）管理概念，它是基于全面质量管理的成功经验总结发展起来的，吸纳了TQM中流程管理的精华和行之有效的方法；同期，ISO提出了ISO9000系列标准（包括6项标准），后期进行了3次修订，目前发布至ISO9001—2008，这一国际标准质量管理体系运用了先进的管理理念，吸纳了质量管理领域的成功经验；此外，还包括通过过程管理实现质量管理目标的各种管理成熟度模型，其中，以美国卡内基·梅隆大学软件研究院提出的能力成熟度模型集成（Capacity Maturity Model Integrity，CMMI）、项目管理协会（Project Management Institute，PMI）从组织级项目管理层面提出的项目管理成熟度模型（Project Management Maturity Model，PMMM）、著名项目管理专家Harold Kerzner博士提出的项目管理成熟度模型K-PMMM应用最为广泛。

2 高校科研项目质量管理中存在的问题

2.1 未能准确理解质量管理本质

质量管理的方法和模型有很多，可以为不同的组织实施质量管理提供必要的理论基础和技术支撑，例如CMMI、PMMM、ISO9000标准族等，这些方法和模型在不断发展和优化，由于均是从各行业的具体知名企业的最佳实践中抽象出来的，虽然能够为科研项目实施质量管理提供一种或多种通用框架，但不能认为是必须遵循的过程或规定。实际上，高校科研项目开展质量管理常出现理解质量管理不到位的现象，包括：

（1）质量管理的根本目的不是降低科研项目成本和提高客户满意度，而是获得相应的资质证书，这就导致选用质量管理方法时按照资质的要求选用而忽略项目管理的根本需求。

（2）套用错误的质量管理方法。CMMI表达方式有两种，分别是阶段式和连续式，这两种表达方式并不是针对过程改进的实施，而是两种不同的评估方法。对于开展过程改进和质量管理必须循序渐进，而事实上很多高校实施时由于专职人员不精通和错误理解CMMI的内涵便直接套用阶段式，导致实施工作既不符合模型本身，也不适应现实需要。

（3）质量管理方法一旦确立后，不讨论和分析其具体内容的适用性便直接强制执行其推荐的实践，造成项目的管理成本和研究成本大幅度上升、成果质量得不到保障等，严重不符合开展质量管理的目的。

2.2 盲目实施质量管理体系

2.2.1 目标设计不科学

许多高校针对科研项目开展的质量管理采用了计划（Plan）、执行（Do）、检查（Check）、处理（Action）的工作方法，简称PDCA循环。其中计划阶段（P）根据需求确定质量管理的目标、方针、标准、具体措施和方法；执行阶段（D）要求按既定的计划执行以实现质量目标；检查阶段（C）需要判定执行中是否按照计划和标准进行、结果是否达到计划阶段的目标，并记录执行过程中的经验和问题；处理阶段（A）分析评价检查结果、总结经验，并对问题采取措施。每一次PDCA循环明确成功的经验、形成标准，供以后执行使用，对遗留的问题，则分配至下一轮循环解决或者暂缓解决，从而实现质量管理持续不断的改进。在整个PDCA循环中，P是初始环节，也是最关键的环节，这一点虽已达成共识，但多数高校在建立质量管理目标时很难准确把握并合理设定目标，比较常见的误区有：

（1）质量目标完全体现了组织管理者的意图，忽略了科研项目管理的现状和一线科研人员的需要。

（2）质量目标仅体现综合目标，没有针对每一分项（过程域）工作进行分解。

（3）对各项（过程域）工作目标定义较笼统，未按周期或时间进行长、中、近期的有效分解。

2.2.2 建立的质量管理体系与实际工作脱节

开展项目质量管理工作一般需要建立质量管理体系，多数高校在建立质量管理体系时，往往邀请工作经验丰富的专业人士指导质量管理体系架构设计、体系文件编制等工作。尽管外请人员大多在质量管理方面有丰富的工作经验，熟悉质量管理相关的模型和方法，但他们很难了解学校或某个特定组织自身的科研特性、管理需求、现有管理流程等，所以，尽管能建立符合质量管理标准或模型要求的质量管理体系，却很难建立与工作实际结合的质量管理体系，甚至有一部分高校稍加改动其他组织的质量管理体系文件便直接运行，导致质量管理体系要求和实际工作需要严重脱节，执行非常困难，常出现“体系要求与实际需要背道而驰”“体系没有继承和发扬现有运行良好的制度和流程”等现象。

2.3 执行力不足

具体表现：一是科研人员（包括科研管理人员和研发人员）的综合能力还不足。高素质的综合能力是执行力的基础，这种综合能力包括调查研究能力、分析决策能力、组织协调能力、结果评估能力和过程控制能力等[5]。二是对质量管理的认识不到位。高校里有些科研人员认为实施质量管理、构建质量体系仅是为获得相关资质，方便争取项目；还有些认为建立质量体系、落实质量体系措施等是搞“形式主义”，甚至认为质量管理是领导的事，与自己无关。由于认识不到位，认识影响行动，质量管理就很难执行到位，管理效果大打折扣。三是缺乏相应的管理制度作保障。要将质量管理工作落实到各项科研工作中，涉及的人员会非常广泛，工作量也会大幅度增加。高校的多数人员面临教学和科研双重繁忙工作，加之自身对科研质量不够重视，因此，在推进质量管理的初期，如缺乏管理机制的建立、执行、检查和考核等措施，很难保证和促进执行效果。

3 对策与建议

3.1 准确理解并灵活使用质量管理模型

质量管理方法和模型是开展质量管理工作的理论基础，是指导一个组织机构实施质量管理的依据。在先进的质量管理方法和模型基础上，实例化的管理体系可以规范科研人员的项目研发行为，杜绝主观和随意性，并在一定程度上反映一个组织科研管理发展的水平和趋势。但由于每个科研单位的性质、科研任务、面临的问题各不相同，而且任何一个经过实践验证、抽象的质量管理模型产生的时机、背景、解决问题的出发点也不相同，因此要根据具体情况，明确工作目标。高校科研项目具有以下特点：①来源多、类型多、专业领域多和产品成果少；②技术风险高，带有较明显的探索性和创造性；③核心科研人员不仅是承担科研工作的带头人，而且具有担任繁重的教学任务等特殊性[6-7]。因此，实施质量管理应紧紧围绕高校科研项目的特点，选派具备科研工作经验的专职人员深入学习多种质量管理方法，如CMMI、ISO9001B的具体内容，然后组织有质量意识的科研人员参与讨论质量管理方法的适用性，从而建立满足现实需要的质量管理模型。

3.2 建立阶梯式目标驱动工作机制

如前所述，多数高校针对科研项目开展质量管理时均采用了PDCA循环，该循环的P阶段不仅要确立质量管理的目标，而且要基于目标分解出具体的实施方案和路线，一个阶段的工作完成之后，才能进行后续阶段的工作，但是初期建立的目标是模糊的，是动态的[8]，一旦确立了不合理或者不适应需求的目标，将会导致后续工作出现较大偏差，甚至会出现事倍功半的现象。为了弥补上述缺陷，本文提出将确立目标作为单独的一个活动从PDCA中独立出来，将PDCA的循环从设立目标部分开始（图1），从而实现质量管理的持续改进和优化。每次循环的目标建立须详细分析当前态势，严格按照设定总体目标——横向分解（按照每个过程域，以CMMI为例）——纵向分解（针对长期、中期、短期或近期）（图2）的具体步骤对质量管理中每一类（项）工作划分出满足具体（Specific）、可测量（Measurable）、可实现（Attainable）、相关（Relevant）、有时间期限（Time-bound）特点的分目标，下一循环开始时，根据本循环发现的问题（包括解决的和遗留的）讨论目标的适应性，必要时调整各个具体目标。

图1 改进的PDCA循环和质量管理持续优化

图2 质量管理目标建立示意图

3.3 贴合实际构建质量管理体系

在建立质量管理体系时，还要注意不能片面强调最高管理者的决心。自上向下的设计是重要的，但从长远来看自下而上的方法才能够保证科研人员真正地投入和执行[9]，既要实现通过质量管理改善科研项目质量、增强组织的科研竞争力，还必须建立与组织实际需求相符合的质量管理体系，必须在质量管理体系文件的适应性上下功夫。高校建立质量体系文件的具体对策是：首先，开展调查研究，准确分析结果。调查研究是体系制定的基础和前提，应当针对科研项目特征、项目管理流程、科研人员的需求进行调查，进而分析出科研现状、发展趋势和存在的问题等；其次，利用维恩图（图3）分析对比由质量目标导出的项目管理现状、质量管理需求和科研人员的需要，总结三者之间的差距、矛盾点，找出现有的优秀实践；最后，采用分步实施，继承优秀实践，给予科研人员一定自由度，建立起应执行的质量管理体系。

图3 质量管理体系建立示意图

3.4 注重质量管理意识和能力的培养

影响质量管理实施效果好坏的因素不仅包括质量管理体系的适应性，而且包括科研人员的质量意识、知识水平和能力等，所以实施过程中必须加强培训，重视质量意识和人才能力的提高。为此，高校可以采取三种方法：一是选派一些科研带头人参加质量管理宣传会、调研参观质量管理实施效果显著的先行兄弟院校等各种活动，促进科研人员的意识转变，从认为“质量管理与己无关”的想法转变为自觉自发的主动行为。二是利用课堂教学中引入质量管理课程和专题举办培训课程相结合的方式，提高全员的质量管理意识和技能。三是根据高校科研队伍的特点，针对每个科研团队培养骨干人员，解决高校面临的人员流动频繁、依靠学生研发导致的质量管理能力难以继承的实际问题。

3.5 灵活运用管理手段和激励机制

任何一项工作得不到有效的落实均无法达到预期目标，只有按照既定的要求执行才能实现目标，因此实施质量管理必须解决的关键问题就是使质量管理体系得到有效执行。为提高执行力，可考虑以下处理措施：一是有效引入质量管理工具，尽量减少新增工作量。这是因为与原有的管理方式相比，规范质量管理的过程中会产生许多管理和技术工作产品，同时要收集和分析大量的数据，全部采用手动，工作量巨大，考虑到科研人员的教学和科研任务的双重压力，建议根据工作实际和工具特点选择合适的项目管理、配置管理和需求管理等工具，不仅可以提高工作效率，而且可以利用它们进一步规范科研人员的行为，降低错误概率。二是建立健全配套的管理机制。管理机制不仅包括激励和惩罚措施，而且还包括合理的绩效评估体系、人员晋升体系等，通过长效机制中对参与人员业绩的认可、职称的评定以及短期机制中对优秀人员的额外奖励实现激励，使更多的科研人员主动参与质量管理活动。

4 结语

质量管理是对科研人员传统工作思维和习惯的改变。实施中需要解决的问题多、处理的关系复杂，除了必须依靠高层管理者的强力推进之外，还必须重视一线科研人员的需求并建立有效的工作机制促进质量管理的实施。尽管本文总结的以质量目标为根本、以提高质量管理体系的适应性为前提、以灵活的手段为支持的工作方法可以解决高校科研项目质量管理中的一些问题，但由于各组织的现状不同、目标不同，对于其他组织而言未必能适应现实需要并解决问题。因此，每个实施质量管理的单位必须结合自身特征和科研项目的具体情况，建立适合自己的质量管理体系，并坚持持续改进，使质量管理体系得以有效运行，通过质量管理手段实现科研水平的真正提高。

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[6] 吴春林，韩维元，韩强.军队院校科研质量管理的探讨与实践[J].科技管理研究，2010，30（21）：100-102.

[7] 李新荣.质量管理是高校科研项目过程管理的核心[J].科技管理研究，2003，23（1）：29-30，11.

[8] 金一如，周波，徐斌.目标驱动的软件质量保证实施[J].计算机应用与软件，2007，24（4）：78-80.

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